3 façons de freiner le chaos et d'organiser des événements virtuels de dernière minute

Août
3, 2020

6 min de lecture

Les opinions exprimées par les contributeurs de Entrepreneur sont les leurs.

Les derniers mois de la vie pendant la pandémie de coronavirus ont été un tourbillon d'activités et de décisions de dernière minute. D'innombrables employés ont été soudainement plongés dans le travail à distance, changeant leur calendrier en un rien de temps, et de nombreuses entreprises ont dû déplacer des réunions et des conférences en personne vers des réunions virtuelles .

Par exemple, les Nations Unies – connues pour ses réunions et conférences formelles – ont commencé la téléconférence avec des résultats mitigés, selon Devex reportage de fin avril 2020 . Pas habitués à travailler virtuellement, les employés des Nations Unies ont dû pivoter pour récupérer après un premier hoquet avec des réunions en ligne.

Un article juin 2020 Harvard Business Review décrit une situation similaire pour Adobe ]. La marque a dû annuler brutalement sa convention annuelle Nevada à la lumière de la pandémie. Plutôt que de perdre l'occasion de rassembler tout le monde dans un même lieu physique, Adobe a déplacé sa conférence en ligne – et a plus que quintuplé la liste des invités.

Connexes: 10 conseils pour tirer le meilleur parti des affaires Réunions

Réaliser des miracles en ligne à partir d'un désordre potentiel

Votre entreprise n'est peut-être pas aussi connue que l'ONU ou Adobe, mais vous avez probablement eu besoin de réunions virtuelles urgentes et non planifiées pour traiter des informations urgentes pendant COVID-19. Cela ne s’arrêtera pas de sitôt.

Vous continuerez à être bombardé par toutes sortes d’informations inattendues. Les budgets seront perdus et, dans certains cas, retrouvés. Les marchés changeront. Le gouvernement pourrait publier des règlements affectant vos opérations. Ces sables mouvants signifient que vous pouvez vous attendre à organiser et à exécuter de nombreuses réunions de dernière minute. Cela peut être un défi de taille, mais ce n'est pas trop grand si vous êtes prêt.

Salesforce par exemple, a dû changer son événement Tour du monde de mars 2020 Sydney de un rassemblement en personne à une expérience en ligne avec un préavis de deux semaines. Leurs dirigeants ont relevé le défi et ont tout déplacé vers un format de diffusion en direct. Le résultat? La société a dépassé les attentes avec un nombre record de 80 000 participants.

Gestion des réunions de dernière minute en toute confiance

Bien sûr, la planification des événements de Salesforce était en grande partie effectuée. La société pourrait tirer parti des pistes de discussion, des sessions et du contenu, rendant le passage à une scène virtuelle un peu moins ardu. Les organisateurs n'avaient pas besoin de repartir de zéro – ils avaient juste besoin de recadrer une expérience en direct pour l'adapter au format numérique.

Vous pourriez ne pas être aussi chanceux ou bien équipé en ressources la prochaine fois que vous serez confronté à une situation urgente qui nécessitera immédiatement communication et collaboration via des canaux virtuels. Et ça va. Vous pouvez toujours organiser avec succès des réunions et des événements en ligne en pratiquant les trois techniques ci-dessous.

1. Tracez un agenda sans peluches et des directives.

Vous venez de réaliser que vous devez organiser un rassemblement en ligne. Pas de panique. Au lieu de cela, canalisez votre énergie nerveuse pour créer et diffuser un programme hermétique. Le fait d'avoir un horaire fixe garantit que tous les sujets restent pertinents pour les participants. De plus, vous pouvez distribuer l'ordre du jour à l'avance pour encourager les personnes habituellement calmes à participer plus pleinement en leur donnant le temps de réfléchir.

Lorsque vous travaillez sur l'ordre du jour, tenez compte de la durée totale de votre réunion pour vous assurer qu'elle ne se déroule pas de contrôle ou de se transformer en segments sans fin. Trente minutes est une bonne base. Rappelez-vous: la fatigue des rencontres virtuelles est réelle – suffisamment réelle pour justifier une couverture par la BBC. Gardez les sessions serrées, ne permettant que les éléments prioritaires de faire la coupe finale. Il est plus facile de planifier une réunion de suivi que de forcer les gens à regarder leur écran pendant des heures.

En guise de note finale, rédigez des directives de réunion concernant le protocole attendu, par exemple lorsque les participants doivent réactiver le son ou si tout le monde doit apparaître sur vidéo. Indiquez si vous archivez et enregistrez la communication pour la partager avec toute personne qui ne peut pas y assister. Si cela vous inquiète, vous pouvez engager un producteur numérique pour faciliter les aspects de production et vous laisser vous concentrer sur le contenu.

Connexes: 3 choses qui stimuleront la communication de votre équipe

2. Répartissez les tâches et faites une séance d'entraînement.

Avez-vous déjà assisté à une réunion sans leadership ou but précis? C’est frustrant et souvent désastreux. Même si vous êtes pressé par le temps, déterminez qui doit être présent et qui doit parler. Déterminez qui s'occupera des aspects techniques et qui sera à l'avant-plan. Même si vous prévoyez une réunion apparemment simple, décrivez le rôle de chacun pour éviter de manquer quoi que ce soit d’important.

Après avoir élaboré un document de gestion d’événements comprenant des tâches spécifiques, partagez-le. Plus tout le monde est préparé, meilleur sera l'événement. Oh, et assurez-vous de tout pratiquer, du partage d'écran à l'utilisation d'un logiciel interactif à écran tactile. Les vidéos ne sont pas toujours parfaites lorsqu'elles sont lues sur des plates-formes de téléconférence. Les diapositives peuvent se figer et les écrans peuvent devenir pixélisés. La technologie est conçue pour rendre vos réunions productives et convaincantes, mais il est toujours prudent de tout tester avant de le mettre en ligne.

3. Répondez aux questions avec franchise et avec empathie .

Si vous avez posé des questions aux participants à l'avance, distribuez-les à chaque présentateur pour rendre les séances de questions-réponses efficaces. Si vous n'avez pas posé de questions à l'audience, essayez d'anticiper les questions que les participants pourraient poser. Une fois que vous avez une bonne idée de ce que les gens pourraient vouloir savoir, vous pouvez examiner vos réponses et noter des puces. Lorsque vous dirigez la réunion, répondez devant la caméra avec conviction et honnêteté.

Lorsque Facebook PDG Mark Zuckerberg a fait face à 25 000 travailleurs mécontents via un appel vidéo en juin 2020 il aurait pu préparer et livrer une réponse claire en réponse aux préoccupations concernant la controverse qui tourbillonnait autour des messages du président «tirer et piller». Il ne l’a pas fait, selon la couverture de Vox. Au lieu de cela, il a parlé de confiance avec les employés, en utilisant un langage qui le faisait ressembler moins à leur patron qu'à un collègue tout aussi concerné. Ses paroles n’étaient pas éloquentes, mais elles en disaient long parce qu’elles étaient authentiques. Même si votre travail consiste à planifier vos réunions de dernière minute, ne planifiez pas tellement que vous paraissez robotique.

Connexes: Pourquoi l'empathie est importante chez les dirigeants en ce moment

Il est difficile de monter une émission primée sans trop de préavis, mais cela peut certainement être fait. La prochaine fois que vous devrez organiser une réunion en ligne, respirez profondément et appliquez les meilleures pratiques susmentionnées. Au fil du temps, vous aurez la réputation d’organiser chaque événement impromptu aussi bien que vous le feriez en personne.