Optimisation des demandes de droits d’objet : Minimiser les risques et les coûts grâce à des flux de travail adaptatifs de découverte électronique – Partie 2

Dans première partie de cette série de blogs, nous avons expliqué que les demandes de droits des sujets (SRR), y compris les demandes d’accès aux données (DSAR), varient considérablement dans leurs exigences en raison de la variation du volume et de la variété des données impliquées et du nombre de systèmes dans lesquels les données sont hébergées. L’application de flux de travail centrés sur la recherche aux SRR à effort élevé crée le risque de ne pas inclure toutes les données requises dans les délais prescrits (30 jours selon les exigences du RGPD et 45 jours pour le CCPA).

En plus du coût des amendes, ne pas utiliser un flux de travail adaptatif pour les SRR à effort élevé peut également être exceptionnellement coûteux à plus de 25 000 $ par demande.¹ Ce blog détaille comment créer un programme SRR adaptatif en déterminant quelles demandes traiter via quel flux de travail : centré sur la recherche pris en charge par des processus manuels, ou un flux de travail centré sur la révision pris en charge par la technologie eDiscovery.

Ce qui suit décrit les étapes requises pour les SRR de routine et les SRR à effort élevé.

SRR de routine : flux de travail centré sur la recherche pris en charge par des processus manuels

Étape 1 – Valider la demande comme légitime et définir les exigences

Étape 2 – Appliquer les termes de recherche dans chaque système dans lequel résident les données du demandeur

Étape 3 – Extraire et agréger les données dans une zone de préparation ou un document de préparation

Étape 4 – Vérifier l’exhaustivité et l’exactitude et vérifier manuellement qu’aucune donnée tierce n’est liée aux données du demandeur

Étape 5 – Produire sous la forme d’un rapport unique ou d’un ensemble de fichiers

SRR à effort élevé : flux de travail centré sur la révision pris en charge par la technologie eDiscovery

Étape 1 – Valider la demande comme légitime et définir les exigences

Étape 2 – Recueillir des données de manière extensive sur les nombreux systèmes dans lesquels résident les données du demandeur

Étape 3 – Utilisez des filtres de recherche empilables avancés pour réduire le volume de données à examiner et laisser derrière vous les données non pertinentes

Étape 4 – Utilisez des outils de « recherche similaires » et/ou un examen assisté par la technologie pour faire apparaître rapidement les données pertinentes à la demande

Étape 5 – Utiliser les outils automatisés pour identifier les personnes et corriger les données de tiers susceptibles d’être liées aux données du demandeur

Étape 6 – Utilisez l’outil de contrôle qualité de production automatisé et l’assistant de production pour traiter le rapport

Les flux de travail centrés sur la révision sont plus complexes, mais utilisent des outils essentiels pour extraire des volumes importants de données pertinentes à partir de très gros volumes de données non pertinentes. De plus, ils peuvent être complétés par équipes d’examen gérées expert en technologie d’examen et en outils appliqués pour détecter et sécuriser les PII, y compris les PII de tiers qui pourraient se trouver dans le même document que le demandeur.

Quelles demandes pour quel workflow ?

Pour déterminer le flux de travail approprié pour les demandes individuelles, les organisations doivent suivre les paramètres de la demande par rapport au temps nécessaire pour les satisfaire. Comme indiqué, les paramètres clés comprennent qui a fait la demande (client, employé, ex-employé), le sujet de la demande (par exemple, demande générale d’un client, litige client, grief d’un ex-employé, etc.) et le volume et la variété des données et le nombre de systèmes sur lesquels résident les données.

Certaines organisations peuvent trouver que leurs architectures informatiques et de données font de la satisfaction des demandes, même routinières, une tâche onéreuse sans prendre en charge Technologie de découverte électronique. Pour de nombreuses organisations, elles constateront que les demandes exigeantes partagent des paramètres facilement identifiables et que l’effort supplémentaire d’agrégation de toutes les données potentiellement pertinentes au sein d’une plate-forme d’eDiscovery rapportera des dividendes substantiels en réduisant le temps nécessaire pour examiner et extraire les données pertinentes. Pour valider cela, les organisations doivent simplement traiter une ou quelques demandes exigeantes via la plateforme eDiscovery à laquelle elles ont probablement déjà accès, et comparer le temps et l’exactitude des résultats avec le temps qu’il a fallu pour traiter la demande manuellement.

En plus de réduire les coûts globaux du programme SRR, les flux de travail adaptatifs réduisent également le risque d’amendes et l’impact négatif sur les marques et la fidélité des clients. Ceux-ci incluent le risque réduit d’amendes pour:

• Ne pas trouver toutes les données du demandeur ;

• Violer par inadvertance les droits de tiers dans la poursuite des droits du demandeur ; et, ou
• Ne pas respecter les délais.

En savoir plus sur les flux de travail eDiscovery dans « Conformité efficace à la confidentialité des données à l’aide de flux de travail eDiscovery», et découvrez comment OpenText Axcelerate et OpenText équipes d’examen gérées peut vous aider à répondre aux demandes SRR exigeantes.