6 façons de gérer le roulement et la rétention des employés

Si vous avez dirigé une équipe pendant un certain temps, vous avez fait face à l’inévitable vérité : la plupart des membres de votre équipe partiront à un moment donné. Beaucoup de vos membres partiront pour assumer d’autres rôles – avec le taux de rotation annuel aux États-Unis, 47 % – tandis que d’autres partiront en congé temporaire pour des raisons personnelles telles qu’un congé médical ou des responsabilités en matière de soins.

Ces lacunes dans la couverture des employés arrivent rarement à un moment opportun. Vous recevez un préavis de deux semaines de quelqu’un juste avant une date limite importante pour un client. Quelqu’un part en congé parental alors que vous franchissez la ligne d’arrivée d’un projet majeur. Ou encore, à la onzième heure après avoir respecté le délai d’un client, un membre critique de l’équipe tombe malade. Malgré la réalité connue et la quasi-inévitabilité des lacunes dans votre équipe – à court et à long terme – très peu d’équipes sont constituées de manière flexible pour planifier cela à l’avance.

La chose la plus intelligente que vous puissiez faire en tant que chef d’équipe est d’anticiper et de construire un équipe flexible qui peut absorber cette vague lorsqu’elle frappe inévitablement.

En tant que psychologue sociale, chercheuse et responsable de mon équipe, j’ai été confrontée à plusieurs reprises à cette réalité. Je crois fermement à la création d’équipes qui travaillent avec les réalités de la vie des gens, ce qui signifie qu’elles sont conçues pour surmonter les obstacles que la vie nous impose. Pour moi-même et pour d’autres dirigeants à qui j’ai parlé, nous sommes tous confrontés à des taux de roulement de personnel, à un recours aux congés de maladie payés et à des congés de maladie au sein des équipes plus élevés que les années précédentes. Compte tenu de cette nouvelle réalité, compte tenu des turbulences provoquées par ces lacunes constantes dans la couverture des employés, j’ai été curieux de savoir comment mettre en place des équipes pour réussir.

J’ai fait des recherches, consulté plusieurs chefs d’équipe et découvert mes propres conseils pour constituer des équipes flexibles. Voici six conseils clés qui ont émergé de ce processus :

1. Embauchez avec une diversité de talents et une couverture croisée lorsque cela est possible

Cela nécessite d’anticiper, mais il est préférable de penser à la couverture transversale de votre équipe au moment du recrutement. Ceci est particulièrement important si vous avez une petite équipe de 10 personnes ou moins. Cela aide à embaucher des personnes avec plus d’un talent qui peut remplir divers rôles pendant que quelqu’un est absent. Ne vous concentrez pas trop sur l’embauche uniquement pour les compétences spécifiques dont vous avez besoin pour le poste que vous occupez, mais gardez les yeux ouverts sur d’autres talents que les candidats pourraient apporter en plus des compétences de base requises pour faire leur travail.

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2. Anticiper les écarts à court et à long terme et mettre en place un système pour les gérer à l’avance.

Vous devriez avoir deux stratégies dans votre équipe lorsque quelqu’un est en congé. Une stratégie pour les moments où la piste est plus longue et où vous pouvez planifier. Une autre stratégie consiste à appliquer une procédure d’atterrissage d’urgence lorsque quelqu’un doit partir rapidement et de manière inattendue. Tout d’abord, mettez en place des modèles et des procédures pour déterminer ce que vos employés termineront avant leur départ, à qui ils confieront certaines tâches et ce qui sera mis en attente jusqu’à leur retour ou jusqu’à ce que vous trouviez un remplaçant.

Pour le scénario d’atterrissage d’urgence, il est utile d’avoir une liste courante de ce qui est considéré comme prioritaire par rapport à ce qui peut attendre afin que vous puissiez mettre une pause sur toutes les tâches non urgentes. En cas d’urgence, ayez une liste d’employés suppléants qui peuvent intervenir pour prendre le relais.

3. Formez à l’avance les membres de votre équipe à la couverture croisée

Il est préférable d’avoir des pistes claires sur les projets, mais de former simultanément au moins une sauvegarde pour chaque projet qui est dans la boucle et pourrait intervenir en cas de besoin. De cette façon, vous savez que vous disposez d’une couverture, mais que vous n’utilisez pas trop de temps pour participer pleinement au projet si vous n’en avez pas besoin.

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4. Communiquez explicitement avec votre équipe ce qui se passera pendant le congé

L’une des plus grandes craintes mentionnées par les employés lorsqu’une personne part en congé est qu’elle sera désormais chargée de faire le double du travail. Cela peut exposer votre personnel restant à un risque d’épuisement professionnel, de ressentiment et, finalement, de départ.

Pour éviter cela, assurez-vous de mentionner explicitement lors des réunions individuelles que vous êtes conscient que la personne qui part créera des charges de travail changeantes, expliquez votre plan pour gérer cela. charge de travail afin de ne pas alourdir le travail de la personne et d’ouvrir la voie de communication pour qu’elle puisse exprimer ses questions ou ses préoccupations. Par exemple, si vous avez besoin qu’un de vos employés restants s’occupe de certaines des tâches que la personne quittant s’occupait auparavant, essayez de supprimer certains de ses engagements non urgents afin de libérer son temps pour s’occuper des éléments les plus urgents.

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5. Déléguez judicieusement

Assurez-vous que des personnes possédant les compétences les plus élevées possibles interviennent. En d’autres termes, ne demandez pas à un chef de projet de haut niveau d’éditer les diapositives alors qu’un employé de niveau inférieur pourrait le faire. Exploitez les compétences les plus élevées de chacun pour utiliser judicieusement les membres restants de votre équipe.

6 Créer un environnement qui normalise le congé

L’une des choses les plus importantes, mais négligées, que vous puissiez faire pour vous préparer aux employés en congé est de normaliser l’acte de prendre un congé. En le normalisant, vous pouvez augmenter les chances des employés de mentionner les congés à venir plus tôt dans le processus. Cela peut vous aider à être moins aveugle en tant que manager et plus à même d’élaborer un plan d’action clair pour l’équipe.

La réalité est que la vie nous arrive à tous : les gens tombent malades, des problèmes médicaux surviennent, nous devons nous occuper d’enfants ou de parents vieillissants et nous quittons notre emploi. Connaître ces réalités et créer des équipes ouvertement constituées pour prospérer au milieu de ces transitions majeures est une excellente étape vers la gestion de vos équipes pendant cette période.

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