6 conseils pour apprivoiser votre courrier électronique et maximiser votre gestion du temps

Novembre
6, 2020

4 min de lecture

Les opinions exprimées par les contributeurs de Entrepreneur sont les leurs.

Lorsque vous êtes un professionnel sérieux, vous êtes souvent en mesure de nouer des relations et d’acquérir plus de ressources. En fait, la croissance en dépend naturellement. Ce que vous ne ne pouvez pas faire, c’est comme par magie mettre plus de minutes dans la journée. Le temps est une ressource limitée et de loin votre atout le plus important, vous ne pouvez donc pas le gaspiller. Pour que chaque seconde compte, évitez ces pièges courants qui font perdre du temps.

1. Utilisation de votre boîte de réception comme liste de tâches

Très souvent, les gens consultent leur e-mail dès le matin, lisent tous leurs messages et laissent ce qui se trouve dans leur boîte de réception définir leur programme de la journée. Et puis que se passe-t-il? Vos priorités réelles sont détournées et vous n’accomplissez pas ce que vous vouliez faire. Vous travaillez pour les objectifs de tous les autres, pas pour les vôtres.

Ce que vous devriez faire, c’est gérer votre courrier électronique autour d’un plan de bataille pour la journée que vous avez déjà élaboré. Votre plan de bataille n'est qu'un ensemble d'objectifs à court terme qui vous aident à surmonter les obstacles et à aborder des stratégies plus importantes étape par étape pour atteindre vos objectifs globaux. Et il existe un moyen simple de le faire efficacement.

Tout d'abord, créez trois dossiers juste sous votre boîte de réception. Nommez-les Priorité 1, Priorité 2 et Priorité 3. Ensuite, parcourez votre boîte de réception et traitez les messages que vous pouvez sur une base immédiate. S'il y a quelque chose que vous ne pouvez pas faire tout de suite, placez ces messages dans les dossiers prioritaires. À partir de là, créez deux à quatre sections dans votre journée où vous entrez et sortez de votre courrier électronique d'une manière clairement définie. De cette façon, vous ne laissez pas les e-mails interrompre d'autres choses que vous essayez d'accomplir, mais vous savez que vous aurez une chance d'accéder à vos communications même si tout le reste se passe.

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2. Ne pas répondre rapidement aux clients

Ce sont les jours du texte et de la vidéo. Les gens attendent des réponses rapides, voire immédiates. Des études ont montré que jusqu'à 80% des clients s'attendent à ce que les entreprises répondent aux messages du service client dans les 24 heures, et 37% s'attendent à une réponse dans l'heure. Essayez donc de répondre le plus rapidement possible. Si une réponse est compliquée et que vous n’avez vraiment pas le temps pour cela pour le moment, envoyez au moins un e-mail indiquant à votre client que vous lui reviendrez avec une réponse complète plus tard.

3. Ne pas répondre complètement à vos e-mails

Lorsque vous ne répondez pas à tout dans un e-mail, vous encouragez inévitablement encore plus de messages à mesure que les gens essaient d'obtenir des clarifications ou plus d'informations de votre part. Ce trafic supplémentaire vole un temps précieux à l'innovation, à la collaboration et à la gestion d'autres tâches essentielles. Avant d'appuyer sur envoyer, lisez votre e-mail et assurez-vous d'avoir abordé chaque point. Envisagez d'aller encore plus loin: anticipez les questions ou les besoins que le destinataire pourrait avoir à l'avenir et abordez ces problèmes également.

4. Être interminable

D'un autre côté, n'en faites pas trop. Répondre intégralement à un e-mail ne signifie pas que vous devez rédiger une thèse. Arriver au point. Tenez-vous en aux mots et phrases courts. Visez seulement quatre ou cinq lignes pour rester sur la bonne voie.

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5. Traiter «répondre à tous» comme des bonbons

La création d'un e-mail n'implique pas seulement votre temps. Cela concerne également tous les autres. Respectez cela et incluez uniquement les personnes qui ont vraiment besoin de participer ou d'être informées de la conversation. Si vous pouvez utiliser le champ Cci, faites-le. Ensuite, lorsque les gens répondent, leur réponse ne s'adresse qu'à vous et pas à tout le monde.

6. Répondre à un e-mail lorsque vous êtes bouleversé

Tous les jours ou les situations au travail ne sont pas les plus agréables, et nous avons tous des difficultés personnelles que d'autres membres de l'équipe ne connaissent peut-être pas. Donc, si vous êtes déjà contrarié ou si vous recevez un e-mail qui vous ébouriffe les plumes, éloignez-vous de l'ordinateur. Faites le tour du pâté de maisons. Essayez de parler à la personne impliquée en face à face ou au téléphone pour qu'il soit plus facile d'être clair avec l'autre.

Le temps est incroyablement précieux. Vous vous respectez mieux, vous et les autres, lorsque vous reconnaissez cette valeur et ne gaspillez pas les minutes dont vous disposez. Une fois que vous aurez éliminé ces erreurs, vous serez en mesure de travailler de manière beaucoup plus légère et d'atteindre encore plus de vos objectifs.