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novembre 10, 2020

Étapes intelligentes pour préparer votre équipe au succès lorsque vous travaillez à domicile



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La pandémie mondiale a eu un impact incroyable sur notre façon de travailler, mais le plus évident est le changement dans nous travaillons: depuis le début de la pandémie, 88% des organisations ont encouragé ou exigeait donc que leurs employés travaillent de chez eux . Pour des millions de personnes, le lieu de travail n'est plus considéré comme un ou une cabine. Au lieu de cela, il est devenu une table de petit-déjeuner ou un canapé de salon très fréquenté.

Aller à distance est un changement radical pour tout le monde, en particulier les propriétaires d'entreprise qui font face au défi de préparer leur personnel à un nouvel environnement. Si votre entreprise n'était pas habituée auparavant à utiliser un système numérique, cela peut sembler un choc pour le système. Cependant, aller à distance est facilement faisable, car la technologie a évolué pour s'adapter à un monde post-COVID. Aujourd'hui plus que jamais, les entreprises profitent des avantages d'une équipe répartie dans une ville (ou même un pays) et sont toujours aussi productives que dans un bureau.

Si vous vous sentez dépassé à l'idée de déplacer votre équipe vers un environnement distant dans un avenir prévisible, suivez ces étapes pour préparer votre équipe à réussir dans un environnement distant.

Mettre à jour les politiques de travail de l'entreprise.

En dehors du bureau la journée de travail typique est incroyablement différente. Vos employés seront probablement disponibles à des moments différents pour accueillir leurs familles, et changera également. Pour vous préparer à une configuration à distance, vous devrez mettre à jour les règles de travail et ajuster les attentes pour s'adapter à diverses situations. Par exemple, déterminez si vous exigez que les employés soient en ligne à certains moments (ou autorisez un horaire flexible) et comment passer au numérique des procédures généralement manuelles telles que l'impression, la numérisation, etc.

Lorsque vous créez vos nouvelles attentes, gardez à l'esprit que vos employés s'adaptent à une toute nouvelle façon de travailler et planifiez en gardant à l'esprit la flexibilité. Avant de concrétiser ces politiques, partagez-les avec votre équipe afin que chacun soit conscient des nouvelles attentes et puisse préparer son plan de travail en conséquence.

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Le problème numéro un que les entrepreneurs partagent aujourd'hui est de trouver, de vérifier, d'embaucher et de conserver l'expertise . [19659009] Choisissez un canal de communication.

Dans un environnement de bureau typique, la plupart des employés gardent leur téléphone personnel avec eux tout au long de la journée pour répondre aux appels, SMS ou e-mails. Avec le travail à distance, cela peut ne pas être le cas car les employés sont chargés de travailler et de gérer simultanément leur ménage. Étant donné qu'il n'est pas toujours possible d'obtenir une réponse instantanée dans un environnement distant, l'ajout d'un canal de collaboration spécialement conçu pour votre équipe est la meilleure option suivante.

Il existe de nombreuses options pour les canaux de communication, mais faites vos recherches avant d'en choisir un pour vous assurer qu'il correspond à la configuration et aux objectifs de votre équipe. Slack est un choix populaire (en raison également de sa merveilleuse bibliothèque de gifs), mais d'autres options incluent business et Hangouts. La plupart ont des plans adaptés à votre budget, et vous vous remercierez à l'avenir d'avoir mis en place un canal dédié aux communications professionnelles.

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Créez un document de communication interne.

Au bureau, il est facile de se déplacer et d'obtenir les informations dont vous avez besoin, sans avoir besoin de SMS ou d'e-mail. Cependant, maintenant que votre équipe est distante, elle devra s'appuyer sur les coordonnées de chacun pour passer des appels ou discuter de problèmes urgents qui ne peuvent pas être traités par chat.

