Transformation numérique: accédez plus rapidement à votre destination grâce à une plate-forme de gestion des formulaires

La manière la plus simple d’en savoir plus sur vos utilisateurs numériques est de demander directement leur contribution. Mais choisir la bonne plateforme pour recueillir leurs réponses est loin d’être facile. Le recours à des solutions ponctuelles pour la collecte de données nuit à la capacité d'une entreprise à adapter, sécuriser et exploiter les données des utilisateurs. Par exemple, les formulaires Web HTML traditionnels sont simples à implémenter initialement, mais ils manquent souvent d'intégration avec les systèmes centraux, ce qui rend impossible leur évolution au fil du temps.

L'efficacité de la gestion des formulaires est également essentielle car elle améliore grandement l'expérience utilisateur. Nous savons tous combien il est frustrant de devoir remplir les mêmes informations sur de nombreux formulaires différents pour la même entreprise. La solution à la fois pour l'efficacité et pour une expérience utilisateur plus transparente est une stratégie de formulaire complète avec une plate-forme d'entreprise. Bien qu'il existe de nombreuses options disponibles dans le commerce, j'ai constaté que l'expérience approfondie d'Adobe en matière de gestion de formulaires fait de leurs solutions un excellent choix. La version actuelle des formulaires Adobe Experience Manager (AEM) permet aux utilisateurs professionnels de connecter des formulaires adaptatifs avec CRM, Campaign et d'autres données pour la validation et le routage. De plus, AEM Forms est intégré à Adobe Experience Cloud et offre un contrôle d'accès et une protection des données de classe entreprise.

L'évolution des formes

Pendant près de deux décennies, Adobe a été un chef de file dans la fourniture de produits et services incluant la gestion de formulaires. Les premières versions du format PDF (Portable Document Format) d'Adobe comprenaient la possibilité de capturer les entrées des utilisateurs dans les documents PDF finaux, créant essentiellement un formulaire numérique distribuable. Les formulaires complétés peuvent ensuite être échangés et acheminés pour traiter les contrats, les demandes ou toute autre donnée utilisateur. Peu après, les serveurs de documents Adobe et les produits LiveCycle ultérieurs ont été introduits pour aider les entreprises à gérer et à acheminer les formulaires remplis vers leur destination finale. À mesure que les expériences numériques ont continué à se développer, la rapidité et la variété de la collecte de données ont dépassé l’acheminement des contrats numériques. Aujourd'hui, les entreprises ont besoin d'une plate-forme pour gérer le contenu des formulaires, les validations, le routage, le flux de travail, l'agrégation et l'intégration. L'ensemble de produits actuel d'Adobe combine la gestion des fichiers dans Document Cloud et la création de formulaires dans Experience Cloud. Les résultats sont un ensemble puissant de fonctionnalités qui peuvent être exploitées sans nécessiter de développement de sites Web ou de logiciels complexes.

La nécessité d'une consolidation

Pour beaucoup de mes clients consultants, les formulaires sont intégrés dans chaque domaine d'activité, mais il n'existe pas de stratégie consolidée pour la gestion et la maintenance. Par exemple, une seule entreprise peut avoir:

• Un site Web public avec un formulaire "Contactez-nous" qui contient une action par courrier électronique adressée à un centre de support client
• -dans un système de campagne
• Un ensemble de formulaires interactifs du système CRM envoyés aux clients par l'équipe de vente
• Des formulaires papier physiques pour lancer des contrats, qui sont ensuite numérisés, envoyés par courrier system

Pour rendre les choses encore plus complexes, chaque domaine d'activité aura probablement sa propre approche de la collecte et du routage des données et de leurs propres systèmes distincts pouvant fournir ou non une vue consolidée des interactions entre clients et partenaires. , et les employés ont avec l'entreprise. Étant donné que la plupart des domaines d'activité se concentrent sur leur mission spécifique, ils peuvent même ne pas se rendre compte que tous ces cas d'utilisation indiquent la nécessité d'une gestion complète des formulaires.

Caractéristiques de la gestion complète des formulaires

Les formulaires doivent appartenir à l'entreprise et être exploités en interne pour permettre un temps de réponse plus rapide au fur et à mesure de l'évolution des besoins des utilisateurs. Mais forcer les utilisateurs professionnels à travers un processus de développement logiciel n’est pas raisonnable, pas plus qu’avec la technologie numérique moderne. Pour responsabiliser votre entreprise, de nombreux facteurs doivent être pris en compte lors du choix d'une plateforme de formulaire. Les principales caractéristiques à rechercher sont:

• Une interface intuitive pour contrôler la mise en page et les entrées de données
• Validation simple des entrées (masques de numéros de téléphone, validation du code postal validations des entrées en fonction des données des systèmes d'entreprise (p. ex., sélecteurs de produits, sélecteurs d'emplacement de service et données utilisateur)
• Fonctions transactionnelles comme la signature numérique et la rétention légale

fins de validation des entrées. Cela garantit que les données collectées sont bien formées. Une fois collectées, les actions de formulaire pour gérer les entrées doivent être sécurisées et intégrées de manière transparente aux systèmes métier de base. Une plate-forme complète de gestion des formulaires élimine le besoin d'envoyer des données par courrier électronique qui doivent ensuite être entrées dans un système. Au lieu de cela, votre entreprise devient activée pour apporter des modifications efficaces aux entrées, au flux de travail et au routage.

Expérience client unifiée

La productivité et l'efficacité sont d'excellentes raisons de consolider les formulaires, mais un argument beaucoup plus convaincant peut être mis en avant pour améliorer l'expérience client sur les différents points de contact. L'utilisation d'une plate-forme comme AEM Forms démocratise l'ensemble du processus de création de formulaires et permet à tous les utilisateurs professionnels de se connecter aux mêmes référentiels d'informations. De cette manière, les clients bénéficient d'une expérience cohérente à travers les unités commerciales et les canaux. Par exemple, un formulaire de courrier électronique qui se connecte à des données de formulaire en ligne ou CRM fournit à l'équipe de vente un accès aux informations collectées en commercialisant le profilage progressif. Les entrées client sont consolidées au lieu d'être regroupées en ensembles de données marketing, ventes et service client distincts. Les données en double et les interactions disjointes sont réduites et la connaissance du client est améliorée.

Accélération de la transformation numérique

Lors du développement d'une stratégie de transformation numérique, il y a tellement de grandes décisions à prendre, qu'il peut être tentant de sauter certains des aspects les plus simples du parcours. Mais planifier un arrêt pour optimiser le processus de gestion des formulaires de votre entreprise en vaut la peine. En investissant dans une solution stratégique, les clients, les partenaires et les employés considèrent votre entreprise comme un tout intégré, qui privilégie une expérience utilisateur améliorée.