Qu’est-ce que la cartographie des flux de valeur ? Une technique Lean pour améliorer les processus métier

Les entreprises sont toujours à la recherche de moyens de fonctionner de manière rationnelle en réduisant le gaspillage et les redondances dans les processus métier dans toute l’organisation. La cartographie des flux de valeur (VSM) a fait ses débuts dans la fabrication, mais elle s’est avérée tout aussi utile dans l’entreprise en tant que technique de cartographie visuelle pour optimiser et améliorer les systèmes et les processus. En mettant en œuvre des techniques de cartographie des flux de valeur, les entreprises peuvent éliminer le gaspillage dans les processus de développement, identifier et prévoir les goulots d’étranglement de la chaîne d’approvisionnement et augmenter la valeur client en fournissant des services et des produits améliorés.

Qu’est-ce que la cartographie des flux de valeur ?

La cartographie des flux de valeur est une technique de gestion allégée permettant d’analyser le flux de matériaux, d’exigences et de données associés à un processus, un système ou un produit donné. VSM nécessite une communication et une collaboration solides entre les départements. Pour les organisations qui ont des départements cloisonnés ou isolés, encourager une plus grande collaboration entre les unités commerciales pourrait être un ajustement intéressant.

La mise en œuvre de la cartographie des flux de valeur peut prendre du temps, en particulier si vous choisissez un processus, un produit ou un système complexe à analyser. Plus le projet est important, plus il y aura de personnes et d’unités commerciales impliquées. Cela signifie que vous devrez peut-être consacrer plusieurs mois, voire plusieurs années, à la réalisation et à la mise en œuvre de votre stratégie VSM.

Avantages de la cartographie des flux de valeur

VSM profite aux organisations en tant que technique efficace pour identifier et communiquer les caractéristiques nécessaires des systèmes complexes. Il permet aux entreprises de visualiser chaque étape d’un processus – généralement un processus de fabrication ou de développement – et identifie chaque entrée et partie prenante nécessaire pour chaque étape. Avec VSM, chacun peut voir comment son travail soutient et ajoute de la valeur au système, et cela crée un moyen efficace pour toutes les parties prenantes de suivre les progrès.

Une carte de flux de valeur donne également un aperçu de tous les problèmes liés aux ressources, aux progrès et à la disponibilité, facilitant ainsi la l’amélioration des processus. Il peut aider à établir les besoins en main-d’œuvre, à suivre les temps d’arrêt, à identifier les taux d’erreur, à repérer les retards de production et à détecter les problèmes d’inventaire avant qu’ils ne deviennent un problème. VSM donne à toutes les personnes impliquées un point central pour vérifier, apporter des améliorations, découvrir tout problème potentiel et voir comment les choses progressent vers les objectifs initialement établis.

Processus de cartographie de la chaîne de valeur

Avant de commencer à créer une carte de flux de valeur, vous devez évaluer objectivement les processus métier, les produits et les systèmes de votre organisation. Commencez par parler à la direction, aux chefs de service et aux autres parties prenantes clés qui peuvent vous donner plus d’informations sur ce qui peut être amélioré. Vous devrez acquérir vous-même une expérience pratique du processus, du produit ou du système et demander à d’autres employés de vous expliquer leur rôle. Un VSM réussi implique tous ceux qui ont de l’expérience, des connaissances et une expertise sur le produit ou le système cartographié, de sorte qu’aucun détail ne soit négligé et que tout le monde travaille avec les mêmes informations.

Il est important de collecter autant de données que possible, par exemple, toute inefficacité du processus, le nombre de travailleurs impliqués, les ressources utilisées et les temps d’arrêt. Toutes les données potentiellement pertinentes ou remarquables sont utiles pour étoffer votre organigramme VSM final et obtenir des informations sur ce qui peut être affiné ou amélioré.

Vous allez ensuite créer deux organigrammes VSM distincts : une carte de flux de valeur de l’état actuel et une carte de flux de valeur de l’état futur. Votre VSM d’état actuel sera utilisé pour établir comment le processus s’exécute et fonctionne actuellement dans l’entreprise. C’est là que vous démontrerez les problèmes, les découvertes importantes et établirez les exigences clés. L’état futur du VSM, quant à lui, se concentre sur ce à quoi ressemblera votre processus une fois que votre organisation aura terminé les améliorations nécessaires.

Au fur et à mesure que vous travaillez en équipe sur le développement des cartes, vous pouvez éliminer ou consolider des étapes pour rendre l’organigramme final facile à suivre. Une fois établi, vous pouvez mettre la carte de flux de valeur dans un cadre tel que Kanban, qui est utilisé pour le développement agile. Avec les tableaux Kanban, vous pouvez créer une construction visuelle physiquement ou numériquement pour permettre à chacun de suivre la progression entre chaque étape.

Chaque fois que l’organisation met à jour un processus ou apporte une amélioration au processus, la carte de la chaîne de valeur devra être mise à jour pour refléter les changements. En règle générale, c’est quelque chose qui peut être fait tous les mois, au besoin. Une fois les changements mis en œuvre, il est important de voir s’ils introduisent des problèmes ailleurs dans le processus et de s’adapter en conséquence.

