Soyez délibéré, les compétences en gestion du temps ne s’améliorent pas par accident

Au moment d’écrire ces lignes, c’est le printemps. Alors, J’ai passé autant de temps que possible dehors. Quelques façons de passer du bon temps à l’extérieur sont de bricoler un potager, de jouer avec vos enfants, de faire du vélo ou de vous mettre en forme.

Maintenant, à moins que vous ne soyez inconscient, les fruits et légumes ne poussent pas comme par magie. Vous devez travailler le sol, planter les graines dans une zone bien éclairée et arroser vos plantes si vous voulez une récolte abondante. De même, les enfants n’apprennent pas simplement des choses comme par magie. Vous devez travailler avec vos enfants, les envoyer à l’école et passer du temps à enseigner à vos enfants, et se mettre en forme comme par magie reste insaisissable.

Cela n’en a peut-être pas l’air. Mais il en est de même avec gestion du temps.

Comme pour un jardin, les enfants, la mise en forme et l’amélioration de l’emploi, la gestion du temps consiste à être délibéré. ‌Être délibéré signifie réfléchir soigneusement ou parler de quelque chose. ‌La délibération signifie également le rythme et la méthode de prise d’une telle décision.

Encore une fois, vous ne pouvez tout simplement pas jeter les graines où vous voulez, en vous attendant à ce qu’elles prospèrent. C’est également vrai lorsque vous gérez votre temps. Cela nécessite de l’engagement, de la concentration et d’être conscient de vos décisions quotidiennes.

Lorsque vous êtes délibéré avec le temps, vous obtiendrez les résultats que vous souhaitez. Il peut s’agir d’atteindre vos objectifs ou de passer du temps où vous le souhaitez. Vous aurez également moins de stress et d’anxiété. Et, tout comme un jardin, vous aurez une abondance de possibilités de croissance.

Mais comment pouvez-vous être plus délibéré avec vos compétences en gestion du temps ? Eh bien, voici les stratégies qui ont le mieux fonctionné pour moi.

Commencez‌ ‌avec de petits blocs d’intention.

« Vous n’allez pas vous transformer comme par magie en un maître de l’intentionnalité, passant intentionnellement chaque seconde de votre journée », écrit Leo Babauta de Habitudes Zen.

« Au lieu de cela, vous allez choisir un petit bloc de temps et pratique », ajoute-t-il. ‌Il suggère de pratiquer pendant deux courts blocs de temps à la fois. ‌Alors continuez.

Commençons par quelques‌ ‌questions :

• Quelle serait la chose la plus importante et la plus affectueuse que vous puissiez faire avec 30 minutes de votre temps chaque jour ?
• Si vous ne pouviez faire qu’une seule chose aujourd’hui et en être satisfait, quelle serait-elle ?

« Vous voulez penser à la seule chose que vous pourriez faire qui changerait votre vie d’une manière ou d’une autre », suggère-t-il. ‌Dans le cas de Leo, c’est soit‌ ‌écrire‌ ‌ce‌ ‌post‌ ‌ou‌ ‌créer‌ ‌un‌ ‌nouveau‌ ‌cours. ‌La méditation peut vous motiver, ou vous pouvez démarrer cette organisation à but non lucratif que vous vouliez créer. ‌Peut-être que vous aimeriez créer des T-shirts ou des vidéos. ‌Peut-être aimeriez-vous enfin organiser vos finances.

Vous ne voulez pas vous submerger ici. ‌Il suffit de choisir une activité qui aurait le plus d’impact.

« Ensuite, établissez un bloc de temps intentionnel au début de chaque journée et consacrez-le à cette seule activité », ajoute Leo. « Par exemple, si je veux écrire tous les jours, je mettrai en place un bloc d’écriture de 30 à 60 minutes au début de chaque journée – avant les e-mails et les messages et la vérification des sites Web. »

Vous pourriez consacrer un bloc chaque jour pour vous rapprocher de l’un de vos objectifs.

Rapprochez-vous de votre objectif avec la gestion du temps et votre calendrier. Crédit d’image : par Thegiansepillo ; Pexel ; Merci.

