5 façons puissantes de rationaliser vos processus de travail avec l’IA

Lorsque Sydney J. Harris a écrit cela dans son livre « Clearing the Ground » de 1973, il a abordé une préoccupation qui semble encore plus pertinente aujourd’hui. Harris, journaliste attentif à la société, ne prédisait pas un monde de science-fiction où les humains se transformeraient en robots. Au lieu de cela, il nous mettait en garde contre la perte de nos qualités humaines uniques dans notre précipitation à adopter la technologie.

Quelques décennies plus tard, l’IA et l’automatisation ne sont plus des idées futuristes. En 2024, ils changent la façon dont entreprises fonctionner. Cependant, au lieu de remplacer complètement les humains, les propriétaires d’entreprise optimisent les résultats et les processus en adoptant une approche hybride de l’IA et des compétences humaines.

En tant que PDG d’une société internationale agence d’assistant virtuelj’ai pu constater par moi-même comment cette approche aide nos clients à prospérer. Une approche hybride offre le meilleur des deux mondes : l’efficacité sans éliminer la touche humaine recherchée par tant de clients. Dans cet article, nous explorerons la puissance d’un modèle hybride, notamment une approche en cinq étapes que vous pouvez appliquer à votre entreprise.

En rapport: Vous misez à fond sur l’IA ? Voici comment naviguer dans la psychologie de l’intelligence artificielle

Comprendre l’approche hybride

Lorsque l’automatisation, l’apprentissage automatique et l’IA ont été introduits pour la première fois dans le monde des affaires, d’innombrables propriétaires et gestionnaires craignaient le pire : la suppression d’emplois, des changements culturels permanents et un environnement de travail futuriste sans interaction humaine. Même si l’IA a perturbé les processus métier fondamentaux, les propriétaires d’entreprise ont pu préserver les emplois existants et leur culture d’entreprise tout en bénéficiant d’avantages majeurs.

Pour un, 85% des propriétaires d’entreprise conviennent que la technologie les aide à réussir, qu’il s’agisse de se développer sur de nouveaux marchés, d’injecter de l’efficacité dans les processeurs métier de base ou de mieux soutenir les membres de leur équipe. De même, une étude de la Harvard Business Review a révélé que 80% des employés déclarent que l’automatisation ouvre la porte à des interactions plus significatives avec les clients et les parties prenantes, offre la possibilité d’acquérir de nouvelles compétences et facilite l’exécution de tâches plus complexes.

Ces avantages montrent clairement que l’IA et l’automatisation ne visent pas à remplacer les humains par des machines. Il s’agit d’intégrer les pouvoirs dans les équipes existantes pour améliorer la collaboration et éliminer les processus banals et inefficaces.

Comment les propriétaires d’entreprise optimisent leur entreprise grâce à l’IA

1. IA et apprentissage automatique : De nombreux propriétaires d’entreprise utilisent l’IA et l’apprentissage automatique pour passer au crible des montagnes de données, repérer les tendances et faire des prédictions afin de prendre des décisions plus éclairées.

2. Automatisation : Les clients tirent parti de l’automatisation pour éliminer les tâches banales, telles que la planification et les demandes de renseignements, afin d’améliorer la cohérence et la précision.

3. Intelligence humaine: La compétence humaine d’une équipe est véritablement irremplaçable. Chaque entreprise s’appuie quotidiennement sur la créativité, l’intelligence émotionnelle et la capacité de résolution de problèmes de son personnel. Ils traitent les demandes complexes des clients, développent des solutions innovantes et apportent la touche empathique cruciale dans tout secteur de services.

Application hybride réelle

Examinons trois applications hybrides réelles pour montrer comment le modèle hybride fonctionne dans les opérations quotidiennes.

