Un guide sain et productif pour les réunions virtuelles

Mars
27, 2020

6 min de lecture

Les opinions exprimées par les contributeurs de entrepreneurs sont les leurs.

«Devenez un étudiant du changement. C'est la seule chose qui restera constante. » – Anthony J. D'Angelo, auteur américain

Comment les dirigeants peuvent-ils s'adapter à un environnement en évolution rapide?

Selon D'Angelo, nous devrions apprendre à embrasser le tournant de la marée. Et il n'y a peut-être pas de meilleur exemple de cela que le présent.

Dans les années à venir, le monde des affaires sera sans aucun doute affecté par des périodes de crise continues qui feront du travail à distance / virtuel une partie de notre vie quotidienne.

Le écrit le professeur de Harvard en administration des affaires, Tsedal Neeley, l'échelle et la portée des organisations demandant aux employés de travailler à domicile si rapidement est sans précédent. "Ce n'est pas que les gens vont adopter définitivement ce nouveau format de travail, mais cette expérience va augmenter la capacité de chacun."

Pourtant, lorsque les réunions en personne avec des équipes sont susceptibles d'être annulées pendant des jours ou des semaines à la fois, comment procédez-vous? «De nos jours, il est difficile de faire attention aux gens dans une réunion, mais lorsque les gens ne sont pas dans la même pièce, cela peut être particulièrement difficile», écrivent les co-auteurs Justin Hale et Joseph Grenny dans un histoire pour Harvard Business Review.

"Et c'est particulièrement ennuyeux lorsque vous faites un argument de neuf minutes, faites une pause pour une réaction attendue et obtenez:" Je ne suis pas sûr de vous avoir suivi ", ce qui pourrait aussi bien signifie: «Je prenais une tasse de thé et je ne savais pas que je serais appelé». »

Je pense que nous pouvons tous convenir que les réunions virtuelles ne sont pas une promenade dans le parc. Pour ma part, je suis quelqu'un qui se nourrit de l'interaction face à face. Je tiens des réunions de marche et des journées de démonstration où mon équipe est encouragée à partager leurs pensées, à discuter des idées et à décompresser. C'est un arrangement de travail qui s'est avéré efficace au cours des 14 années que j'ai consacrées à la croissance de mon entreprise, JotForm.

Depuis la création de mon entreprise, nous avons supprimé les réunions de mise à jour de statut inutiles et nous nous sommes concentrées sur l'innovation et la résolution de problèmes. Qu'est-ce qui ne fonctionne pas? Je demande souvent, puis je reviens à la réponse .

Il est important pour moi de toujours me demander comment améliorer – comment pirater l'inessentiel.

Mais je crois qu'une partie de notre succès est enraciné dans notre capacité à accepter le changement et à évoluer avec nos circonstances. Bien qu'il n'y ait aucun moyen de reproduire le niveau d'engagement social dans les interactions en direct – nous pouvons toujours tirer le meilleur parti de nos réunions virtuelles en planifiant à l'avance et en encourageant une culture positive à distance.

Related: How Can You Mieux impliquer vos travailleurs à distance?

Un guide sain et productif pour les réunions virtuelles

Les réunions virtuelles feront partie de la vie de chaque leader à un moment ou à un autre. Et comme D'Angelo l'a dit, il serait sage d'aborder ces interactions de manière stratégique. J’ai appris quelques trucs de ma propre expérience et de mes recherches qui nous ont été utiles chez JotForm et qui, je l’espère, fonctionneront pour vous.

1. Définissez les règles de base.

Informez fermement et poliment votre équipe qu'elle doit éteindre son téléphone et s'abstenir de vérifier ses e-mails pendant la visioconférence. Des études ont révélé que, si la plupart des gens pensent qu’ils peuvent effectuer plusieurs tâches, ils ne le peuvent vraiment pas. Faire plus d'une tâche à la fois nuit à la productivité.

Mais plus que cela, les appareils sont particulièrement distrayants pour les autres. Cela est vrai pour les réunions en direct et virtuelles. Si quelqu'un présente ou partage une idée avec le groupe, il peut être particulièrement irrespectueux de voir quelqu'un regarder vers le bas ou sembler distrait.

2. Connectez-vous d'abord.

Sans aucun doute, l'une de mes choses préférées dans la création d'une entreprise a été de créer une culture qui permet aux gens de se mettre au travail.

Vous voulez renforcer ces liens lorsque vous travaillez à distance, et vous Pour ce faire, utilisez les premières minutes de votre vidéoconférence pour vous connecter à tout le monde. Demandez comment va tout le monde et réfléchissez-y. La recherche montre que la solitude est l'une des plus grandes difficultés de travailler à distance, donc encourager une communication positive est essentiel pour assurer une réunion productive.

Related: Pourquoi travailler à domicile est bénéfique pour l'employeur et l'employé

3. Rendez-le engageant.

Il est déjà assez difficile d'exiger de l'attention lorsque vous donnez une longue conférence passive en personne. Imaginez maintenant cela sur un écran. Pouvez-vous vraiment blâmer les gens de s'être assoupis en milieu de phrase?

C'est pourquoi il est crucial de captiver les gens dans les 60 premières secondes . Personnellement, je suis un grand fan de commencer avec une statistique ou une anecdote provocante où je partage quelque chose que j'ai appris. Ce que vous voulez, c'est aider votre équipe à comprendre le problème à résoudre avant de trouver des solutions.

4. Évitez les données ahurissantes.

Gardez cela à l'esprit: le jargon est l'ennemi de la connexion. Parcourir une liste de points de discussion et de diapositives sans fin est le meilleur moyen de s'assurer que les gens se séparent. «Peu importe à quel point le groupe est intelligent ou sophistiqué, si votre objectif est l'engagement, vous devez mélanger les faits et les histoires», Hale et Grenny soulignent . Ils encouragent les dirigeants à choisir le moins de données nécessaires pour informer et engager votre équipe, et ne pas ajouter une seule diapositive de plus.

Chaque fois que j'organise une réunion, je repense à l'un de mes anciens professeurs d'université, qui nous a dit de rendre nos présentations aussi traduisibles que possible pour la personne moyenne. "Ne devenez pas esclave des données", at-il dit.

5. Créer une implication significative.

L'une des plus grandes erreurs que de nombreux dirigeants commettent est de bourdonner sur un problème sans lire la salle – dans ce cas, l'espace virtuel créé entre différents membres de l'équipe qui ont un éventail de distractions à leur disposition. [19659006] Avant de définir votre programme, proposez deux à trois opportunités de créer un engagement significatif. Cela peut prendre la forme d'un sondage auprès des gens pour obtenir leur opinion, ou leur donner quelques minutes pour discuter de solutions entre eux.

Le but est de faire en sorte que les gens se sentent engagés, valorisés et connectés.

C'est une leçon que chaque PDG de chaque organisation doit continuellement s'efforcer de – s'adapter à la marée changeante et être prête à s'adapter rapidement. Ou pour citer le pianiste classique Arthur Rubinstein: «Bien sûr, il n'y a pas de formule pour réussir, sauf peut-être une acceptation inconditionnelle de la vie et de ce qu'elle apporte.

Connexes: Les réunions RingCentral simplifient l'alignement de votre main-d'œuvre distante