Comment les entreprises peuvent s'assurer qu'un audit de régime d'avantages sociaux sera un succès

Août
7, 2021

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Les régimes d'avantages sociaux sont, de par leur nature même, décentralisés. Certains aspects du plan sont susceptibles d'être sous-traités à des organisations de services tierces spécialisées dans les fonctions de comptabilité et de tenue des dossiers d'investissement. Cependant, quelque peu paradoxalement, les entreprises assument l'entière responsabilité de l'intégrité de tous les aspects de leur régime d'avantages sociaux, y compris ceux gérés par des tiers.

Les organisations comptant plus de 100 employés éligibles pour participer à leur régime d'avantages sociaux sont tenues d'effectuer un audit. effectué sur une base annuelle et déposé avec le formulaire 5500. Bien que l'audit doive être effectué par un cabinet externe, il est essentiel de s'y préparer et de gérer efficacement le processus et peut entraîner une rationalisation globale des processus de votre régime d'avantages sociaux.

Choisissez. une entreprise expérimentée

Les audits des régimes d'avantages sociaux sont soumis au Département américain du Travail, qui encourage activement les entreprises à faire appel à des cabinets d'audit expérimentés. Selon le DOLles cabinets comptables qui effectuent le moins d'audits d'avantages sociaux sont six fois plus susceptibles de commettre des erreurs que ceux qui effectuent un volume élevé d'audits d'avantages sociaux.

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Désigner une personne interne pour gérer le processus d'audit

Étant donné que les avantages sociaux peuvent englober la retraite, les soins de santé, les soins dentaires et plus encore, les différents fournisseurs impliqués et les informations requises pour l'audit peuvent être assez tentaculaires. Lorsque les entreprises effectuent leur premier audit de régime d'avantages sociaux, elles sous-estiment souvent ce qui est impliqué.

L'auditeur doit comprendre toutes les activités entourant le régime, les contrôles internes et les processus financiers qui sont directement liés à la façon dont le plan fonctionne. Ils devront également comprendre les systèmes que vous utilisez, tels que la paie, un fiduciaire du régime et un gardien des dossiers.

Désigner une personne au sein de votre organisation pour être le point de contact pour l'audit et pour gérer la compilation et le partage Ces informations garantiront le bon déroulement du processus et réduiront la charge pour le reste de votre équipe.

Comprenez vos processus et vos contrôles

Les processus et les contrôles des systèmes qui ont une incidence sur votre régime d'avantages sociaux sont un élément essentiel d'un régime d'avantages sociaux des employés Audit. Cela comprend la surveillance et le contrôle des contrôles sur les organisations de services tiers qui jouent un rôle dans ces processus.

Par exemple, les employés modifient fréquemment le pourcentage de leur salaire qui est détourné vers leur compte de retraite. L'entreprise a la responsabilité d'effectuer ce changement dans son système de paie en temps opportun. Il est important de comprendre comment ces changements sont reçus et effectués dans le système de paie et de s'assurer que des procédures sont établies pour s'assurer qu'ils se produisent.

L'entreprise doit également s'assurer qu'elle ne conserve pas les fonds plus longtemps qu'elle ne le devrait. Les cotisations, qui comprennent les cotisations de l'employé ainsi que toute contrepartie de l'employeur, doivent être envoyées au fiduciaire et au responsable des dossiers en temps opportun.

Le maintien de ces contrôles n'est pas une mince affaire, mais il est essentiel pour protéger l'intégrité financière de l'employé. régime de prestations. Il ne faut pas avoir peur des ratés en cours de route : l'audit peut aider la direction à améliorer, à rationaliser les opérations associées au plan et à renforcer les contrôles internes sur les rapports au sein du plan.

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Un exemple concret

Mon entreprise a travaillé avec une entreprise technologique qui avait connu une croissance rapide. En conséquence, le service des ressources humaines était en sous-effectif et surchargé d'autres responsabilités normales en interne. Ils n'étaient pas en mesure d'apporter des changements en temps opportun ou avec précision dans leur système de paie pour les pourcentages de cotisation des employés, ou parfois même n'effectuaient pas les changements que les employés demandaient.

Lorsque nous sommes allés tester les cotisations versées pour les employés, les montants que l'employé avait demandé à être retiré étaient soit sous-estimés, soit surestimés. Cela a dû être corrigé avant la fin de l'audit. Le plus souvent, les entreprises qui ont de bonnes politiques et procédures sur les cotisations des employés au régime auraient identifié ce problème et l'ont résolu avant le processus d'audit.

Un audit aide l'entreprise à déposer un formulaire 5500 complet et précis pour le plan auprès du DOL, mais il peut également aider la gestion du plan à améliorer et à rationaliser les opérations du plan.

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