Communication au sein des équipes : une voie vers le succès

Une bonne communication d’équipe est la clé du succès de nos jours. Une communication claire vous aide à :

• Gérez facilement les membres de votre équipe.
• Accomplissez les tâches efficacement.
• Résolvez les conflits entre les membres de l’équipe sans aucun effort.

Dans ce blog, nous apprendrons quelques principes et pratiques de base d’une bonne communication d’équipe au sein des équipes.

Communication d’équipe

Définir les rôles dans l’équipe

La clarté des rôles est un aspect très important d’une équipe. Chaque membre de l’équipe doit clairement comprendre ses rôles et responsabilités afin que la duplicité soit minime et que les efforts soient rationalisés. Les différents rôles au sein d’une équipe sont :

• Responsable: Cette personne est généralement le chef d’équipe. L’organisateur organise les réunions, décide des ordres du jour et planifie les discussions.
• Enregistreur: Les rôles et responsabilités du enregistreur consistent à préparer des notes détaillées, à documenter les contributions des participants, à résumer les décisions et à partager les procès-verbaux de réunion (MOM) avec l’équipe.
• Moniteur: Le moniteur s’assure que les discussions restent ciblées, que l’objectif de l’ordre du jour est atteint et que des conversations productives ont lieu.

Nous pouvons alterner ces rôles entre les membres de l’équipe afin que chacun puisse apprendre et expérimenter les différentes compétences.

Finaliser les responsabilités

L’attribution des responsabilités est très essentielle à la gestion de l’équipe et de la charge de travail. Heureusement, la matrice RACI est l’économiseur !! Le COOL la matrice nous aide à définir les rôles et les responsabilités :

• R – Responsable: La personne qui est responsable de l’exécution de la tâche.
• A – Responsable: L’autorité qui suit l’achèvement des tâches.
• C – Consulté: Experts et particuliers qui fournissent des conseils et des commentaires.
• Je – Informé: Parties prenantes qui doivent être informées des progrès ou des résultats.

Si nous définissons clairement ces rôles, les tâches sont accomplies efficacement avec plus de transparence.

Définir les objectifs de l’équipe

Des objectifs clairs mènent toujours l’équipe vers la porte du succès. Voici quelques conseils pour établir de bons objectifs d’équipe :

• • Visez des objectifs collectifs: Fixez des objectifs d’équipe en tenant compte des forces individuelles et les objectifs collectifs seront plus efficaces.
  • Établir des critères d’objectif: Établissez des règles claires pour la satisfaction des objectifs.
  • Bénéficiez de l’aide de la charte d’équipe: Une charte d’équipe est un document qui contient les rôles, les responsabilités, les engagements et les approches collaboratives pour atteindre les objectifs.

Lorsque tous les membres de l’équipe connaissent les objectifs de l’équipe, ils peuvent mieux se concentrer sur les objectifs et produire des résultats percutants.

Par exemple, définissez toujours des objectifs et des rôles clairs dans l’équipe. Lors du développement de logiciels, les équipes doivent toujours savoir qui travaillera sur quel côté et quels sont les délais de livraison, pour éviter toute confusion.

Fixer les objectifs de l’équipe

Définir les attentes – Les attentes des membres de l’équipe doivent être claires. Cela améliore la productivité. Chaque membre de l’équipe doit savoir :

• Ce qu’ils doivent faire.
• Comment leurs contributions jouent un rôle clé dans la croissance de l’équipe.

Lorsque vous savez clairement ce que vous devez faire, vous pouvez planifier vos actions plus efficacement et contribuer de manière significative au succès de l’équipe.

Par exemple, tout en fixant les objectifs trimestriels de l’équipe, indiquez clairement ce que l’on attend d’elle d’ici la fin du trimestre à venir. Lorsqu’ils ont une liste de tâches claire dans leur panier, ils s’efforcent davantage de la terminer à temps.

Gagner la confiance de l’équipe

La confiance est primordiale, partout. Si vous faites confiance aux membres de votre équipe, vous vous sentez plus à l’aise. Vous n’avez pas peur de partager des idées, de soulever des préoccupations et de parler de solutions. Faites ceci pour gagner la confiance :

• Faites ce que vous dites: Vous devriez faire ce que vous avez commis. Vos paroles doivent se refléter dans vos actions.
• Respecter les points de vue des autres: Ne discutez pas publiquement avec les autres. Discutez de leurs préoccupations en privé et de manière constructive.
• Faites confiance aux forces de votre équipe: Vous devez croire aux capacités de chaque membre de l’équipe et attribuer les tâches en conséquence.