Étapes de cartographie de la chaîne de valeur

Peter Hines et Nick Rich du Lean Enterprise Research Center de Cardiff, au Royaume-Uni, ont créé sept outils de cartographie de la chaîne de valeur en 1997 pour aider les entreprises à se lancer dans la cartographie des flux de valeur. Hines et Rich notent que la boîte à outils VSM ne doit pas rester confinée à « une approche théorique particulière ». C’est à votre organisation de décider quel cadre de gestion agile ou lean utiliser, mais les auteurs attestent que suivre ces sept étapes vous aidera à mettre en œuvre la cartographie des flux de valeur parallèlement à tout cadre de gestion informatique que vous choisissez. Les cadres de gestion informatique allégés et agiles pertinents incluent Kaizen, Lean Six SigmaKanban ou réingénierie des processus métier.

1. Cartographie des activités de processus : Établissez des flux de processus, identifiez les gaspillages et les redondances et analysez les flux de travail et les processus métier.
2. Matrice de réponse de la chaîne d’approvisionnement : Identifiez tout obstacle dans le processus à l’aide d’un schéma simple.
3. Entonnoir de variétés de production : Regardez d’autres concurrents et industries pour voir quelles solutions ils ont découvertes pour des problèmes similaires.
4. Cartographie des effets Forrester : Créez des graphiques linéaires qui illustrent la demande des clients par rapport à la production pour visualiser l’offre, la demande et les retards éventuels.
5. Cartographie des filtres de qualité : Identifier tout défaut ou problème dans la chaîne d’approvisionnement.
6. Analyse du point de décision : Déterminez la demande push-and-pull dans la chaîne d’approvisionnement, un processus permettant de déterminer les ordres de production en fonction des stocks ou de la demande des clients.
7. Cartographie de la structure physique : Un aperçu descendant de ce à quoi ressemble la chaîne d’approvisionnement au niveau de l’industrie.

Symboles de mappage de flux de valeur

Étant donné que VSM consiste à visualiser un processus, les symboles aident à identifier les différentes parties du processus sur la carte de la chaîne de valeur. Ces symboles aident à organiser les organigrammes VSM, et ils sont souvent normalisés au sein d’une industrie ou d’une organisation.

Il existe des symboles largement utilisés que les organisations adoptent, mais s’il y a quelque chose d’unique ou de spécifique à une organisation, il n’est pas rare de concevoir vos propres symboles. La seule chose qui compte est que toutes les personnes impliquées dans le processus comprennent la signification de chaque symbole. Ces symboles appartiennent à quatre catégories principales :

• Symboles de processus : Les symboles de processus sont utilisés pour identifier divers types de processus dans une carte de flux de valeur et pour identifier les parties de processus qui gaspillent des ressources ou qui impliquent des clients ou des clients. Les symboles de processus couramment utilisés incluent ceux qui désignent les clients et les fournisseurs, les flux de processus dédiés, les processus partagés et les processus fusionnés.
• Symboles matériels : Les symboles de matériaux identifient les parties d’un processus qui dépendent des stocks et de la chaîne d’approvisionnement. Les symboles de matériaux couramment utilisés incluent ceux qui identifient les stocks, les expéditions, la disponibilité des stocks, les stocks tirés et les expéditions externes.
• Symboles informatifs : Les symboles informatifs sont utilisés pour montrer où et comment l’information joue un rôle dans un processus. Les symboles généralement utilisés pour les informations incluent ceux qui identifient le contrôle de la production, les problèmes d’inventaire, le contrôle des stocks, les zones qui doivent être vérifiées ponctuellement et les informations sur le processus qui ont été partagées verbalement.
• Symboles généraux : Tous les autres symboles relèvent généralement des symboles généraux s’ils ne relèvent pas des trois autres catégories. Les symboles généraux incluent ceux qui identifient les opérateurs, les informations diverses, les délais, les équipements, les entrepôts, les commandes, les problèmes de qualité et les solutions ou améliorations potentielles.

Logiciel de cartographie de la chaîne de valeur

Vous n’avez pas besoin d’outils ou de logiciels avancés pour créer un organigramme VSM, car vous pouvez facilement en créer un sur un tableau blanc. Mais la création d’une cartographie des flux de valeur peut être un long processus impliquant plusieurs départements et plusieurs parties prenantes clés, vous pouvez donc investir dans un logiciel conçu pour faciliter le processus.

Le logiciel VSM peut vous aider à créer des organigrammes, à tenir tout le monde informé et à offrir des fonctionnalités de collaboration et de visualisation qui permettent à chacun de rester concentré sur sa tâche. Vous pouvez également trouver en ligne des modèles de mappage de flux de valeur qui peuvent vous aider à commencer à cartographier vos processus métier.

Voici quelques outils logiciels VSM populaires pour vous aider à démarrer :

• Créativement
• Edraw
• Logiciel eVSM
• LucidChart
• Microsoft Visio
• Tirage intelligent
• Tableau
• Paradigme visuel en ligne

Formation et certification en cartographie des flux de valeur

Si vous souhaitez en savoir plus sur VSM et comment créer une carte de flux de valeur ou mettre en œuvre le processus dans votre entreprise, vous pouvez trouver de nombreux cours et programmes de formation sur le sujet. La plupart sont proposés en ligne et vous pouvez même en trouver qui sont spécifiques aux cadres de gestion Lean ou Agile pertinents, tels que Six Sigma.