Améliorer la communication de votre équipe à l’ère du travail à distance

Le travail à distance envahit le monde et le plus grand obstacle auquel les équipes distantes sont confrontées est d'imiter la communication naturelle qui se produit au bureau. Dans cet article, Obed Parlapiano partage ses conseils et astuces sur la manière d’améliorer la communication et la productivité de votre équipe en créant des habitudes et des processus axés sur l’amélioration de la collaboration.

Les produits ne sont pas conçus de manière isolée. Une grande partie de notre vie professionnelle est consacrée à discuter, à réfléchir et à décider avec les autres. Quel que soit notre domaine d’expertise, nous avons besoin des connaissances de notre équipe pour amplifier les nôtres.

Avec l’essor du travail à distance, nous communiquons de plus en plus par écrit plutôt que oralement et les équipes doivent s’adapter. Si la communication échoue, tout le reste échoue aussi.

Pourquoi la communication en personne est-elle si efficace mais aussi si désordonnée?

Quand nous parlons avec d'autres en personne, nous recevons beaucoup d'informations. Nous pouvons lire la salle pour reconnaître les accords tacites, les alliances, les tensions et l'humeur générale de chacun, et réagir en conséquence. Nous le faisons presque inconsciemment, ce qui rend la communication en face à face plus efficace.

Cependant, la même raison rend également les choses compliquées. Si quelqu'un passe une mauvaise journée, nous pourrions y voir un signe de tension ou de manque d'investissement dans le projet. Pour les étrangers, le fait de ne pas comprendre la dynamique complexe d'une équipe peut conduire à de fausses conclusions. entre de nombreux individus. (Source: Training Journal ) ( Grand aperçu )

Un inconvénient du travail de bureau est la facilité avec laquelle des silos d'informations sont créés. Avoir des collègues à nos côtés permet de demander plus facilement de l'aide en tapotant sur leur épaule que de créer de la documentation et de s'y fier. Cela crée une disparité de l'information où quelques individus détiennent des connaissances critiques. Tout le monde dans votre équipe compte-t-il sur les connaissances d’une seule personne? Ou les connaissances sont-elles stockées en toute sécurité dans un logiciel?

J'y suis déjà allé. J'avais l'habitude de travailler sur un produit surdimensionné où une seule personne le comprenait parfaitement. Nous comptions sur lui pour accomplir des tâches délicates. Nous étions «trop occupés pour le documenter» et avons plutôt passé la majeure partie de l'année à le refactoriser lentement. Au lieu de cela, nous aurions dû prendre le temps de documenter comment cela fonctionnait et ensuite organiser un atelier pour que tout le monde puisse se mettre au courant. Cela nous aurait rendu plus productifs, facilité la refactorisation et le temps passé à travailler avec le produit.

Changer notre état d'esprit: le travail à distance n'est pas un bureau en ligne

Devenir une équipe distante productive nécessite un changement d'état d'esprit: par défaut, collaboration asynchrone plutôt que synchrone. Cela permet aux gens de se concentrer sur ce qui compte en diminuant les distractions et empêche une culture du «toujours en ligne» qui est une adaptation de la communication tap-on-the-épaule au chat et aux e-mails. Des recherches ont montré que nous avons besoin de 15 à 30 minutes de concentration sur une tâche avant d'être complètement immergé dans celle-ci et d'être en mesure de faire un travail significatif. Le pire, c'est que chaque fois que nous serons interrompus, nous devrons recommencer. Une tape sur l'épaule, un appel ou une notification peut briser notre concentration. Etre «dans la zone» nous rend plus productifs en en laissant notre esprit résoudre un problème difficile à la fois au lieu de faire plusieurs tâches à la fois, ce à quoi nous sommes terribles. Cela a été surnommé « Deep Work ».

Réaliser un travail en profondeur devrait être notre objectif dans n'importe quelle équipe, mais le faire dans un bureau peut être difficile à cause de tant de distractions. La communication asynchrone dans un environnement distant est parfaite pour cela.

Une fois que vous n'êtes pas obligé d'être toujours en ligne, la possibilité d'effectuer un travail significatif augmentera considérablement, mais votre capacité à obtenir de l'aide deviendra plus lente, alors comment pouvons-nous obtenir le meilleur des deux mondes?