Gestion des tâches

La fonction de gestion des tâches bénéficie d’un modèle hybride. L’IA se charge du gros du travail en triant et en hiérarchisant les tâches pour garantir que votre équipe se concentre sur le travail le plus important et le plus urgent. Ensuite, un membre humain de l’équipe gère la mission finale et la supervision, en répondant à tous les besoins ou préférences uniques. Ce modèle hybride insuffle l’efficacité sans sacrifier la touche humaine essentielle à l’établissement de relations fructueuses à long terme.

Garantir la qualité pour les clients

Un modèle hybride peut également contribuer à maintenir la qualité en mettant en œuvre des examens de routine des e-mails et des rapports du service client. L’IA signale rapidement les informations manquantes ou les erreurs, qui sont ensuite envoyées à un agent humain pour approbation finale et garantir que le travail est conforme à la marque et au ton.

Examiner les performances des employés

L’IA est un outil fondamental pour évaluer les performances des employés. En fait, nous utilisons même l’IA dans notre entreprise dans ce but précis. Les outils d’IA peuvent suivre l’activité et aider à mesurer les performances à tous les niveaux, ce qui permet aux managers de gagner du temps et de leur donner accès à des informations cruciales pour offrir de meilleurs retours.

Cinq étapes clés que vous pouvez suivre pour mettre en œuvre l’IA dans votre entreprise

S’il semble qu’un modèle hybride convient à votre entreprise, voici cinq étapes clés de mise en œuvre :

1. Évaluez vos processus actuels

La première étape consiste à examiner les flux de travail existants. Quelles tâches sont répétitives ou sujettes à l’erreur humaine ? Des exemples courants seraient la saisie manuelle des données, la réponse aux questions de base des clients et la planification des rendez-vous.

• Automatisation du support client: Les chatbots IA peuvent gérer les FAQ, les demandes initiales et le dépannage de base, libérant ainsi les agents humains pour les problèmes complexes des clients.
• Analyse des données: Les outils d’IA peuvent passer au crible de grands ensembles de données pour générer des rapports et mettre en évidence les tendances clés, remplaçant ainsi la collecte et l’analyse manuelles des données..
• Processus de recrutement RH: Les outils d’IA peuvent analyser les CV, présélectionner les candidats et planifier des entretiens, réduisant ainsi la charge de travail des équipes RH.
• Traitement des documents: Les outils basés sur l’IA peuvent automatiser l’extraction de données clés à partir de documents, tels que les factures, les contrats et les formulaires, réduisant ainsi considérablement le travail manuel impliqué.
• Analyse des retours clients: L’IA peut analyser et catégoriser les commentaires provenant de plusieurs sources, telles que les médias sociaux, les enquêtes et les avis, pour identifier rapidement les tendances et les informations.
• Assistance informatique: Mettez en œuvre des outils d’IA capables de gérer les tickets d’assistance informatique de base, de diagnostiquer les problèmes courants et de guider les utilisateurs à travers les étapes de dépannage avant de passer aux techniciens humains.
• Gestion des stocks: L’IA peut automatiser les processus de suivi des stocks et de réapprovisionnement sur la base d’analyses prédictives, aidant ainsi à maintenir des niveaux de stock optimaux.

Ces tâches sont souvent de bons candidats à l’IA ou à l’automatisation. Une étude de McKinsey a révélé qu’environ 45 % des activités payantes peuvent être automatisées grâce aux technologies actuellesce qui représente jusqu’à 2 000 milliards de dollars de salaires annuels.

2. Choisissez les bons outils

Ensuite, vous souhaitez choisir les bons outils et ressources d’IA et d’automatisation. Recherchez des solutions qui fonctionnent bien avec vos systèmes actuels et peuvent évoluer avec vous. Par exemple, vous souhaitez trouver des ressources offrant une convivialité, un bon support et des options de personnalisation.

Si vous ne savez pas quels outils conviennent le mieux à votre entreprise, commencez à explorer et à consulter des sites Web réputés pour obtenir des informations. Vous pouvez également envisager de faire appel à un cabinet ou une agence de conseil pour vous aider à vous proposer les bons outils ou même à personnaliser une solution basée sur l’IA adaptée aux besoins spécifiques de votre entreprise.

