Vous cherchez à améliorer la gestion de contenu RH ?

Quand cela vient à connecter tout ce qui compte, les différents secteurs d’activité (LOB) doivent identifier les défis au sein de leurs processus uniques et souvent complexes. Ces processus LOB uniques et leurs défis déterminent le type de connexions ou d’intégrations nécessaires pour améliorer l’efficacité des processus et les expériences des employés.

Les services RH en sont un parfait exemple. Ils sont confrontés à l’amélioration des processus métier qui impliquent souvent plusieurs documents stockés sur plusieurs systèmes qui nécessitent un niveau de sécurité pour protéger les informations personnelles, des CV et des contrats d’employés aux formulaires d’avantages sociaux et aux lettres de promotion. la plupart des organisations ont lancé leur transformation numérique RH – souvent de manière ponctuelle – pour faire face aux perturbations liées à la pandémie. Les responsables RH recherchent désormais des solutions complètes à long terme pour suivre le rythme de l’évolution du lieu de travail, des attentes croissantes des employés et des exigences réglementaires complexes.

En amenant les documents des employés et les données des employés réunis sur une plateforme unique et sécurisée, les équipes RH peuvent travailler plus efficacement et les responsables RH peuvent améliorer l’expérience des employés en permettant un accès facile et à tout moment à tous les documents qui s’accumulent tout au long du cycle de vie des employés. Cela devient de plus en plus important dans les environnements de travail distants ou hybrides.

Pour en savoir plus sur la façon dont l’élimination des systèmes hérités sur papier, la simplification de la conformité et la satisfaction de la demande des employés pour des interactions numériques faciles peuvent avoir un impact sur une organisation, nous avons parlé aux experts OpenText ™, Verna Tomkinson et Janine Wendling, qui ont près de 35 ans d’expérience combinée expérience dans les solutions de gestion de contenu RH.

« Les RH sont désormais un acteur stratégique de la transformation numérique d’une organisation, créant des processus plus rapides et plus simples qui laissent du temps pour la priorité cruciale de créer une expérience positive pour les employés. »
– Janine Wendling, responsable principale des écosystèmes stratégiques

Verna et Janine conviennent que le moment est venu pour les RH de s’appuyer sur les avancées technologiques liées à la pandémie. « Les RH ont souvent fonctionné en marge des organisations, mais cela évolue rapidement », déclare Janine. « Les RH sont désormais un acteur stratégique de la transformation numérique d’une organisation, créant des processus plus rapides et plus simples qui laissent du temps pour la priorité cruciale de créer une expérience positive pour les employés. »

Janine indique que les processus manuels de création, de stockage et de recherche de documents RH constituent l’un des principaux défis de la gestion du contenu RH. « Les employés ont souvent entre 30 et 50 documents éparpillés dans des dossiers papier et différents référentiels numériques », dit-elle. « La recherche d’informations pour les demandes des employés, les tâches RH de routine ou les rapports fait perdre un temps précieux et fait de la conformité un casse-tête. »

Accélérer la productivité des RH à partir d’un hub unique

Une façon de relever le défi de Gestion de contenu RH est de centraliser à la fois le contenu et les processus dans un hub unique. Par example, OpenText™ Core pour SAP® SuccessFactors® consolide les documents des employés dans un référentiel central au sein de l’interface SAP SuccessFactors. « C’est un endroit tout-en-un dans le cloud, ce qui le rend accessible aux services RH et aux employés, quel que soit leur lieu de travail », explique Verna. « Au lieu d’avoir à rechercher, imprimer et envoyer des formulaires et des documents aux employés, les RH peuvent fournir un accès numérique en quelques minutes. »

L’automatisation des processus manuels – de la création et de la signature des contrats de travail à la comparaison des anciens et des nouveaux contrats – réduit le risque d’erreur des employés, réduit les coûts et rationalise l’ensemble des opérations RH. Verna décrit un client, un cabinet d’avocats international, qui est passé à SAP SuccessFactors et Core pour SAP SuccessFactors en partie à cause des dépenses prohibitives liées à la maintenance de plusieurs applications RH héritées. « Ils voulaient réduire les frais généraux administratifs et assurer la sécurité des dossiers de leurs employés. Ils y sont parvenus en se modernisant avec cette solution. Et ils disposent désormais d’un contrat unique et d’un modèle de support pour la dernière gestion des documents des employés. »

La phase de recrutement est un autre domaine critique où les entreprises recherchent de meilleurs processus. « La gestion des candidats et la réduction du roulement du personnel pendant la pandémie sont beaucoup plus rapides lorsque les processus sont intégrés et que les documents sont plus faciles d’accès », ajoute Verna.

Améliorer la sécurité et simplifier la conformité

Les départements RH passent une partie considérable de leurs journées à gérer les problèmes de réglementation et de conformité. « Core for SAP SuccessFactors facilite le suivi de toutes les règles changeantes concernant la confidentialité des documents des employés », déclare Verna. « Les RH peuvent attribuer des politiques de conservation spécifiques aux rôles, aux types de documents ou aux régions afin que les fichiers soient enregistrés en toute sécurité ou purgés en temps opportun. Il est également simple de mettre une règle sur n’importe quel enregistrement pour contrôler qui peut le voir, et vous pouvez vérifier qui y a accès à tout moment.

Le suivi automatisé des documents manquants et expirés des employés est une autre fonctionnalité essentielle qui prend en charge la conformité et la vérifiabilité. Par exemple, Verna se souvient d’une grande compagnie ferroviaire de fret sud-américaine qui avait besoin d’un moyen sûr et efficace de gérer les dossiers du personnel dans une main-d’œuvre distribuée. « Pour conserver son contrat gouvernemental, le chemin de fer devait prouver qu’il pouvait surveiller et présenter rapidement la preuve de toutes les certifications des ingénieurs de train », explique-t-elle. « Core for SAP SuccessFactors a fourni un processus simple et fiable. »

Permettre une meilleure expérience employé

C’est un marché d’employés aujourd’hui, et l’une des principales choses que les travailleurs veulent est une expérience RH de type consommateur, ajoute Janine. « Les gens s’attendent à ce que tout ce dont ils ont besoin soit à portée de main, qu’il s’agisse de générer leurs propres documents RH ou d’obtenir des réponses immédiates des RH. Core for SAP SuccessFactors améliore non seulement la rapidité et la réactivité des RH et permet des communications plus cohérentes et personnalisées, mais offre également aux employés de nombreuses options en libre-service.

L’intégration transparente entre Core for SAP SuccessFactors et SAP SuccessFactors améliore encore la satisfaction des employés. « Les utilisateurs accèdent à toutes les fonctionnalités puissantes de Core for SAP SuccessFactors depuis l’interface SuccessFactors pour une expérience simplifiée et familière », déclare Janine. « Il n’y a pas besoin de nouveaux mots de passe ou de formation supplémentaire. »

D’un autre côté, Core for SAP SuccessFactors libère le temps que les RH consacrent aux tâches manuelles pour des activités plus centrées sur les employés. « Nos clients nous disent qu’ils consacrent plus d’énergie au bien-être et à la croissance des employés, qui sont vitaux pour la rétention des employés », déclare Janine.