Documentation en tant que citoyen de première classe

Les groupes de travail forment un réseau de connaissances, où chaque individu disposera d'informations uniques accessibles à tous. En partageant des informations entre nous, nous formons une mémoire institutionnelle qui rend l'équipe plus productive, mais peut aussi nous gêner.

Si vous trouvez une solution à un problème difficile, d'autres peuvent demander votre aide pour y faire face. Mais que se passe-t-il si quelqu'un a besoin de vos connaissances dans deux semaines lorsque vous êtes en vacances? La solution est de la décharger sur un logiciel toujours accessible et de favoriser un environnement où chacun voit la valeur de la documentation en tant que citoyen de premier ordre. Cependant, c’est plus facile à dire qu’à faire.

Demander à une personne du bureau de créer de la documentation, bien que logique, peut être ignoré puisque tout le monde est à proximité et prêt à aider. Mais les équipes distantes apprécient d'être autonomes face à des problèmes.

Plus l'équipe est grande, plus la communication devient difficile, et avoir un référentiel central de connaissances aide à apprivoiser la complexité. En faisant de la documentation la documentation par défaut plutôt qu'après coup, vous améliorez votre mémoire institutionnelle, ce qui rend les informations critiques accessibles par n'importe qui, n'importe quand, n'importe où.

Design Better ) ( Grand aperçu )

Que devez-vous documenter? Solutions aux problèmes épineux, aux pannes et à leurs causes, intégration, nouvelles technologies ou outils introduits, découvertes fructueuses et infructueuses. Ce sont toutes des informations précieuses qui devraient être accessibles.

Par exemple, lorsque j'ai rejoint une entreprise à distance, mon responsable m'a attribué un document Notion avec objectifs pour les deux premières semaines . La première semaine a été consacrée à la lecture de notre «documentation d'ingénierie», qui explique l'essentiel de notre pile technologique et comment la configurer localement. La deuxième semaine, j'ai dû faire ma première tâche, qui avait également tout documenté: exigences, livrables, parties prenantes. C'était de loin la meilleure intégration que j'ai eue .

Le défaut de communication publique

La communication privée nuit aux équipes distantes. À cause de cela, les connaissances et les informations ne sont pas partagées de manière égale et, quelle que soit l'insignifiance d'une discussion, d'autres pourraient en bénéficier. Pour que votre équipe distante communique efficacement, le faire en public est une étape importante.

Garder la communication privée revient à ne pas avoir de documentation. Vous stockez des informations dans votre tête et nulle part ailleurs. Cela favorise les silos d'informations ce qui diminue la productivité en conséquence.

Certains sujets seront suffisamment sensibles pour justifier une communication privée, comme les problèmes de santé ou de travail, mais si vous collaborez en privé, tenez compte de vos motivations et essayez de passer au public à la place.

La communication publique dans un bureau est difficile parce que vous ne pouvez pas interrompre tout le monde tout le temps pour partager quelque chose, et c'est une bonne raison pour laquelle des processus agiles tels que les stand-ups quotidiens existent. Mais avec collaboration asynchrone chacun lira les annonces dans le canal d'équipe chaque fois qu'il le pourra. Les standups quotidiens peuvent être abandonnés ou devenir un moment de socialisation à la place.

Dans les entreprises où la communication se fait en privé, passer à un état d'esprit public peut être difficile, mais les avantages en valent la peine. Quelques conseils pour faciliter le déplacement sont d'avoir des canaux clairement définis pour différents sujets dans votre application de chat. De cette façon, chacun sait où poser des questions et discuter. Faire prendre conscience à tout le monde que l'équipe doit communiquer en public est également important.

Mais attention, trop de canaux (privés ou publics) peuvent nuire à la productivité puisque chacun passe plus de temps à décider où communiquer que comment . N'ayez que le nombre de chaînes dont vous avez vraiment besoin, n'invitez que les personnes nécessaires et comprenez que vous pouvez désactiver le son des chaînes sans importance .

Grand aperçu )

Quand tout se passe en public, votre équipe est plus interconnectée et cela facilite la conduite par l'exemple puisque tout le monde se lève pour le défi d'être meilleur.

Les règles pour une communication efficace

Exprimer ses idées efficacement est difficile, mais en suivant certaines règles, nous pouvons considérablement améliorer l'utilité de chaque message que nous envoyons.

