6 étapes clés pour encourager les employés à adopter de nouvelles applications logicielles

La gestion des informations d'entreprise (Enterprise Information Management – EIM) est l'une des suites d'applications d'entreprise les plus importantes pour les entreprises. Il est prouvé que ces solutions permettent aux organisations et aux personnes de travailler plus intelligemment, plus rapidement et plus efficacement. Ils sont au cœur de la transformation numérique de nombreuses entreprises. Plus vite vous mettez votre personnel au courant des nouveaux systèmes, plus vite vous en récolterez les avantages. Alors, comment aidez-vous vos employés à tirer le meilleur parti de vos applications EIM?

Je vais commencer par énoncer une évidence: il est très difficile de réussir à mettre en œuvre de grands programmes informatiques. La plupart échouent et une estimation estime à 6,2 billions de dollars par an le coût pour l'économie mondiale. Des recherches récentes suggèrent que 9 programmes de transformation numérique sur 10 échouent à répondre aux attentes. L'une des raisons de l'échec est la mauvaise gestion des changements, qui conduit à des taux d'adoption faibles. Cependant, avec une planification et une exécution appropriées, vous pouvez surmonter la résistance qui empêche les gens d'adopter de nouveaux systèmes logiciels.

La résistance des employés entrave la gestion du changement

Il peut y avoir une attente commune – et imparfaite – lorsqu'un organisation met en œuvre un nouveau logiciel majeur comme EIM. Vous identifiez le besoin, élaborez la solution, identifiez et spécifiez les exigences système, développez une application fantastique et déployez-la. Désormais, les utilisateurs s’empresseront de tirer parti de toutes les fonctionnalités avancées dont ils disposent. Seulement ils ne le font pas. Le système est sous-utilisé (ou certains utilisateurs évitent de l'utiliser), ce qui représente un énorme gaspillage d'argent pour votre organisation.

Une étude de Forbes a examiné pourquoi et comment les employés peuvent créer des goulets d'étranglement en raison de la résistance. . Il peut y avoir de nombreuses raisons à cette résistance, principalement basées sur la peur. Les gens craignent l'inconnu qu'ils supposent exercer leur travail de manière négative en raison de leur incapacité à maîtriser ou même à utiliser le nouveau logiciel pour effectuer leurs tâches quotidiennes. Cependant, selon mon expérience, il existe souvent une explication beaucoup plus simple de la résistance: les gens ne savent pas ce que le logiciel est ou ce qu'il peut faire pour eux.

Trop souvent, je vois des employés qui ne sont pas tout à fait prêts à, ou à l'aise. avec – adopter la nouvelle technologie. Cela crée une barrière et plus cela dure longtemps, moins les gens sont contents d’essayer de travailler avec le logiciel. Lorsque j'exécute des programmes d'adoption utilisateur, je dis souvent aux gens que je suis le traducteur entre eux et le logiciel. Je suis là pour faire tomber la barrière entre eux afin qu'ils puissent comprendre le logiciel et ce qu'il peut faire pour eux.

6 étapes pour augmenter l'adoption par les utilisateurs

Voici un fait que certaines personnes qui J'ai eu du mal à accepter les programmes de gestion du changement que nous avons connus dans le passé: la plupart de vos employés souhaitent utiliser le nouveau logiciel. Si cela leur facilite la vie et s’améliore, ils veulent utiliser votre logiciel. S’ils comprennent l’importance de leur rôle et de leur activité, ils souhaitent utiliser le logiciel. La compétence d’un programme d’adoption utilisateur est de lier les souhaits et les besoins des utilisateurs aux fonctionnalités de la nouvelle application EIM – c’est également le cas lors de la mise à niveau vers la version suivante.

Comment augmenter l’adoption par les utilisateurs? Voici six étapes à suivre:

Commencez tôt

Commencer à informer et à former votre personnel au moment de la mise en œuvre n'est pas le meilleur moyen d'assurer une adoption rapide. Les utilisateurs clés doivent être inclus dès le début pour que les processus métiers soient compris et reflétés en conséquence dans le nouveau logiciel. Il est très important que le nouveau logiciel non seulement reflète les tâches de l'utilisateur, mais les rende plus simples, plus rapides et plus fiables. Et il s’occupe des difficultés rencontrées par les utilisateurs avec le logiciel actuel. Planifiez vos stratégies de communication et de formation presque aussitôt que vous choisissez le nouveau logiciel. Déterminez qui doit savoir, comment vous allez leur dire et comment vous allez dispenser votre programme de formation. D'après mon expérience, trois semaines seulement de travail initial peuvent accélérer considérablement l'adoption. Dans les grandes organisations où les programmes de gestion du changement peuvent prendre des années, cela seul peut permettre d'économiser des millions de dollars.

