Optimisation du fonds de roulement et gestion efficace du changement

Partie 3 d'une série en 3 parties. Lire Partie 1 et Partie 2.

Il s'agit du troisième d'une série de trois blogs consacrés à la manière de développer et de mettre en œuvre une initiative efficace d'optimisation du fonds de roulement. Notre dernier blog s'est conclu par des options permettant de réaliser un alignement interne sur les marchés publics, les finances et la trésorerie, dans le but d'optimiser le fonds de roulement. Nous examinerons ici l’importance de la gestion du changement.

Mise en œuvre de la stratégie par le travail d’équipe

Il existe un vieil adage qui dit: «Si vous voulez que les choses soient bien faites, faites-les vous-même». vous effectuez une tâche simple dans laquelle les résultats ne profitent qu’à vous. Mais que se passe-t-il si vous mettez en œuvre un projet d'efficacité pour améliorer l'ensemble de votre organisation?

Pour ces tâches monumentales, une personne ne peut tout simplement pas le faire seule. La réussite du projet au sein de votre organisation nécessite une équipe, un plan et le leadership nécessaire pour coordonner efficacement les efforts de travail. Ce n'est que lorsque ces éléments sont en place que vous pouvez suivre votre approche, exécuter les options à votre disposition, puis exploiter les avantages du projet pour le compte de l'ensemble de votre organisation. Pour cela, il faut que les parties prenantes adhèrent à la fois à l’ensemble de votre organisation et à des fournisseurs ciblés.

Obtenir l’engagement des dirigeants: pourquoi maintenant?

Le succès de votre organisation en matière d’amélioration de l’efficacité des processus est aussi crucial que jamais. Ce n’est pas parce que votre marché a changé, mais plutôt parce que vos concurrents (mondiaux ou nationaux) deviennent plus ingénieux dans la gestion de leur personnel et de leur fonds de roulement. Les outils disponibles pour devenir plus efficaces sont maintenant monnaie courante et sont continuellement améliorés. Entre les programmes de formation lean, le respect rigoureux des meilleures pratiques et les produits financiers et technologiques de pointe, tels que les postes de travail pour les achats et la trésorerie, l'amélioration continue est désormais un mode de vie. Si vous ne réagissez pas à cette nouvelle dynamique, vos pairs du secteur généreront continuellement plus de revenus et des revenus avec moins de fonds de roulement.

Obtenir l'adhésion de la direction: sur quoi se concentrer

Grâce au processus mensuel de revue interne des activités, la plupart des organisations génèrent des rapports de gestion permettant de comparer les principaux indicateurs financiers, tels que la marge brute, le ratio actuel, le cycle de conversion de la trésorerie, le rendement du capital employé et d’autres indicateurs de fonds de roulement par rapport aux périodes précédentes. Il est recommandé de surveiller et de gérer les améliorations continues des performances au sein de l’organisation. Mais combien d’organisations comparent-elles ces mêmes mesures à la moyenne de leur secteur ou même à celles de leurs pairs? C’est véritablement le point de départ pour comprendre l’efficacité avec laquelle votre entreprise gère le fonds de roulement aujourd’hui, dans chaque fonction participante.

Obtenir l’engagement du personnel: commencer

Avant de lancer un programme d’optimisation, le comité de pilotage du fonds de roulement doit: effectuer une évaluation pour comprendre ce qui est à risque et quel est le prix. Une évaluation approfondie prendra du temps, mais peut facilement être sous-traitée à une société de services professionnels spécialisée dans cette pratique. Cet exercice est essentiel pour expliquer les enjeux et pourquoi un engagement interne total envers le programme est essentiel. Les éléments clés de l'évaluation seront les suivants:

• Le service des achats est-il efficace dans le traitement des commandes par rapport aux points de repère publiés?

• Le ministère des Services des comptes créditeurs ou des services partagés est-il efficace dans le traitement des factures par rapport aux points de repère publiés?

• Votre organisation a-t-elle effectué une analyse des risques de concentration pour s'assurer que votre chaîne d'approvisionnement ne sera pas perturbée de manière défavorable si un fournisseur augmente subitement les prix ou ne se conforme pas?