Pour éviter toute panique liée à une urgence de travail, conservez une trace des coordonnées de chacun des membres de votre équipe, de préférence dans une feuille Google ou un document Excel qui peut être modifié selon les besoins. Dans un environnement distant, il est facile de parcourir accidentellement la journée de travail typique. Il est donc judicieux d’inclure dans vos dossiers les heures auxquelles votre personnel est à l’aise pour être contacté. Les membres de l'équipe peuvent se sentir mal à l'aise de partager des informations telles que leur numéro de téléphone portable personnel, alors assurez-vous de demander avant de les partager avec l'équipe.

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Ayez un support informatique solide (ou sachez vers qui se tourner).

Même dans un environnement distant , la technologie peut se détraquer et affecter de toute l'équipe si elle n'est pas gérée correctement. Si vous avez la chance d'avoir une équipe informatique interne, mettez en place un plan qui les aide à trier les problèmes techniques qui surviennent. Pour résoudre rapidement les problèmes, distribuez au sein de votre équipe des informations indiquant à qui s'adresser spécifiquement en fonction du problème technique, et donnez aux employés la grâce en cas de problème.

Si votre entreprise ne dispose pas d'une équipe informatique, ne vous inquiétez pas. il est encore tout à fait possible de résoudre facilement les problèmes avec une aide externalisée. Collectez une liste de contacts à partir des plates-formes logicielles que vous utilisez pour localiser rapidement qui appeler en cas de problème. Et surtout, demandez à vos employés de mettre à jour l'équipe chaque fois que des problèmes techniques surviennent; cela aidera à réduire toute friction entre les membres résultant de retards de productivité.

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Comprenez vos limites.

Aussi merveilleux que puisse paraître le travail à distance, il est indéniable qu’il comporte également des défis. Pour certains, un environnement domestique est infiniment plus stressant et chaotique que le bureau. Lorsque vous configurez votre équipe pour un environnement distant réussi, il est essentiel de reconnaître ces limites et d’encourager l’équipe à être attentive aux situations des autres.

Par exemple, la création d'un espace silencieux pour un appel Zoom peut ne pas être possible pour chaque employé. Pour apaiser les inquiétudes de votre personnel, identifiez les «normes» de conformité telles que les enfants et les animaux de compagnie qui entrent à l’écran et d’autres interruptions habituelles de la maison. Cela aidera à calmer les nerfs des employés au sujet de leur espace de travail et établira une base de respect au sein de l'équipe.

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Fixez des limites pour vous-même et pour les autres.

Ce n’est un secret pour personne que travailler dans un environnement éloigné peut brouiller la frontière entre le travail et la vie personnelle. Lorsque le travail n'est qu'à quelques pas de l'endroit où vous vous détendez, il est tentant d'envoyer un autre e-mail à votre équipe après la fin de la journée pour avancer demain. Cependant, envoyer «juste un e-mail de plus» peut rapidement se transformer en une autre heure de travail, ce qui nuit à votre santé et à votre santé mentale générale. Essayez de définir une heure limite pour le travail et éteignez complètement tous les éléments liés au travail tels que les ordinateurs et désactivez les notifications de votre canal de communication désigné pour obtenir le temps dont vous avez besoin pour recharger.

Encouragez votre équipe à se fixer également des limites fortes . Écrivez dans votre politique que les employés doivent se mettre hors tension à une heure fixe (et raisonnable) pour s'assurer qu'ils se rechargent. Employés épuisés = faible productivité, et pour éviter le manque de qualité du travail, il est important que votre équipe ait la possibilité de se détendre et de se préparer mentalement pour demain.

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Déplacer votre équipe vers un environnement complètement distant n'est pas impossible; avec la technologie actuelle, il est devenu beaucoup plus facile de garder votre équipe connectée et productive même à des kilomètres de distance. Lorsque vous travaillez dans les plis d'un environnement distant, n'oubliez pas de prendre chaque jour comme une expérience d'apprentissage et d'améliorer la configuration de votre équipe au fur et à mesure. Après un certain temps, vous aurez une meilleure compréhension du fonctionnement de votre équipe et des meilleures pratiques pour la garder connectée.

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