Centre d'adoption des équipes – Plongée en profondeur – Partie 4 (échelle)

Bienvenue dans la phase finale de votre adoption par les équipes! Au cours de cette dernière phase, nous apporterons tout ce que vous avez appris jusqu’à présent et nous l’appliquerons pour soutenir l’activation à grande échelle des équipes dans votre organisation! Pour procéder correctement, procédez comme suit:

1. Définissez les résultats et les réussites
2. Optimisez le retour d’information et les rapports
3. Sensibilisez et mettez en œuvre la formation
4. Les examens de la santé des services de planification

Cela dit,

Définissez les résultats et les réussites

Comme pour tout objectif, vous devez avoir un type de résultat escompté et une mesure que vous souhaitez atteindre. peut définir le succès avec. Pour pouvoir évoluer de manière appropriée pour ce déploiement, vous souhaiterez utiliser les informations que nous avons déjà collectées lors des phases précédentes et les utiliser pour appliquer et développer vos critères de réussite. Bien qu’il n’existe pas de «bonne» façon de procéder, Microsoft a recommandé une stratégie pour mapper ces critères. Il est divisé en 4 catégories:

• Organisationnelle
  • Transformation culturelle
  • Maintien en poste des employés
  • Acquisition de talents
  • Engagement social
  • Agilité opérationnelle
• Culturel
  • Sentiments des employés
  • Recommandations des employés
  • Commentaires des clients
  • Mesures en faveur de l'innovation (contributions au forum d'idées, par exemple, hackathons, engagement pour l'innovation des produits)
• tangible
  • Impact sur l'expérience client (service plus rapide, réduction des incidents de service, participation à un programme de fidélisation / parrainage de clientèle)
  • Économies
  • Génération de revenus
  • Sécurité des données
  • Simplification des processus
  • Mise hors service des systèmes existants
• Particulier
  • Utilisation des outils souhaités
  • Moral des employés
  • Productivité des employés
  • Engagement des employés
  • Génération d'idées

Sélectionnez une stratégie d'activation du service

. Même étape, vous commencez à examiner votre stratégie d’activation du service. Microsoft prend actuellement en charge cinq stratégies différentes prises en charge:

• Teams First – Dirigez votre déploiement avec des équipes
  • Utilisateurs O365 nouveaux ou peu utilisés
• Noyau des équipes – Dirigez votre collaboration avec les équipes
  • Activation d'équipes aux côtés de SharePoint et OneDrive
• Les équipes deviennent grandes – Tous les employés des équipes et des équipes à l'échelle de l'organisation
  • Idéal pour les clients de moins de 1000 utilisateurs
  • Activez la collaboration inter-organisations avec une seule équipe pour tous
• Côte à côte avec Skype: demandez aux équipes et à Skype Entreprise de travailler en tandem.
  • Utilisez les tactiques essentielles des équipes (mentionnées ci-dessus) pour la collaboration et Skype for Business pour les scénarios d'appel d'entreprise, d'interopérabilité et hybrides
• Migration – Migration à partir de Skype Entreprise vers des équipes
  • Planifiez votre passage de Skype Entreprise à des équipes en créant une feuille de route pour la stratégie de service

Pour obtenir une liste complète de ces stratégies d'activation, consultez la documentation ici .

Les instructions recommandées par Microsoft à leurs clients et qui ne garantissent pas nécessairement une solution unique peuvent varier.

Engager les parties prenantes

Vous devez définir très tôt le rythme approprié dans le projet. et méthode de communication avec vos parties prenantes. Cela vous permettra de définir clairement votre vision globale et votre objectif final pour tous les membres de votre organisation. Tout comme avec votre stratégie d'activation de service, vos méthodes peuvent différer légèrement de la manière dont Microsoft expose les choses. Cela dit, vous devez choisir la méthode qui convient le mieux pour communiquer avec les différents niveaux d’engagement de votre organisation.

Élargissez votre équipe de mise en œuvre

En fonction de la taille de votre mise en œuvre, vous aurez peut-être besoin d’une plus grande équipe. signifie beaucoup de rôles différents.

