5 erreurs de gestion des connaissances qui peuvent jeter votre équipe dans une boucle

Juillet
27, 2020

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Les opinions exprimées par les contributeurs de Entrepreneur sont les leurs.

En ces temps de profonde incertitude pour le monde des affaires comme celui-ci, la gestion des connaissances prend un nouveau genre d'importance. À mesure que les bureaux ferment, ouvrent et ferment à nouveau, les entreprises ont besoin d'un emplacement centralisé pour stocker efficacement leur contenu et leurs informations . Des systèmes de gestion des connaissances soigneusement conçus sont plus que jamais nécessaires, et pourtant la plupart des entreprises n’en ont pas encore créé un.

Sans un système de gestion des connaissances en place, les messages et les politiques de votre entreprise seront probablement contradictoires, confus et inefficaces. Avec le coût moyen des crises de relations publiques de nos jours oscillant autour de 15 pour cent de la valeur actuelle du stock, vous ne pouvez pas vous permettre d’être autre chose que clair et cohérent. Lorsque vous cherchez des moyens de verrouiller le contenu de votre entreprise, assurez-vous d'éviter ces pièges courants en cours de route.

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1. Mettre le fardeau sur une seule équipe

Chaque équipe a des connaissances qui doivent être stockées, de sorte que chaque équipe doit participer au processus. Placer le fardeau uniquement sur les spécialistes du marketing ou les chefs de projet signifiera que le contenu de votre entreprise sera trié par une perspective au lieu de plusieurs, ce qui rendra plus difficile l'accès plus tard pour les autres.

laisser une équipe surchargée de travail et donc sous-performante. Une configuration de gestion des connaissances bâclée produira des résultats bâclés, et il ne sert à rien d’essayer de gérer les connaissances si ce n’est pas fait correctement. Faites participer l'ensemble de votre entreprise au processus; vous constaterez que tout le monde a quelque chose à apporter.

Oui, il y a plus d'outils de gestion des connaissances disponibles aujourd'hui que jamais auparavant, mais cela ne signifie pas que vous en avez besoin pour agir comme une béquille . En fin de compte, personne ne connaît mieux que vous la mission et le message de votre entreprise, alors ne laissez pas la technologie dicter exactement à quoi votre système devrait ressembler.

Faites un remue-méninges avec vos chefs d’équipe sur les principes clés de votre la base de connaissances existante de l'entreprise sont, et concevoir un système basé sur celles-ci. Si votre plate-forme de gestion des connaissances ne peut pas accueillir ce que vous avez proposé, trouvez-en une autre. Faites fonctionner la technologie pour vous, et non l'inverse.

3. Négligence en matière de classification

Quand il s'agit d'inaugurer votre système de gestion des connaissances, ne négligez pas la classification de vos informations. En bout de ligne, vous voudrez pouvoir savoir exactement où aller pour trouver quelque chose et ne pas avoir à chercher indéfiniment la bonne étiquette – quelque chose qui pourrait très bien arriver si vous êtes maintenant négligent.

Trier ce que vous avez par les types de connaissances qu'il incarne ou par la façon dont il peut être utilisé plus tard. L'intérêt de la gestion des connaissances est l'accessibilité donc étiquetez et triez les choses d'une manière qui maximise la convivialité au sein de votre organisation.

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4. Ignorer les données

La gestion des connaissances est censée être une chose englobante, et pour une bonne raison. Vous ne pouvez pas savoir aujourd'hui à quoi vous devrez peut-être faire appel demain, alors choisissez toujours l'inclusion lorsque vous commencez à déposer du contenu existant dans votre nouveau système.

Tout ce que vous ignorez ou omettez aujourd'hui deviendra de plus en plus difficile pour accéder au fil du temps. Même si quelque chose peut sembler inutile à votre entreprise actuellement, les fluctuations massives subies actuellement par le marché devraient vous dire que ce que vous appréciez aujourd'hui peut être complètement différent de ce que vous appréciez dans quelques mois seulement.

5. Manque de stratégie

Certains dirigeants considèrent les systèmes de gestion des connaissances comme rien de plus que des bacs dans lesquels les fichiers numériques peuvent être stockés, et leur entreprise en souffre en conséquence. Trois employés sur cinq manquent une certaine quantité d'informations critiques chaque jour, et un système de gestion des connaissances qui n'a pas de stratégie de tri clairement définie les empêchera d'y avoir jamais accès. [19659005] Avant de faire quoi que ce soit d'autre, demandez-vous pourquoi vous adoptez la gestion des connaissances et quels sont vos objectifs. Chaque décision que vous prenez par la suite doit être conforme à cette stratégie et doit être clairement communiquée à toutes les personnes impliquées. La transparence évite désormais les maux de tête plus tard.

La gestion des connaissances n'est pas une solution universelle; le plan de chaque entreprise sera différent. Lorsque vous générez le vôtre, assurez-vous de mettre les besoins de votre équipe avant tout. Ce sont eux qui font avancer votre entreprise.