Comment les équipes informatiques peuvent contribuer à favoriser une culture soucieuse de la sécurité

Ces bonnes pratiques peuvent vous aider à former vos employés sur la manière de partager des fichiers de manière plus sécurisée.

Préparer les employés avec les connaissances nécessaires pour partager correctement des fichiers et comprendre les meilleures pratiques de sécurité est la responsabilité de chaque service informatique. Pour éviter les violations et les fuites de données, vous devez former vos collègues à partager des fichiers de manière plus sécurisée. Dans cet article, nous aborderons certaines des meilleures méthodes pour apprendre aux employés à partager des fichiers sans compromettre les données.

Les risques du partage de fichiers non sécurisé

Le partage de fichiers est un excellent moyen de collaborer et de communiquer avec vos collègues, clients et partenaires. Mais cela peut aussi être une activité risquée si vous ne le faites pas en toute sécurité. Un partage de fichiers non sécurisé peut exposer vos données à des pirates informatiques, à des concurrents ou à d’autres personnes susceptibles d’avoir des intentions malveillantes.

Certains des risques liés au partage de fichiers non sécurisé incluent :

• Données violations : si vous partagez des fichiers via des protocoles non chiffrés ou faiblement chiffrés, tels que FTP ou HTTP, n’importe qui peut intercepter et accéder à vos données. Cela peut entraîner un vol de données, une fraude d’identité ou des attaques de ransomware.
• Problèmes juridiques et de conformité : si vous partagez des fichiers sans contrôle d’accès ni audit approprié, vous risquez de divulguer vos données à des personnes non autorisées. fêtes. Cela peut entraîner des violations de conformité, des problèmes juridiques ou des désavantages concurrentiels. Les lois telles que HIPAA et GDPR, ainsi que les exigences contractuelles telles que PCI DSS exigent des pratiques strictes en matière de sécurité des données. Des informations compromettantes signifient que votre organisation pourrait faire face à des conséquences juridiques majeures telles que des amendes, des poursuites et même des poursuites pénales.
• Des conséquences désastreuses : À la suite d’une violation de données, votre équipe devra contenir l’incident, enquêter sur la manière dont il s’est produit et résoudre tout problème. Cela coûte de l’argent, du temps et des ressources qui auraient pu être consacrés à des activités commerciales normales. Les employés peuvent également se sentir angoissés et en colère ou perdre confiance dans l’organisation.

Former les employés aux procédures appropriées de partage de fichiers

Les risques que nous avons soulignés dépassent de loin les avantages liés aux raccourcis en matière de sécurité. Former votre personnel aux procédures responsables de partage de fichiers est l’un des meilleurs moyens d’atténuer ces menaces. Voici quelques conseils pour une formation efficace des employés :

Concentrez-vous sur le pourquoi

Expliquez aux employés pourquoi les mesures de sécurité sont importantes. Partagez des exemples de dommages causés par des violations de données dans d’autres entreprises pour souligner l’importance de protocoles appropriés. Discutez de la manière dont les données vulnérables peuvent conduire au vol d’identité, à la fraude financière et au préjudice des clients. Aidez-les à comprendre que la sécurité est l’affaire de tous.

Gardez les choses simples

Ne submergez pas les employés avec des politiques et des procédures complexes. Fournissez des directives simples dans un format facile à comprendre, avec des aides visuelles lorsque cela est possible. Pour le partage de fichiers, concentrez-vous sur des principes fondamentaux tels que :

• Partagez des fichiers uniquement avec des personnes autorisées.
• Utilisez les services de partage de fichiers approuvés par l’entreprise.
• Protégez par mot de passe et chiffrez les documents sensibles.
• Ne partagez jamais les informations de connexion.

Équiper les employés d’une solution de partage de fichiers sécurisé

Votre service informatique peut simplifier la stratégie de sécurité en examinant et en sélectionnant une solution de partage de fichiers sécurisée qui répond aux besoins de votre entreprise, puis en formant correctement le personnel. sur la façon de l’utiliser. Le fait de recommander une solution logicielle aidera votre équipe à surveiller son utilisation continue et à fournir des conseils de manière rationalisée.

Proposer des exemples pratiques

Parcourez les scénarios courants que les employés peuvent rencontrer, démontrant les bonnes et les mauvaises façons de partager des informations. Par exemple, montrez comment partager correctement un document avec un collègue d’une autre entreprise plutôt que de partager accidentellement un fichier avec des utilisateurs externes non autorisés. Offrez aux employés la possibilité de poser des questions sur les zones grises auxquelles ils pourraient être confrontés.

Surveiller et examiner

Une fois la formation des employés terminée, surveillez l’activité de partage de fichiers pour vérifier qu’elle est conforme aux procédures. Fournir une formation de suivi et des commentaires constructifs si nécessaire. Examiner les politiques chaque année et les mettre à jour pour tenir compte des changements technologiques, des risques et des normes de conformité. Mettez en œuvre des contrôles ponctuels et des campagnes de phishing simulées pour identifier et corriger les vulnérabilités des employés.