Lignes directrices pour votre comportement intentionnel.

• Faites une pause et décidez à l’avance ce que vous allez faire. Faites une intention pendant ces 30 minutes et ne vous contentez pas de dériver avec les courants de votre vie en ligne.
• Connaissez votre Pourquoi. Pourquoi‌ ‌est-ce important‌ ‌pour‌‌‌ ‌‌vous ?‌ ‌Est-ce pour aider quelqu’un d’autre, un groupe de personnes,‌ ‌le monde ? ‌Est-ce‌ ‌ce‌ ‌un acte d’amour ‌pour‌ ‌vous-même‌ ‌ou‌ ‌les autres ? ‌Gardez‌ ‌ce‌ ‌Pourquoi‌ ‌‌ à l’esprit pendant que vous terminez votre ‌activité.
• Remarquez votre tendance à vous précipiter. Cela peut être dû à votre désir de faire le travail‌ ‌fait. Après tout, c’est comme ça que la plupart des gens fonctionnent. ‌Soyez présent dans vos activités au lieu de vous précipiter.
• Essayez de tomber amoureux de l’activité. Et si vous pouviez vivre dans l’instant, avec ce qui est là, avec tout ce que vous faites, au lieu de simplement suivre les mouvements ?
• Ne vous laissez pas distraire. Après avoir commencé quelque chose, nous avons tendance à passer à une autre tâche presque immédiatement. ‌Mettez de côté tout le reste et concentrez-vous uniquement sur‌ ‌cette‌ ‌activité.

Prioriser – et prioriser encore.

Une gestion efficace du temps nécessite de faire la distinction entre les tâches importantes et les tâches urgentes. ‌Selon les experts, les tâches les plus critiques sont rarement les plus importantes. ‌Malgré cela, nous avons tendance à ‌accorder la priorité aux tâches urgentes.

Si vous avez du mal à identifier vos priorités, essayez la matrice de gestion du temps de Covey.

Ce cadre donne la priorité à votre temps et à vos tâches et atteint une productivité et une efficacité maximales. ‌Le modèle à quatre quadrants a été créé par Steven Covey, auteur de « Les sept habitudes des personnes très efficaces », et popularisé par Dwight Eisenhower. Dans l’ensemble, cela vous aide à catégoriser chaque tâche, responsabilité et facette de votre vie en fonction de :

• Urgence. ‌Une tâche ou une responsabilité qui nécessite une action immédiate.
• Importance. ‌Objectifs avec une priorité et une valeur élevées.‌

Vous pouvez hiérarchiser vos tâches et responsabilités en utilisant les quatre quadrants, chacun avec une propriété distincte. ‌Voici les quatre quadrants :

• Quadrant 1 : Urgent et important
• Quadrant 2 : Pas urgent mais important
• Quadrant 3 : Urgent mais pas important
• Quadrant 4 : Pas urgent et pas important

Alors que‌ ‌des tâches urgentes et vitales doivent être accomplies, Covey suggère de passer moins de temps sur des tâches qui n’ont pas d’importance, quelle que soit leur urgence. En conséquence, vous pouvez mieux contrôler votre temps en vous concentrant sur ces activités essentielles et vous devriez être moins susceptible d’être distrait par des tâches urgentes.

Un moyen efficace d’établir des priorités est de créer un « liste de choses à faire, que vous en ayez besoin quotidiennement, hebdomadairement ou mensuellement. ‌Ne laissez pas votre liste devenir incontrôlable. ‌Au lieu de lister des objectifs à long terme ou des plans en plusieurs étapes, listez les tâches gérables. ‌Ensuite, classez les éléments de votre liste de tâches par‌ ‌priorité‌ ‌et‌ ‌ajoutez‌ ‌les‌ ‌à‌ ‌votre‌ ‌calendrier.

Au fur et à mesure que vos priorités changent, réévaluez votre liste pour voir ce qui peut être délégué ou supprimé.

Évaluez les pertes de temps.

