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janvier 29, 2021

Meilleures pratiques d'approvisionnement – Tirer parti des demandes d'approvisionnement en libre-service8 minutes de lecture



Si vous lisez cet article, je suppose que vous avez demandé à M. Google de trouver une meilleure pratique. Ce que vous verrez, ce sont les 5, 7 ou 10 meilleures pratiques pour cette année ou l'année dernière ou n'importe quelle année. Ces articles contiennent de nombreuses idées et points de données valides qui devraient tous être examinés et pris en compte pour votre opération, mais qu'est-ce que cela signifie pour vous?

L'expression Best Practice a une définition très subjective et nous cherchons tous une réponse qui correspond à notre méthodologie commerciale. Celui qui tics notre liste et sonne bien à nos décideurs et fournisseurs de budget. Une meilleure pratique est celle qui répond aux besoins de votre entreprise et représente la meilleure probabilité qu'elle soit utilisée par votre personnel.

Voici quelques étapes pour trouver vos Meilleures pratiques en matière d'approvisionnement :

  1. ] Évaluez honnêtement vos opérations d'approvisionnement actuelles.
    • Où êtes-vous fort et réussissez-vous bien. Où êtes-vous faible et en difficulté.
    • Reconnaissez que les attributs forts et faibles peuvent être améliorés.
    • N'omettez pas les processus informels pendant l'évaluation. De nombreux processus clés se trouvent dans le courrier électronique ou dans d'autres médias informels qui devraient être pris en compte pour déterminer les meilleures pratiques.
  2. Construisez une liste complète des besoins et des objectifs d'achat pour payer.
    • Les listes à puces sont excellentes, mais préparez-vous avec des explications détaillées. «Je veux faire X pour pouvoir atteindre Y ». ( et oui, je vois l'ironie ici )
    • Couvrir tout le cycle de vie des achats, y compris les processus croisés. Le but est d'améliorer l'approvisionnement au paiement et non pas simplement de pousser les tâches vers d'autres processus.
  3. Obtenez un deuxième ou un troisième avis.
    • Avec votre liste de besoins et d'objectifs en main, obtenez une évaluation externe.
    • Il existe de nombreuses idées et méthodes de bonnes pratiques disponibles que les ressources externes peuvent offrir, mais aucune ne sait tout.
    • Essayez de comprendre les recommandations qui semblent très étrangers ou inutiles. Ils peuvent finir par être la meilleure pratique pour vous.
  4. Engagez-vous à changer.
    • Le changement est difficile et l'élément le plus important de la liste.
    • Les chefs d'entreprise doivent s'engager à changer.
    • Soyez ouvert au remplacement de vos processus actuels, peu importe à quel point vous les croyez confortables et efficaces. [19659006] Soyez ouvert à l'ajustement de la portée de votre projet afin de ne pas manquer de tirer parti des pratiques qui réduisent les coûts futurs et le temps de déploiement.

Exemple d'application d'une meilleure pratique en matière d'approvisionnement en tirant parti des demandes d'approvisionnement en libre-service [19659002] Scénario commercial actuel

 Oracle - Guide to Oracle Cloud: 5 étapes pour garantir une transition réussie vers le cloud

L'entreprise A Procurement Operations est chargée d'exécuter les bons de commande système en fonction des demandes générées en externe sous la forme de un document acheminé par e-mail pour approbation. Le service des achats étant petit, certains membres du personnel non chargés des achats sont autorisés à saisir des bons de commande sous la surveillance de l'acheteur. Ce processus réussit largement dans la mesure où il est facile de remplir le formulaire et d'acheminer le document. Les acheteurs reçoivent ce document en tant que demande de dépense et créent une commande d'achat dans le système d'approvisionnement. La société A a défini une portée de projet qui exclut le processus de demande en cours en invoquant des préoccupations concernant la gestion des changements internes et l'efficacité perçue.