Obtenez leur enthousiasme

Vous n'avez pas à devenir Steve Jobs et à organiser des fêtes de lancement fastueuses, mais si vous pouvez créer un buzz autour du système, cela vous aidera énormément. Informez les utilisateurs des fonctionnalités et des fonctionnalités et expliquez-leur qu'elles seront meilleures. Pas eux en général, mais eux individuellement. Obtenez tout le monde excité à l'idée que leur vie active s'est améliorée. Une fois que les gens comprennent exactement ce qu'ils obtiennent, j'ai vu le plus grand critique d'une application devenir son principal champion.

Personnalisez votre formation

Le logiciel EIM, tel que Enterprise Content Management ( ECM ) et Gestion de l'expérience client (CEM) – sont des packages sophistiqués et riches en fonctionnalités afin que différentes personnes aient des exigences différentes. Il n’ya pas de «taille unique» ici. Prenez le temps de comprendre ce dont différentes personnes ont besoin du logiciel et des fonctionnalités qu’elles utiliseront dans leurs tâches quotidiennes. Il est possible d'identifier des groupes d'utilisateurs – appartenant au même service ou à plusieurs services – ayant des exigences similaires et d'adapter votre formation à ces exigences.

Communiquez, communiquez, communiquez

Comme pour tout changement. programme, vous devez communiquer. Définissez la meilleure stratégie pour votre entreprise et soyez créatif et inventif, qu'il s'agisse de sessions d'informations, de webinaires, de lettres d'information, d'affiches et de dépliants ou de groupes d'utilisateurs hébergés. Déterminez à quel point vous pensez avoir besoin de communiquer, puis multipliez-le par le nombre de votre choix. N'oubliez pas de créer une boucle de rétroaction et de veiller à ce que les gens sachent que vous souhaitez obtenir leurs réactions et que vous leur donnerez suite.

Identifiez les avocats

Le changement a besoin de champions. Vous pouvez disposer de la meilleure stratégie de communication et de formation, mais si les utilisateurs n'acceptent toujours pas la solution technologique, l'adoption des utilisateurs sera lente. Recherchez les personnes qui sont vraiment enthousiasmées par le nouveau système et trouvez les moyens de les encourager à partager leur enthousiasme avec autant de personnes que possible. Par le passé, j’ai passé du temps à adapter des programmes de formation et de communication aux personnes que nous avons identifiées comme des avocats.

Cession de propriété

Cette étape est très, très importante. Vos employés doivent s'approprier le logiciel. Ce que je veux dire, c'est qu'ils doivent être à l'aise avec le logiciel et vouloir l'utiliser. Malheureusement, la formation reste dans la salle de classe si les personnes ne vont pas ensuite appliquer ce qu’elles ont appris. Si vous pouvez amener les gens à comprendre en quoi le logiciel aide, j’ai trouvé que, quand ils en voient l’avantage, ils se chargent souvent de faire connaître les avantages du logiciel.

En résumé, l’apprentissage ne ne vous arrêtez pas avec la mise en œuvre et le déploiement. Il est fort possible que les gens veuillent continuer à actualiser leurs connaissances et leurs compétences. Des outils tels que l’apprentissage en ligne offrent un moyen flexible de former de nouvelles personnes qui ne peuvent pas assister à une formation théorique en classe ou permettre à d’autres personnes de revoir leur formation.Le support sur site après le déploiement est aussi important que des rafraîchissements pour les utilisateurs clés et les formateurs internes. Chez OpenText, nous pouvons fournir des plans de formation personnalisés et des services d'adoption utilisateur et serions heureux de vous aider dans la gestion du changement ou la planification de l'adoption par les utilisateurs pour les solutions EIM.

L'adoption d'une nouvelle solution? OpenText Learning Services propose un Atelier d'adoption d'utilisateurs comme excellent point de départ! Veuillez contacter training@opentext.com pour plus d'informations.