Tout d’abord, définissons‌ ‌ce‌ ‌un‌ ‌perte de temps ‌. ‌Une activité qui vous fait perdre du temps consomme votre attention pendant une période prolongée, n’est pas liée au travail que vous faites et ne contribue pas à l’objectif. Et, hé, nous en sommes tous coupables.

Peut-être redoutons-nous tellement une tâche que nous remettre à plus tard. En retour, nous accueillons les distractions. Ou peut-être que vous manquez simplement d’autodiscipline.

Quelle que soit la cause, trois‌ ‌sur‌ ‌sur‌ ‌quatre‌ ‌travailleurs‌ ‌admettent‌ ‌ ‌être‌ ‌distraits‌ ‌au travail. ‌C’est 70%-75% des travailleurs !

Alors, qu’est-ce qui te distrait ? Ça dépend. Ceux qui travaillent à domicile citer les médias sociaux, les smartphones, le binge-watching, les enfants et les jeux sont les principales distractions. Cependant, vous devrez également gérer les notifications numériques et les collègues sur le lieu de travail.

Pour identifier ces pertes de temps, découvrez comment vous passez votre temps à utiliser des outils de suivi du temps ou un journal de productivité. Ensuite, voyez comment cela s’aligne sur vos priorités. S’ils ne trouvent pas les moyens de les éliminer. Par exemple, désactiver les notifications ou porter des écouteurs antibruit.

Soyez à l’aise avec le fait de dire non.

Notre habitude de trop remplir nos horaires résulte de notre incapacité à dire‌ ‌non. ‌Mais, bien sûr, il n’y a pas de honte à dire non si vous n’êtes pas intéressé à faire‌ ‌quelque chose ou si vous n’avez pas la disponibilité.

Sans pratique, dire non peut être inconfortable. ‌‌‌Essayez d’attendre 24 heures avant de répondre aux invitations si celles-ci vous semblent totalement déplacées. Ou, vous pouvez proposer des alternatives, comme planifier un rendez-vous pour le déjeuner quand cela vous convient.

Plus précisément, à quoi pouvez-vous dire non aujourd’hui et que pouvez-vous faire à la place avec ce temps ? Besoin d’aide? Revoyez vos priorités. ‌

Il est important d’apprendre à dire non avec confiance et sans culpabilité si vous voulez être intentionnel dans la façon dont vous utilisez votre temps. ‌N’oubliez pas que lorsque vous dites non à une chose, vous vous autorisez en fait à dire oui à une autre.

Construire un environnement‌ ‌favorable.

Vous devez toujours vous assurer de créer un environnement de travail pratique, organisé et sans encombrement. Pourquoi? ‌Vous gagnerez du temps à chercher des fichiers, à déplacer des matériaux inutiles ou même à chercher un trombone. Et, au cas où vous ne le sauriez pas, ‌en plus de nos relations avec les autres, nos environnements physiques ont un effet profond sur notre fonctionnement cognitif, nos émotions et notre comportement ultérieur.

Vous gagnerez plus de temps si vous maîtriser vos compétences organisationnelles à long terme. Pour vous assurer que vous vous engagez, ajoutez cette tâche à votre calendrier. Par exemple, réservez 10 minutes à la fin de chaque journée de travail pour nettoyer et organiser votre bureau.

Entrez dans votre propre flux.

Je suis sûr que votre style de vie intentionnel est différent du mien. ‌Chacun de nous a d’autres priorités, horaires et préférences de travail.

Passer notre temps à essayer d’entrer dans un flux fourni par quelqu’un d’autre ne nous permettra jamais de vraiment nous connecter avec nous-mêmes. ‌Bien que nous puissions obtenir de bonnes idées des autres, en fin de compte, notre flux doit venir de l’intérieur. ‌‌‌Parfois, cependant, il suffit d’essayer de voir si cela fonctionne en adoptant et en adaptant diverses idées. ‌Cependant, il devrait toujours vous appartenir à la fin de la journée.