Processus commercial actuel

  • Le demandeur traite la demande externe et envoie à l'acheteur ou à la personne désignée pour la saisie des commandes. création de commande.
  • La demande d'approvisionnement externe est convertie en demande de devis / proposition externe pour obtenir des prix négociés.
  • Si le nombre de lignes est petit, la commande est créée pour correspondre à la demande.
  • Si le nombre de lignes est élevé, la commande est créée avec une ligne basée sur le montant unique et un document de demande joint en tant qu'énoncé de travail détaillé.
  • Demande et RFQ / RFP jointes au bon de commande comme pièces jointes à l'appui.
  • Commandes d'achat créées par du personnel non chargé des achats et soumises à l'acheteur affecté pour examen , mises à jour et approbation.
  • Les bons de commande de grande valeur sont acheminés vers des niveaux de gestion des achats supplémentaires selon les besoins.
  • Achats Les commandes ne nécessitent pas de reçus et toutes les factures associées sont acheminées vers la hiérarchie des demandeurs pour approbation afin de garantir le paiement des produits et services effectivement fournis.

Évaluation du processus

  1. Cela prend-il en charge la nécessité de vérifier les registres d'approvisionnement?
    1. Oui, car les fichiers de demande et de courrier électronique «approuvés» sont joints au bon de commande et peuvent être vérifiés avec le bon de commande.
  2. Le système d'approvisionnement peut-il analyser l'historique des dépenses?
    1. Oui, mais avec des détails limités, car l'analyse provient du bon de commande et des paiements, et non de la demande.
  3. Les acheteurs peuvent-ils évaluer les coûts actuels et historiques avec un nouveau marché?
    1. Oui, mais avec beaucoup d'efforts car les détails historiques sont enterrés dans un document de réquisition séparé.
  4. Y a-t-il des processus dupliqués?
    1. Oui, car l'approbation de la demande a lieu hors ligne, puis la facture reçue est acheminée vers les mêmes approbateurs pour le paiement des dépenses déjà autorisées par l'approbation de la demande. responsable de l'exécution des bons de commande en fonction des demandes générées et approuvées par le système. Le processus de demande est déplacé vers le système d'achat et les demandes sont créées avec des éléments de ligne détaillés et acheminées via le workflow pour obtenir toutes les approbations de dépenses requises. Le personnel non responsable des achats passe des rôles de saisie de bon de commande à des rôles de saisie de demande.

      Processus de gestion des meilleures pratiques

      • Le demandeur ou la personne désignée crée une demande et soumet pour approbation de dépenses dans le système d'approvisionnement.
      • La demande est convertie en Demande de devis / proposition pour obtenir des prix négociés.
      • L'acheteur traite la demande et le devis du bon de commande avec tous les détails contenus dans la demande
      • Bon de commande soumis pour examen et approbation de conformité par la direction des achats comme l'exige la valeur du document.
      • Tous les bons de commande nécessitent des reçus pour permettre l'appariement et le paiement des factures sans aucune exigence d'approbation supplémentaire.
        1. Historique d'audit complet sur le cycle de vie des demandes et des bons de commande, y compris les modifications et le traitement des approbations.
      • Le système d'approvisionnement peut-il analyser l'historique des dépenses?
        1. En tant que demande créée dans le système d'achat, les détails au niveau de la ligne offrent une analyse continue. De plus, ces détails sont disponibles pour les rapports.
      • Les acheteurs peuvent-ils évaluer les coûts actuels et historiques avec un nouveau marché?
        1. Les coûts historiques peuvent être évalués par catégorie ou par article.
      • Y a-t-il des processus dupliqués?
        1. En tirant parti de l'approbation des demandes dans le système d'achat et en faisant correspondre les factures avec les bons de commande et le flux de travail d'approbation des reçus pour les factures, il n'est plus nécessaire.

    Avantages

    • Préoccupation pour la gestion du changement liée au personnel non chargé des achats ayant besoin d'apprendre un nouveau processus 'a été médiatisé car la formation des utilisateurs était requise quel que soit le chemin de déploiement. Le choix de la meilleure pratique ne nécessitait aucune gestion des modifications supplémentaire.
    • Réduction du temps de cycle de paiement fournisseur en éliminant le flux d'approbation des factures
    • Visibilité de la direction pour les engagements de dépenses augmentée
    • Vérification de la vérification du processus d'achat améliorée