Bâtir la confiance

Gestion de la responsabilité – Chaque membre de l’équipe doit s’approprier ses actions. Ces cinq W vous aident à maintenir la responsabilité :

• Quoi: Définir clairement ce qui doit être fait.
• Quand: Faites-leur savoir les délais clairs.
• OMS: Définissez qui fera quoi. Définissez clairement les responsabilités.
• Pourquoi: Énoncez clairement l’importance de chaque tâche.
• Que se passe-t-il s’il n’est pas livré: Faites savoir clairement aux membres de votre équipe à quel point votre équipe peut être affectée si les objectifs ne sont pas atteints.

Comment fournir des commentaires

Fournir des commentaires clairs aux membres de votre équipe est un aspect très critique. Donnez régulièrement des commentaires à votre équipe et recevez également leurs commentaires. Heureusement, nous avons le SBI cadre qui nous aide à fournir des commentaires clairs :

• Situation: Mentionnez clairement quand et où le comportement a été observé. Il peut s’agir d’une réunion d’équipe, d’un appel client, d’une conversation personnelle, etc.
• Comportement: Décrivez clairement le comportement de l’individu. Faites-leur savoir ce qu’ils ont fait et comment ils se sont comportés.
• Impact: Expliquez clairement comment leur comportement a affecté l’équipe ou le projet.

Par exemple, une fois un membre de mon équipe a présenté quelque chose au client et il y avait des erreurs dans le contenu et la personne n’était pas bien préparée, ce qui a conduit à des situations délicates entre les deux. Plus tard, nous avons participé à une séance de feedback rapide au cours de laquelle tous les domaines d’amélioration ont été partagés, et il a veillé à ce qu’ils ne soient jamais répétés.

Fournir des commentaires

Gestion des conflits

Des conflits surviennent souvent dans n’importe quelle équipe et peuvent avoir un impact négatif sur les performances d’une équipe. Il est donc très important de gérer efficacement les conflits. Les conflits peuvent être des types suivants :

• Conflits de tâches: Il pourrait y avoir des désaccords sur les délais, les priorités ou les approches.
• Conflits interpersonnels: Différentes perspectives ou malentendus. Cela pourrait entraîner des conflits entre les membres de l’équipe.

Nous pouvons résoudre les conflits en suivant ces directives :

• Acceptez qu’il y ait un conflit.
• Identifiez de quel type de conflit il s’agit.
• Identifiez le moment le plus approprié pour y remédier.
• Écoutez chaque parti et comprenez leur point de vue.
• Générez les meilleures solutions pour éviter des conflits similaires à l’avenir.

Gérer les conflits

Communiquer virtuellement

Étant donné que de nombreuses entreprises/clients travaillent à distance, il est très essentiel de comprendre l’importance de la communication virtuelle. Suivez ces règles pour créer un environnement virtuel sain :

• Interagissez régulièrement et planifiez des réunions virtuelles mensuelles ou trimestrielles.
• Comprendre la façon dont les autres membres de l’équipe travaillent.
• Gardez toutes vos questions ouvertes pour passer plus de temps dans les conversations.

Communiquer virtuellement

Communiquer à l’échelle mondiale

Lorsque vous travaillez avec des équipes internationales, il est très important de comprendre la sensibilité aux différences de langue, d’environnement et de normes sociales. Nous avons un LESCANT cadre qui nous guide lorsque nous travaillons avec des équipes mondiales :

• Langue: Utilisez des mots clairs et simples pour que le message soit compris.
• Environnement: Prenez soin des facteurs culturels.
• Organisation sociale: Votre communication doit utiliser uniquement des pratiques universellement acceptées.
• Contexte: Vous devez vous assurer que votre message est initialement compris par les autres et ne doit pas être mal compris en raison de différences culturelles.
• Autorité: Les différences géographiques ne devraient pas affecter les fonctions. Les responsabilités doivent être attribuées équitablement.
• Indices non verbaux: Observez clairement le langage corporel. Essayez de capter les signaux tacites.
• Temps: Choisissez l’heure qui convient le mieux à toutes les réunions.

Conclusion

Une bonne communication est l’épine dorsale d’une équipe et peut conduire au succès ou à l’échec, selon la manière dont nous la mettons en place dans les équipes. En suivant les règles et directives partagées ci-dessus, nous pouvons renforcer notre communication et réussir.

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