• Comment votre organisation parvient-elle à négocier un paiement standard ou réduit? conditions avec les fournisseurs, étant donné qu’il peut y avoir un certain nombre de fournisseurs en concurrence pour la fourniture du même produit ou service?

• Dans quelle mesure votre organisation adopte-t-elle une stratégie d’assistance en matière de remises?

• Votre entreprise examine-t-elle périodiquement les prix bancaires et les repères publiés?

• Quels produits financiers (le cas échéant) votre organisation at-elle utilisés pour encourager les escomptes ou étendre les paiements?

• Votre entreprise utilise-t-elle éventuellement une technologie financière pour obtenir les meilleurs prix tout en optimisant l'efficacité du traitement?

• Avez-vous récemment effectué une analyse des écarts de vos principaux indicateurs de performance du fonds de roulement par rapport à vos pairs?

• Étant donné ces éléments clés du fonds de roulement, quelle est la valeur pour votre organisation si votre entreprise pouvait se situer au-dessus de ces critères en lançant un programme d'optimisation du fonds de roulement?

Obtenir l'adhésion des fournisseurs: élaborer votre plan de communication

votre organisation comprend la valeur qui peut être dégagée d'un programme d'optimisation du fonds de roulement, il est temps de regarder au-delà de vos quatre murs et d'élaborer une stratégie basée sur les résultats de votre évaluation du fonds de roulement.

La segmentation de la base de données fournisseurs est essentielle: [19659025] Déterminez les vendeurs selon qu'ils constituent des dépenses directes ou indirectes. (Vous voudrez peut-être élaborer votre stratégie séparément ou ensemble, en fonction de vos objectifs.)

2. Déterminez quels fournisseurs sont stratégiques et sensibles ou complétez d'autres fournisseurs. (Les vendeurs de Sacrosanté peuvent être trop risqués pour vos opérations, alors que d’autres vendeurs se feront une concurrence acharnée pour votre entreprise et seraient ouverts au traitement des modifications.)

3. Classez les dépenses annuelles du vendeur en fonction de leur nombre de transactions. (Les gros fournisseurs pourraient être orientés vers un programme de rabais dynamique, tandis que les petits vendeurs à volume élevé devraient toujours être payés par voie électronique pour optimiser l'efficacité du traitement.)

4. Envisagez d'étendre les conditions de paiement avec les vendeurs tout en négociant les conditions de rabais. (Si votre cycle de trésorerie est saisonnier, vous pouvez alterner les paiements avec les fournisseurs lorsque les liquidités sont maigres ou les réductions avec des liquidités excédentaires.)

5. Déterminez la méthode la plus efficace pour payer certains fournisseurs. (Les paiements répétitifs de petite transaction doivent être acheminés via des cartes ACH à faible coût ou avec remise, tandis que les chèques doivent être réservés pour les paiements importants.)

6. Enfin, pour optimiser votre travail sur les éléments ci-dessus, adaptez votre messagerie et vos communications. pour votre personnel interne et vos fournisseurs externes. La messagerie interne doit viser à renforcer la valeur d’un projet réussi et les attentes de la direction en matière de conformité aux normes . La messagerie externe doit mettre l’accent sur les objectifs et le raisonnement de votre programme, sur la valeur des paiements plus rapides pour les fournisseurs et sur votre point de vue selon lequel les fournisseurs participants bénéficieront d’un statut privilégié dans les activités futures d’approvisionnement et de passation de marchés.

et en choisissant des méthodes de paiement pour maximiser l'efficacité de la transformation ou pour obtenir des rabais, on commencera à être capturé dans des soldes de PA plus importants et à des coûts de produits plus bas. Vous êtes maintenant sur la voie de l'optimisation du fonds de roulement.

En savoir plus

Plus d'informations sur la manière d'optimiser le fonds de roulement par le biais des comptes fournisseurs, des créances et de la gestion des stocks.

Plus d'informations sur l'alignement des équipes achats, finances et trésorerie afin d'optimiser la gestion du fonds de roulement.

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