• Commanditaires
• Support informatique
• Formation du personnel
• Gestion du changement
• Autres champions

Un gros problème que j'ai déjà vu avec des clients c'est qu'ils sont trop éparpillés, ce qui signifie qu'ils ont trop de rôles assignés à chaque individu. Lorsque cela se produit, la personne est souvent submergée par tous les rôles qu’elle doit assumer sans pouvoir s’acquitter de ces rôles au maximum de ses possibilités. Cela dit, il est souvent recommandé de répartir les rôles des différents individus afin qu’ils aient un objectif clair à atteindre. Si la personne dispose de la bande passante, elle peut assurément assumer plus d'un rôle, mais assurez-vous de souligner l'importance de chaque rôle afin qu'elle puisse clairement comprendre qu'elle doit posséder les compétences techniques, en communication et en formation nécessaires pour la réussite de son projet. projet de changement.

Développez vos politiques de gouvernance et de gestion de l’information

Une fois votre stratégie d’activation mise en place, il est temps de vous concentrer sur le concept de gouvernance que vous avez décrit dans la phase 1. Cela nécessitera un retour en arrière et une couverture. décisions 1 à 6 du Guide de démarrage rapide de la gouvernance . Pour des exemples de meilleures pratiques en matière de provisioning et de gestion au niveau de l’équipe, consultez la documentation officielle de Microsoft ici .

Rationalisez l’engagement commercial

La dernière étape de la définition de vos résultats et de votre succès consistera à rationaliser les engagements commerciaux. Pour ce faire, vous devrez travailler en étroite collaboration avec vos unités fonctionnelles afin de bien comprendre leurs besoins, leurs opportunités et leurs difficultés. Microsoft a fourni un excellent moyen de démarrer ce processus en vous indiquant les étapes à suivre pour rationaliser votre travail avec les unités fonctionnelles:

1. Rencontrez les personnes influentes au sein d'une unité business avant d'engager le responsable pour obtenir des informations et un alignement optimal.
2. Comprenez leurs solutions actuelles pour les scénarios courants (courrier électronique, SharePoint, Yammer et autres produits).
3. Commencez modestement en sélectionnant des scénarios correspondant à des difficultés importantes, faibles / moyennes à mesure que vous évoluez.
4. Capturez les retours et développez des champions Connaissance des unités d’affaires pour soutenir la transition.
5. Configurez des points de contrôle mensuels pour discuter des progrès et hiérarchiser l’arriéré de projets supplémentaires.

Optimisez les retours et les rapports

Excellent travail! Vous avez déployé des équipes sur le terrain et il est temps d’obtenir les commentaires tant attendus de vos clients pour savoir comment ils aiment utiliser Teams. Comme lors de la phase d’expérience, lorsque vous avez collecté des informations sur la façon dont les utilisateurs ont utilisé les équipes et leur expérience, vous souhaiterez intégrer cette même méthode de rétroaction pour améliorer vos programmes de sensibilisation et de formation à mesure que vous développez des équipes pour les masses. En outre, vous voudrez peut-être examiner votre rapport de service lors du déploiement et de l’adoption de Microsoft Teams. Vous pouvez utiliser trois types de rapports de service:

• Service Health – Localisé dans le locataire O365 (Admin> Santé> Service Health)

• Activité de service – Localisation dans le locataire O365 (Admin> Rapports> Utilisation)

• Satisfaction du service – Informations collectées via des forums de la communauté et des enquêtes sur l'expérience utilisateur

Sensibiliser et mettre en œuvre une formation pour les équipes Microsoft

Très bien, maintenant que vous disposez des retours et des rapports appropriés, vous pouvez continuer à sensibiliser et à former le personnel de manière à pouvoir commercialiser les équipes Microsoft auprès de vos utilisateurs afin de vous assurer qu'ils sont au courant des toutes dernières fonctionnalités offertes aux équipes. . Les communications internes seront l’un de vos principaux atouts pour l’adoption des équipes. Cela dit, vous devez inclure les éléments suivants:

• Supports de sensibilisation internes, tels que des affiches, des panneaux de signalisation numérique et des événements.
• Information sur la formation et l'entraide en un lieu unique.

En outre, vous devez suivre ces étapes. pendant vos phases pilotes pour tirer le meilleur parti des équipes:

• Organisez une réunion régulière avec les parties prenantes de votre projet pour les mises à jour.
• Mettez à disposition une documentation pour vous aider, y compris des vidéos sur le produit.
• Organisez une réunion de lancement. avec les utilisateurs pilotes pour les motiver à participer. On ne saurait trop insister sur l’importance de créer un sentiment de communauté avec enthousiasme.