Une fois que vous avez établi votre propre flux, vous pouvez l’ajuster au besoin. ‌Par exemple, si vous travaillez à distance, vous pouvez investir dans un bureau debout et demander conseil pour l’installer. Mais peut-être avez-vous trop de distractions à la maison lorsque vous êtes le plus productif. Dans ce cas, vous voudrez peut-être déménager dans un café pendant cette période.

Arrête de procrastiner.

Il existe une variété de raisons pour lesquelles les gens reportent des tâches. ‌Ils peuvent se sentir dépassés ou ne pas aimer la tâche. ‌Envisagez de manger la grosse grenouille en premier pour freiner la procrastination.

Selon Mark Twain, « Si c’est votre travail de manger une grenouille aujourd’hui, il est préférable de le faire dès le matin. Et si c’est votre travail de manger deux grenouilles, il vaut mieux manger la grosse grenouille en premier. ‌Les choses que nous tardons à faire‌ ‌sont de « grosses grenouilles ». Terminez‌ ‌ces‌ ‌tâches‌ ‌à la première heure du matin pour en finir.

Alternativement, vous pouvez « faire boule de neige »‌ ‌vos‌ ‌tâches. ‌Avec cette technique, vous diviseriez vos tâches en plus petits morceaux. ‌Les tâches préparatoires sont terminées, puis la tâche plus importante à accomplir peut être terminée.

Pour rester motivé, pensez à ajouter un système de récompense pour les tâches accomplies, que vous choisissiez la méthode « grosse grenouille d’abord » ou la méthode boule de neige.

Créez de l’espace dans votre calendrier et votre emploi du temps.

Il existe une théorie selon laquelle le maintien d’un calendrier basé sur zéro vous permettra de rester productif. Et cela a du sens. Avoir votre calendrier réservé signifie que vous savez comment vous allez passer votre temps et pendant combien de temps. De plus, il est plus facile de dire non. Après tout, si vous n’êtes pas disponible, vous n’avez pas d’autre choix que de refuser une demande ou de suggérer un autre horaire.

En même temps, la vie ne se déroule pas toujours comme prévu. En tant que tel, laissez des espaces vides dans votre calendrier. Par exemple, vous pourriez laisser 13 h à 14 h ouvert. Ensuite, vous pouvez utiliser ce bloc pour éteindre les incendies s’ils surviennent. Et, si vous n’êtes pas obligé d’être pompier, vous pouvez prendre de l’avance sur votre liste de tâches. Ou, vous pouvez prendre une pause bien méritée.

Évaluez régulièrement votre emploi du temps.

Si vous voulez suivre votre emploi du temps, asseyez-vous et passez-le en revue tous les jours, toutes les semaines ou tous les mois. ‌A quoi ressemblent vos prochains jours ? ‌Quels rendez-vous avez-vous à venir ? Où avez-vous besoin‌ ‌d’être‌ ‌?

Après l’avoir vu devant vous, qu’en pensez-vous ? Votre calendrier est-il encombré? Ou avez-vous trop de temps d’arrêt? ‌Avez-vous laissé suffisamment ‌de place‌ ‌pour‌ ‌les urgences ? ‌Votre emploi du temps est-il une cause de stress, ou est-ce une inspiration pour vivre pleinement sa vie ?

Selon les mots de Michael Hyatt, « Plus vous êtes occupé, plus vous devez être intentionnel. »

Assurez-vous que vos intentions sont claires et responsables.

Vous tenir responsable quotidiennement de vos choix et de vos décisions signifie vivre intentionnellement et être ‌délibéré avec votre temps. ‌Cela vous demandera d’être attentif tous les jours.

Il peut être utile de fixer et d’écrire des objectifs. Cependant, vous devez également suivre vos progrès à l’aide d’un journal ou d’un calendrier. Au minimum, vous devriez revoir vos réalisations au moins une fois par semaine.

Gardez à l’esprit que tout ce que vous faites doit être aligné sur vos valeurs. Ou, à tout le moins, apprenez à être capable de verbaliser vos raisons afin de savoir clairement ce que vous pensez et pourquoi vous choisissez certaines activités.

Crédit d’image : Gustavo Fring ; Pexel ; Merci!

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