Mise en œuvre de solutions de partage de fichiers sécurisés

En plus de former votre personnel aux procédures, vous devez également les sensibiliser à l’utilisation de solutions de partage de fichiers sécurisés. Tenez compte de ces conseils :

• Organisez des sessions de formation interactives, en direct et enregistrées, pour découvrir le fonctionnement des outils et les directives d’utilisation appropriées. Exigez des employés qu’ils suivent la formation et toute certification pour aider à renforcer leur compréhension.
• Fournissez des procédures opérationnelles standard (SOP) et une documentation faciles à suivre sur l’intranet de votre entreprise. Incluez des aides visuelles telles que des captures d’écran, des diagrammes et des vidéos. Examinez et mettez à jour régulièrement les ressources pour tenir compte de tout changement.
• Envoyez des rappels réguliers sur les bonnes pratiques de sécurité pour le partage et le stockage de fichiers. Répétez la question « Pourquoi » derrière les politiques visant à maintenir la motivation des employés. Vous pourriez dire quelque chose comme : « N’oubliez pas qu’une bonne sécurisation des fichiers contribue à protéger les données de notre entreprise et de nos clients. »
• Prêchez par l’exemple à travers vos propres actions et communications. Modélisez le type de comportements et d’état d’esprit axés sur la sécurité que vous souhaitez voir de la part de votre personnel.

Surveiller l’activité de partage de fichiers et remédier aux violations

Surveiller la façon dont les employés utilisent votre système de partage de fichiers est essentiel pour maintenir la sécurité. Comme le dit le proverbe, « Ce qui est mesuré est géré. » Vérifiez régulièrement les domaines suivants :

Rapports d’activité des utilisateurs

Examinez les rapports qui affichent l’accès aux fichiers, les téléchargements et le partage par les utilisateurs. Recherchez tout pic d’activité inhabituel ou tout accès à des données sensibles par des personnes non autorisées. C’est une bonne idée de vérifier ponctuellement l’activité des utilisateurs sur une base hebdomadaire ou mensuelle pour vérifier que les protocoles de sécurité appropriés sont suivis.

Alertes de violation

Votre solution de partage de fichiers doit fournir des alertes lorsque des violations potentielles sont détectées, comme un utilisateur dépassant un nombre maximum de téléchargements de fichiers par jour ou accédant à des fichiers qu’il n’est pas autorisé à afficher. Assurez-vous de traiter rapidement toute alerte de violation pour éviter les violations de données ou la perte d’informations. Parlez avec l’utilisateur en question et rééduquez-le sur les procédures de sécurité appropriées si nécessaire. Des violations répétées peuvent nécessiter une restriction temporaire de l’accès au système.

Audits

Effectuez des audits réguliers de l’activité de partage de fichiers, des autorisations et de l’accès des utilisateurs. Vérifiez que les utilisateurs ne peuvent accéder qu’aux données et fichiers nécessaires à leur(s) fonction(s). Recherchez les comptes d’utilisateurs dormants et désactivez-les. Vérifiez les liens de partage et les mots de passe pour un accès approprié. Les audits permettent de fournir une évaluation globale de la manière dont votre stratégie de gouvernance de la sécurité des fichiers est mise en œuvre.

Réflexions finales

Voici un bref récapitulatif de ce que nous avons couvert jusqu’à présent :

Une politique de partage de fichiers qui couvre la myriade d’aspects de la sécurité est essentielle à suivre pour vos employés. protocoles appropriés. Commencez par définir quelles pratiques de partage sont autorisées et lesquelles sont interdites. Par exemple, vous souhaiterez promouvoir le partage de fichiers au sein du réseau de l’entreprise ou d’un service cloud approuvé avec des contrôles d’accès appropriés, en utilisant des mots de passe forts et en activant l’authentification à deux facteurs autant que possible. D’un autre côté, les pratiques telles que le partage de fichiers via des services tels que la messagerie personnelle, les applications de messagerie ou les réseaux sociaux doivent être découragées.

Ensuite, apprenez à votre équipe pourquoi la sécurité est importante. Expliquez comment des pratiques imprudentes peuvent entraîner des violations de données, des violations de la vie privée et même des problèmes juridiques. Fournissez des exemples concrets des conséquences de tels incidents. Vos employés seront plus susceptibles de s’y conformer s’ils comprennent la logique qui se cache derrière les règles.

Il est également important de fournir des conseils clairs sur la manière de partager et d’accéder correctement aux fichiers. Affichez les services et fonctionnalités approuvés étape par étape. Mettez en surbrillance les options telles que l’accès en lecture seule et les dates d’expiration pour plus de sécurité. Offrez des opportunités de poser des questions pour une compréhension plus complète.

Vérifiez la conformité et rééduquez si nécessaire. Recherchez les services de partage non autorisés ou les mots de passe faibles utilisés et résolvez les problèmes immédiatement. Exigez des examens réguliers des politiques et des quiz pour garder la sécurité en tête de liste. Restez à jour avec les dernières bonnes pratiques et mettez à jour votre politique en conséquence.

Éduquer votre équipe sur les meilleures pratiques de sécurité ne doit pas nécessairement être compliqué ou prendre beaucoup de temps. Concentrez-vous sur les bases, fournissez des exemples pratiques et des ressources auxquels ils peuvent se référer en cas de besoin et rendez la formation engageante et interactive. Lorsque les employés se sentent dotés des connaissances et des outils appropriés, ils sont plus susceptibles de contribuer à renforcer la sécurité de votre organisation.