Chaque message est exploitable, demande Une question, ou informe, et a un contexte

De l'éternel «allons-y pour un thé / café» à la célèbre séance de brainstorming sur les refroidisseurs d'eau, la communication en personne est truffée de traditions. Nous utilisons ces traditions pour simplifier la collaboration complexe.

Nous sommes toujours en train de déterminer les meilleures habitudes pour nous aider à communiquer en ligne, mais certaines règles importantes à suivre sont de rendre chaque message que nous envoyons exploitable, une question ou informative, et à inclure son contexte.

Maintenant, décomposons les règles.

Messages actionnables

Avec des messages actionnables, il y a quelque chose à faire. Un ticket peut être créé, une solution fournie ou une discussion.

Comparez un message non exploitable avec peu de contexte:

«J'ai cliqué sur le bouton d'inscription et un modal est apparu.»

Avec un actionnable un:

«Sur la page des produits, j'ai cliqué sur le bouton« S'abonner »et un modal s'est ouvert. Mais j'aurais dû être redirigé vers la page d'abonnement à la place. En sommes-nous conscients? »

Dans ce cas, soit le comportement est erroné, soit la spécification est obsolète et il y a une action claire: un ticket peut être créé ou la documentation mise à jour.

Votre message demande à A Question

Une bonne question explique le pourquoi de la question et fournit le contexte. L'astuce consiste à maximiser les chances que quelqu'un comprenne votre problème tout de suite en l'expliquant aussi clairement que possible. Si vous demandez de l'aide pour un problème, mettez en évidence ce que vous avez essayé jusqu'à présent et si vous n'avez pas encore essayé de le résoudre, essayez d'abord.

Comparez une question peu claire sans contexte, raison ou tentatives:

"Est-ce que quelqu'un sait comment rendre un modal avec React Router?"

Avec un clair:

"J'ai besoin d'afficher un modal avec notre newsletter lorsqu'un bouton est cliqué, mais je ne gère pas pour le faire avec React Router. J'ai essayé d'utiliser un mais il redirige vers une page au lieu d'ouvrir le modal sur place. Quelqu'un peut-il aider? »

Messages informatifs

Un bon message informatif est autonome. Vous n'avez pas besoin de beaucoup de connaissances préalables pour le comprendre et sa valeur.

Voici un message informatif mais peu clair:

«Nous avons atteint un niveau record d'utilisateurs aujourd'hui!»

Et voici un moi -contenu celui qui a du contexte:

«Nous avons atteint 10k utilisateurs simultanés aujourd'hui sur le site, un record absolu! Cela représente une augmentation de 25% par rapport au mois dernier. »

Ajoutez un contexte à votre message

Si vous avez remarqué, toutes les règles mentionnent le contexte . L'ajout d'un contexte à un message a un effet d'ancrage, aidant le lecteur à mieux comprendre le reste des informations.

Voici les mêmes messages que ci-dessus mais avec le contexte barré. Remarquez à quel point ils sont meilleurs s'ils le contiennent:

« Sur la page des produits, j'ai cliqué sur le bouton« S'abonner »et un modal s'est ouvert. Mais j'aurais dû être redirigé vers la page d'abonnement à la place. En sommes-nous conscients? »

« J'ai besoin d'afficher un modal avec notre newsletter lorsqu'un bouton est cliqué mais je ne parviens pas à le faire avec React Router. J'ai essayé d'utiliser un mais il redirige vers une page au lieu d'ouvrir le modal sur place. Quelqu'un peut-il aider? »

« Nous avons atteint 10 000 utilisateurs simultanés aujourd'hui sur le site, un record absolu! Cela représente une augmentation de 25% par rapport au mois dernier. »

Chat, documentation, vidéo, gestion des produits: où tout se passe-t-il?

Pourriez-vous envoyer un e-mail à un collègue assis à côté de vous pour lui demander s'il Voudriez-vous aller prendre un café? Probablement pas. Vous pouvez être plus productif en utilisant vos outils tels qu'ils étaient destinés à être utilisés, et une équipe distante en a besoin pour collaborer efficacement. Voyons comment utiliser au mieux chaque type.

Médias: une image vaut mille mots

L'ajout d'une image à un rapport de bogue, une vidéo à une annonce de fonctionnalité ou un emoji à un message de célébration peut faire tout le différence entre compréhension et confusion. L'utilisation de médias permet d'expliquer visuellement ce qui est difficile à décrire.

