Mettre à niveau ou ne pas mettre à niveau… telle est la question pour les utilisateurs de logiciels d’entreprise

La mise à niveau d’une application logicielle majeure peut être difficile. De nombreux facteurs entrent en jeu, notamment les problèmes de budget, les temps d’arrêt, le perfectionnement du personnel et la résolution des dépendances aux logiciels et à l’automatisation. Si vous essayez de décider si oui ou non pour mettre à jour votre logiciel d’entreprise ou pour remplacer un ancien logiciel qui n’a plus de valeur sûre, ce poste est pour vous.

Les inconvénients de la dette technique

La « dette technique » est le coût pour une organisation de ne pas contrôler certaines insuffisances techniques. Rester assis année après année avec des logiciels obsolètes qui ne répondent pas aux besoins de votre entreprise peut avoir des effets à long terme, notamment une sécurité insuffisante, des problèmes de produits non corrigés et un manque de fonctionnalités trouvées dans des applications plus contemporaines. Cela peut créer plus de travail pour vos ressources, bloquer les compétences de votre équipe au fil du temps et faire baisser le moral général du personnel. Et c’est très coûteux.

InformationWeek estime que l’informatique américaine gaspille 85 milliards de dollars par an en mauvaise technologie plutôt qu’en achetant ou en créant de meilleurs logiciels. Et cela ne tient pas compte des autres équipes de votre entreprise qui pourraient conclure des contrats séparément avec des fournisseurs pour une option plus robuste.¹

Gartner prévoit que d’ici 2025, 40 % des budgets informatiques seront consacrés au maintien de la dette technique.²

Alors, demandez-vous : Êtes-vous mécontent de votre logiciel actuel ? Depuis combien de temps n’a-t-il pas été mis à jour ? Vos utilisateurs tirent-ils le meilleur parti du produit ? Avant de décider de passer d’une application à une autre, vous voudrez peut-être compiler vos réponses à quelques autres questions :

• Si cela fait un moment que vous n’avez pas mis à niveau, avez-vous examiné ses dernières fonctionnalités pour voir si elles comblent les lacunes de vos attentes ? Par exemple, la nouvelle version inclut-elle l’automatisation ou utilise-t-elle l’IA pour faciliter le travail de votre équipe ? Si le logiciel fait toujours défaut, avez-vous parlé à votre fournisseur de logiciels de ce qui se trouve sur la feuille de route du produit et si vous pouvez faire partie de ce processus de prise de décision (c’est-à-dire, vous autoriserait-il à participer à un conseil consultatif ou à parrainer de nouvelles fonctionnalités avec leur équipe de développement) ?
• Utilisez-vous déjà différents produits qui font essentiellement la même chose afin d’accommoder d’autres équipes/départements/etc. ? Si oui, la même fonctionnalité souhaitée peut-elle être satisfaite par votre logiciel existant après une mise à niveau ou en le remplaçant par quelque chose de mieux sur le marché ?
• Quel est le coût de maintenance de votre logiciel actuel (par exemple, matériel, ressources, coûts des fournisseurs, etc.) et cela serait-il réduit avec une mise à niveau, une relocalisation ou en le remplaçant par un autre produit ? Votre fournisseur offre-t-il une flexibilité d’installation (c’est-à-dire une installation locale, une installation de cloud public, une offre de cloud privé, etc.) ? Proposent-ils des offres de services qui rendent rentable l’utilisation de leur personnel pour le soutien opérationnel au lieu de le faire entièrement en interne ?
• Si vos utilisateurs ont des difficultés à utiliser le logiciel, est-ce parce qu’il est vraiment utilisateur hostile ou les utilisateurs ont-ils besoin d’une formation ou de conseils supplémentaires ? C’est-à-dire, leur expérience serait-elle vraiment différente avec n’importe quel autre logiciel dans le même ensemble de circonstances ? Votre fournisseur propose-t-il un programme de formation solide et une assistance avec le développement de SOP et de meilleures pratiques pour aider davantage vos utilisateurs ?

Élaboration d’un périmètre de projet de mise à niveau logicielle

Une fois que vous avez compilé vos réponses à ce qui précède, explorez quelques-unes de vos meilleures options. Faites appel à un fournisseur de confiance pour faire une partie de ce gros travail en lui donnant vos besoins/critères à respecter. Sélectionnez ensuite votre scénario le plus idéal et au moins une autre alternative moins coûteuse et/ou moins gourmande en ressources. Cela vous donnera un plan de secours si le scénario idéal n’obtient pas l’adhésion nécessaire.

Divisez la portée de votre projet pour inclure à la fois ce qui est DANS LA PORTÉE et ce qui est HORS DE LA PORTÉE. Cela vous évitera d’essayer de rendre compte de tout. Assurez-vous d’inclure les éléments de base, comme :

• Objectifs du projet (par exemple, accès à des logiciels contemporains avec une sécurité et des fonctionnalités améliorées, des flux de travail plus efficaces)
• Produits livrables du projet (par exemple, dernière version du logiciel dans l’environnement de production ; formation du personnel ; SOP révisées)
• Liste des ressources (par exemple, équipe interne, fournisseur(s), infrastructure)
• Calendrier

Création d’une analyse coûts-avantages

Avec la portée de votre projet en main, commencez à construire votre analyse coûts-avantages. Cette analyse peut inclure les éléments suivants :

Frais

• Coûts de main-d’œuvre directe, y compris les frais de service du fournisseur
• Coûts directs du matériel ou d’autres matériaux, y compris les coûts potentiels d’un espace de cloud public ou d’une offre de cloud privé
• Impact sur les activités quotidiennes, telles que les pannes/temps d’arrêt
• Riques potentiels

Avantages

• Réduction à long terme des coûts, comme la maintenance de l’ancienne technologie, la compensation des ressources avec le personnel placé par le fournisseur, les gains d’efficacité, etc.
• Augmentation des délais de production ou du chiffre d’affaires
• Améliorations de la sécurité et de l’infrastructure globale
• Avantage concurrentiel comme un logiciel haut de gamme, une équipe de service de premier ordre, etc.
• Avantages intangibles comme la satisfaction des employés

Développer l’adhésion des parties prenantes

Compilez une liste des parties prenantes internes de votre entreprise, telles que la gestion des utilisateurs finaux, les propriétaires de la technologie au sein de l’informatique et les chefs d’équipe de gouvernance de l’information. Incluez de bonnes notes sur la valeur que le logiciel leur apporte individuellement, ainsi que leurs préoccupations les plus probables concernant une mise à niveau. Contactez les principales parties prenantes de cette liste et assurez-vous que leur contribution est incluse dans la portée de votre projet.

Préparez-vous à surmonter les objections courantes, comme les préférences pour les applications logicielles moins populaires. Abordez ces objections avec des questions orientées pour aider à identifier comment votre solution répondra à leurs préoccupations générales.

Meilleur résultat de mise à niveau logicielle

Bien que le changement ne soit pas toujours facile, c’est généralement une bonne chose en matière de technologie. En déterminant ce dont vous avez besoin avec un fournisseur de confiance et en répartissant les coûts par rapport aux avantages, vous disposerez des outils nécessaires pour prendre cette décision, obtenir l’adhésion de vos parties prenantes et passer aux étapes suivantes.

¹ Semaine de l’information, 2022. DSI : arrêtez de dépenser pour de mauvaises technologies

² ComputerWeekly, 2022. Quels sont les moteurs de la modernisation des applications ?