Une fois ces étapes réduites, vous serez prêt à appliquer ces mêmes étapes à l’ensemble de votre organisation. Étant donné que la taille de chaque entreprise varie, cela peut prendre plus de temps pour les plus grandes et peut être mis en œuvre par étapes plutôt que tout à la fois. En outre, étant donné que tous les utilisateurs ne sont pas identiques, certains d'entre eux ramassent des équipes et aiment apprendre à les utiliser par eux-mêmes, tandis que d'autres auront peut-être besoin de conseils et d'informations personnelles pour démarrer. Cela dit, étant donné que tout le monde apprend de différentes manières et à des rythmes différents, il est important de disposer d'un type de concentrateur d'informations auquel les utilisateurs peuvent accéder pour prendre en charge tous les styles d'apprentissage au sein de votre organisation. Microsoft propose une multitude de formations destinées aux utilisateurs finaux que je vous encourage à consulter.

Mesurez et partagez votre succès

Comme vous avez travaillé d'arrache-pied pour assurer le succès des équipes, vous devez également avoir clairement défini la manière dont vous mesurez le succès de ce projet. Dès le début de ce projet, vous devriez avoir défini un objectif. Chaque objectif que vous définissez doit être mesurable. Vous devez donc respecter certains critères pour classer votre projet comme «réussi». Pour ce faire, vous devez prendre en compte les éléments suivants:

• Utilisateurs actifs dans le produit
• Vues de vos pages Web d’informations
• Questions sur votre communauté d’utilisateurs
• Vues de vos vidéos de formation
• Fréquentation des apprentissages événements

Vous devriez également être disposé à partager les commentaires de vos clients sur votre intranet. #TeamsStories est un hashtag couramment utilisé (pour tous les gens branchés) et permet aux autres de partager leur expérience avec les équipes et de mettre en évidence ce que les équipes peuvent apporter à la table afin que d'autres personnes soient plus enclines à accepter les changements de votre environnement. 19659007] Calendrier des examens de la santé des services

La dernière étape de votre parcours d'adoption des équipes comprendra la planification d'un examen mensuel de la santé des services des équipes. Microsoft vous suggère de partager des informations sur les mesures suivantes:

• Utilisation du service – Données d'utilisation active, pouvant inclure des informations sur les services obsolètes ou la consommation réduite suite au passage aux équipes. Généralement dirigé par un gestionnaire de service ou un propriétaire de produit pour des services de collaboration.
• Santé du service – Qualité d'appel, santé de la réunion et état général du service. Examen de tous les incidents d'assistance et des niveaux de ticket du service d'assistance. Sujets de sécurité et de gouvernance. Généralement dirigé par des équipes de protection de l'information et de soutien.
• Feuille de route relative aux capacités / projets – Quel est le calendrier des projets d'intégration des employés ou d'amélioration de la collaboration restants? Quelles fonctionnalités supplémentaires votre organisation va-t-elle activer? Généralement dirigé par un gestionnaire de service ou un propriétaire de produit pour des services de collaboration en collaboration avec des acteurs clés de l'entreprise.
• Mise à jour de la campagne de sensibilisation et des mesures de réussite de la formation – Comprend la portée, la participation, les thèmes de retour clés et les problèmes en suspens. Incluez les victoires clés et les réussites.

Cette revue mensuelle peut s’avérer très utile pour conclure l’adoption de votre équipe et vous assurer que ceux qui l'utilisent travaillent dans un environnement sain, heureux et productif. En outre, vous pouvez utiliser ces mesures pour mettre en évidence les taux d'adoption adoptés par vos utilisateurs et commencer à définir de nouveaux objectifs pour les nouvelles fonctionnalités que vous pouvez exploiter au sein de votre environnement. Pour rappel, les équipes changent constamment et ajoutent de nouvelles fonctionnalités chaque mois. Par conséquent, quelque chose qui n’est pas disponible aujourd’hui peut être disponible l’année / le mois / le jour suivant la demande de cette fonctionnalité. Microsoft écoute en permanence les commentaires et je vous encourage à utiliser leur canal de commentaires et à voter pour les nouvelles fonctionnalités de votre choix dans Teams. Ceci conclut la série de blogs sur la plongée en profondeur du hub d’adoption des équipes. J'espère que vous avez trouvé cela utile et que je vous encourage à consulter certains de mes autres blogs, car je publie régulièrement des articles sur Skype Entreprise et les équipes!