Il existe d'excellents outils pour créer des captures d'écran ou des vidéos modifiables pour améliorer vos messages: CloudApp Gyazo et L'application de capture d'écran par défaut du système d'exploitation est quelques options avec lesquelles j'ai été satisfait.

De nombreux services vous permettent d'utiliser des emojis pour la collaboration tels que Jira ou GitHub. Par exemple, un pouce vers le haut means signifie généralement «bien» ou «reconnu» et est largement compris, mais assurez-vous que votre équipe est alignée sur ce que signifient les emojis moins courants. Dans notre équipe, nous utilisons la tulipe emoji 🌷 dans les revues de code pour exprimer un commentaire «Amélioration, mais pas obligatoire». Nous avons cet usage documenté sous «comment faire des révisions de code».

Chat: discussion abrégée, décisions rapides, questions, annonces

Le chat a tendance à être le cœur battant d'une équipe. C'est un journal de l'actualité, où la plupart des collaborations se produisent.

Pour améliorer la communication par chat, créez des canaux focalisés sur le laser. Chaque projet doit avoir un canal afin que toute conversation à ce sujet puisse être conservée au même endroit. Méfiez-vous simplement de ne pas en faire trop et de nuire à la productivité en conséquence.

Le chat est également un excellent endroit pour parler, faire des blagues et communiquer avec vos pairs . Créez des chaînes de "partage" où des discussions aléatoires, des articles et des gifs de chats amusants n'interrompent pas les conversations sérieuses.

Selon l'application que vous utilisez, vous pouvez avoir des "fils". Si vous le faites, essayez de garder toutes les discussions dans un fil de discussion. Il réduit considérablement le bruit dans le canal principal et maintient la conversation focalisée.

Documentation: Discussion longue durée, Brainstorming asynchrone, Information permanente

Décider de documenter quelque chose peut être délicat. Si la réponse à l'une des questions suivantes est oui, alors vous devriez la documenter.

• Est-ce que quelqu'un aura besoin de relire ceci?
• Allons-nous continuer à y contribuer?
• S'agit-il d'un événement récurrent?
• Ces informations sont-elles toujours d'actualité?

Les résumés d'événements, les guides techniques, les décisions ou directives de l'équipe, les listes de contrôle et les résultats des séances de brainstorming devraient tous être documentés. Ecrire de la documentation n’est pas amusant, mais passer deux heures à écrire quelque chose qui pourrait faire gagner des heures à plusieurs personnes à long terme est un énorme gain de productivité. Gain de temps composé!

La documentation permet également de gagner du temps par d'autres moyens. Cela aide à diffuser les connaissances dans toute l'organisation, à répondre aux questions et à être autonome. Vous pouvez créer des modèles pour les tâches courantes telles que les réunions d'équipe et les tâches d'enquête afin de simplifier le travail. Des applications comme Notion et Confluence proposent des modèles prêts à l'emploi parmi lesquels vous pouvez choisir ou vous pouvez créer les vôtres.

Lorsque les discussions de chat deviennent un long fil de discussion, déplacez-le vers la documentation. Une personne rédige un résumé du problème en question, et tout le monde peut collaborer de manière asynchrone.

Pour une prise de décision plus efficace grâce à la documentation, expliquez le problème en question, son contexte et listez les solutions possibles. Cela aide les parties prenantes à choisir et mène à des discussions plus ciblées, au lieu d'un va-et-vient entre les options.

Gestion de produit: documentation axée sur le laser

Les outils de gestion de produit tels que Jira sont complexes. Mais ils peuvent augmenter la productivité en connectant toute décision ou information importante relative à une tâche dans un ticket correspondant. Ceci change la donne si cela est fait correctement .

Cela suit l'idée d'avoir une seule source de vérité. En rassemblant toutes les informations sur une fonctionnalité ou une tâche en un seul endroit, il devient simple de rester à jour et de résoudre les malentendus en pointant vers des accords antérieurs. Si la fonctionnalité est bloquée, mise en pause ou si quelqu'un d'autre prend le relais, être en mesure de donner suite à toutes les décisions fait gagner beaucoup de temps, et quiconque a besoin de vérifier les informations sait où les trouver.

décisions de produit dans le chat ou la documentation. Gardez votre ticket à jour en y ajoutant un lien. Par exemple:

"Nous mettrons en œuvre les animations au prochain sprint pour être expédiées à temps, discussion dans le lien ci-dessous."