3. Recyclez votre équipe

L’intégration de l’IA et de l’automatisation semble excellente en théorie, mais si vous ne formez jamais votre équipe, vous n’obtiendrez que peu ou pas de succès. Votre personnel doit être prêt à travailler aux côtés de l’IA. Concentrez-vous sur la formation qui développe des compétences que l’IA ne peut pas facilement reproduire, comme la pensée critique et la résolution créative de problèmes. Proposer en parallèle des formations sur les processus qui évoluent et sur la façon dont les collaborateurs peuvent utiliser les outils pour faciliter leur quotidien.

Mettre en œuvre une formation solide est une tâche de grande envergure, comme le suggère le Forum économique mondial. la moitié de tous les employés auront besoin d’une reconversion professionnelle d’ici 2025 grâce aux nouvelles technologies. Pour relever ce défi, la plateforme Reskilling Revolution du Forum économique mondial vise à atteindre plus de 600 millions de personnes dans le monde d’ici 2030. De même, les ressources dans lesquelles vous investissez offriront également un certain type de formation à votre équipe.

Envisagez d’utiliser un système de gestion de l’apprentissage (LMS) tiers pour automatiser et rationaliser votre processus de formation, le rendant ainsi plus efficace et évolutif. Des plateformes telles que LinkedIn Learning et Coursera proposent une grande variété de modèles et de cours prédéfinis qui couvrent des sujets essentiels.

En rapport: L’IA pour les outsiders : voici comment les petites entreprises peuvent prospérer grâce à l’intelligence artificielle

4. Commencez petit et répétez

N’essayez pas de tout changer d’un coup. Avez-vous déjà entendu parler de surcharge d’informations ? Envoyer trop d’informations à votre équipe peut entraîner une faible productivité et un stress accru. Choisissez un département ou un processus par lequel commencer. Cela vous permet d’apprendre et de vous ajuster avant de vous lancer à tapis.

Disons que vous souhaitez automatiser votre fonction de service client. Au lieu de remanier complètement tous les processus, commencez par un seul canal, comme le courrier électronique. À mesure que votre équipe maîtrise cette fonction, ajoutez des réseaux sociaux ou des services téléphoniques. Les entreprises qui se lancent dans des projets pilotes obtiennent de bien meilleurs retours sur leurs investissements en IA.

5. Gardez la communication ouverte

Aidez votre équipe à considérer l’IA comme un outil utile et non comme une menace. Soyez transparent sur la manière dont l’IA va modifier leur travail, en vous concentrant sur la façon dont elle les libère pour des tâches plus intéressantes. Il est également important de réitérer que l’IA et l’automatisation ne les remplacent pas. Il s’agit plutôt d’un outil pour les aider à réussir dans leurs rôles actuels.

Aller de l’avant avec le modèle hybride

Appliquer un modèle hybride signifie former un partenariat entre les personnes et la technologie. Lorsqu’elle est exécutée correctement, elle permet aux entreprises d’innover et d’établir des liens significatifs avec leurs clients.

Le mariage de l’IA et des humains pousse naturellement les deux parties à travailler à leur niveau optimal, c’est-à-dire à faire en sorte que l’IA fasse ce qu’elle fait de mieux tout en laissant les humains prendre en charge le travail « global ». C’est ainsi que les entreprises créent un avenir où les machines et les personnes peuvent coexister efficacement.

Il est utile de revenir sur les paroles prononcées plus tôt par Sydney J. Harris. Le risque n’est pas que les ordinateurs pensent comme les humains, mais que les humains perdent leurs qualités uniques à mesure que nous automatisons davantage de processus. Un modèle hybride réfléchi peut nous aider à éviter ce résultat tout en restant en phase avec les tendances actuelles.