Cependant, nous sommes tous humains. Nous manquerons des choses. Les décisions ne seront pas enregistrées, les informations ne seront peut-être pas à jour et certaines connaissances vivront dans nos têtes, mais le portage d'au moins certaines informations pourrait faire gagner des heures à quelqu'un.

Vidéo: Parfois Il n'y a rien de tel que face-à-face

Nous devrions essayer de transférer les connaissances et les informations sur des outils logiciels pour l'organisation et la facilité d'accès, mais parfois se parler directement n'a pas de prix. Pouvoir appeler nos collègues amis est une partie précieuse de notre vie professionnelle, mais créer des liens solides dans une équipe distante est un défi. Parler directement aux autres aide beaucoup.

Qu'il s'agisse de la programmation par paires, du brainstorming en temps réel, de conversations privées importantes, de la diffusion de nouvelles critiques ou simplement de traîner, les vidéoconférences excellent pour nous faire sentir connectés à nos pairs.

Les rituels en équipe sont d'excellents moyens pour renforcer les liens et favoriser la connexion humaine . Vous serez surpris de voir à quel point il devient naturel de parler avec des amis par vidéo après un certain temps. Dans mon équipe, nous nous réunissons tous les mardis pour faire un tour d'horizon de ce sur quoi tout le monde travaille en faisant une démonstration et pour faire quelques blagues entre les deux. Le vendredi, nous jouons ensemble à des jeux simples sur navigateur et passons un bon moment.

Mais attention, la surutilisation des appels vidéo peut nuire à la productivité tout autant qu'un bureau ouvert. Une demande d'aide via vidéo est difficile à refuser. Assurez-vous que votre équipe respecte les besoins de se concentrer. Avoir un état d'esprit asynchrone aide . Si une vidéo est nécessaire, planifiez-la, cela pourrait être dans 30 minutes ou demain matin. À moins que ce ne soit quelque chose de critique, tout le monde est heureux d’attendre pour obtenir de l’aide.

La communication vidéo doit également être liée à vos autres outils. Si une décision est prise lors d’un appel, vous devez la documenter, il est facile d’oublier ce qui a été convenu autrement. Si la réunion est importante, envisagez de l'enregistrer.

Comme tout autre outil de productivité vous pouvez utiliser la vidéo pour gagner du temps. Passez à celui-ci lorsque la conversation s'embrouille dans la confusion, qu'il y a trop de contexte à partager via le texte ou une explication en personne est préférable.

Permettez-vous et votre équipe d'être productifs

Suivez toutes les meilleures pratiques mises en évidence dans cet article et vous remarquerez à quel point votre équipe et vous-même passez moins de temps sur les discussions, les désaccords, et à vous rappeler des choses, et plus de temps à résoudre des problèmes et à faire les choses que vous aimez.

Commencer peut sembler écrasant, la première étape consiste donc à promouvoir la communication asynchrone en faisant savoir aux autres que la réponse au chat, la contribution à la documentation et même les appels vidéo doivent être effectués lorsque le temps de mise au point n'est pas interrompu.

N'attendez pas que les autres améliorent les documents ou envoient des messages bien conçus. Bientôt, tous les membres de votre équipe considéreront l'amélioration de la communication comme une priorité absolue et commenceront à apporter des idées et à trouver des moyens d'être plus productifs.

Lectures complémentaires

• « Comment créer un exemple minimal et reproductible "Stack Overflow
• " "Deep Work: Rules For Focused Success In A Distroted World" par Cal Newport (Résumé du livre) "Nils Salzgeber, NJlifehacks
• " Worker , Interrupted: The Cost Of Task Switching ”Kermit Pattison, Fast Company & Inc
• “ How We Read A Room ”Nicolas Davidenko Ph.D., Psychology Today
• “ Réunions quotidiennes avec des équipes distantes (les stand-ups ne fonctionnent pas, mais les cafés quotidiens le font) ”Jurgen Appelo, Agility Scales, Medium
• “ Institutional Memory ”Wikipedia [19659092] “ Brooks's Law ,” Wikipedia