Soutenez l’eDiscovery à grande échelle pour maîtriser le travail moderne

À distance et les environnements de travail hybrides sont là pour rester et alors que les équipes juridiques des entreprises commencent à réévaluer leurs besoins dans un environnement post-pandémique, elles recherchent constamment des moyens d’améliorer leurs perspectives et de transformer leurs pratiques d’eDiscovery. Les volumes de litiges, d’enquêtes et de questions de conformité réglementaire continuent d’augmenter tandis que les réglementations sur la confidentialité des données, les attaques de cybersécurité et les allégations de lanceurs d’alerte sont en augmentation. Les chefs de service juridique avant-gardistes cherchent à éliminer les barrières et les frictions traditionnelles pour surmonter l’incertitude et découvrir des opportunités.

Qu’est-ce que cela signifie pour l’eDiscovery moderne, qui se situe à l’intersection des processus juridiques et informatiques ? Les équipes juridiques doivent réévaluer où et comment le travail est fait, et qui fait le travail.

Adoptez une stratégie axée sur le cloud

Dans la prestation de services juridiques, chaque affaire juridique s’accompagne d’un sentiment d’urgence, et le délai d’obtention des résultats est critique. L’identification, la collecte, la centralisation et l’examen ou l’analyse rapides de documents potentiellement pertinents peuvent faire la différence entre un règlement rapide et un litige ou une enquête prolongés qui peuvent rapidement englober (et épuiser) les référentiels, les ressources et le budget d’une entreprise.

Une approche cloud pour fournir des services d’eDiscovery résout les défis des techniques d’eDiscovery internes traditionnelles et disjointes qui peuvent taxer l’infrastructure informatique existante, perturber le travail quotidien et ajouter du temps et de la charge à l’informatique et aux employés.

En fait, les DSI reconnaissent qu’ils doivent accélérer la prestation de services de 50 %[1] et plus de la moitié le feront migrent plus de 75 % de leurs applications vers le cloud pour soutenir la vitesse et l’agilité, en amenant (ou en traînant) leurs unités commerciales impliquées dans des processus gourmands en données, comme l’eDiscovery, avec eux.

Accélérez le travail juridique en limitant l’examen humain

Accroître la vitesse du travail juridique est la plus haute priorité parmi les priorités des dirigeants d’entreprise pour les services juridiques, et les responsables juridiques affirment que leur plus grande faiblesse est l’utilisation et l’adoption de solutions technologiques.[2]

L’examen des documents, impliquant désormais souvent des millions de documents ou plus par cas, est l’étape la plus immédiatement percutante à laquelle optimiser la vitesse et l’efficacité. Pourtant, de nombreux services juridiques comptent toujours sur des avocats externes pour effectuer l’examen, en utilisant une recherche par mot-clé inefficace suivie d’un examen manuel comme approche par défaut pour trouver les documents pertinents. (Utilisant recherche par mot clél’examinateur typique doit examiner 10 documents pour chaque document pertinent, ce qui entraîne une perte de temps).

Certaines équipes juridiques adoptent examen assisté par la technologie (TAR) pour accélérer l’examen. Le TAR basé sur un protocole d’apprentissage actif continu améliore considérablement l’efficacité et la précision. Le ratio de documents réactifs examinés avec TAR est de loin supérieur à celui de la recherche par mot-clé suivie d’un examen linéaire, atteignant un rapport moyen de deux pour un. Cela signifie que l’équipe d’examen n’examine que deux documents pour en trouver un pertinent. Cette équipe termine plus vite et facture beaucoup moins.

Encore seulement 26 % des avocats utilisent le TAR dans tous ou la plupart de leurs cas, et 36 % l’utilisent dans très peu ou aucun de leurs cas. Pourquoi? Le TAR n’est pas bien compris, et il y a de la peur, de l’incertitude et du doute (FUD) avec des avancées technologiques qui pourraient être considérées comme une « boîte noire ».

La bonne nouvelle est que les capacités TAR peuvent être fournies via des systèmes eDiscovery modernes – à la demande, dans le cloud – ainsi qu’une expertise externalisée qui peut guider même les équipes juridiques les plus réticentes pour un examen du TRE défendable, transparent et efficace.

Optimiser les ressources et l’expertise disponibles

Pour atteindre une efficacité optimale, les chefs de service juridique évaluent non seulement où le travail devrait avoir lieu mais aussi qui devraient faire ce travail : des équipes internes, des avocats externes ou des prestataires de services juridiques alternatifs (ALSP) et des fournisseurs ayant une expertise dans une ou plusieurs parties du processus d’eDiscovery.

Cette tendance est, et continuera d’être, particulièrement évidente dans revue de documents gérée, où les ALSP fournissent une expertise spécialisée qui génère une plus grande efficacité en tirant parti de l’expertise TAR et TAR, tout en libérant des équipes internes et des avocats externes pour qu’ils se concentrent sur la stratégie de cas. En réalité, 68 % des grands cabinets d’avocats utilisent des ALSP pour l’examen de documents et 93 % des entreprises utilisent des fournisseurs d’examen géré directement ou indirectement par l’intermédiaire de leurs cabinets d’avocats.

Utiliser des solutions eDiscovery modernes

L’eDiscovery s’étend à de nouveaux domaines, notamment la confidentialité des données, la gouvernance de l’information, la réponse aux violations de données et d’autres domaines à haut risque émergent pour l’organisation. Le travail ne fera que devenir plus intense et stressant, coûteux et chronophage à moins que des changements ne soient apportés. L’eDiscovery basée sur le cloud peut fournir aux équipes juridiques un accès rapide aux avancées technologiques tout en simplifiant les flux de travail et en réduisant les processus manuels chronophages et sujets aux risques.

[1] Gartner^®, Agenda 2022 du CIO : créer un plan d’action pour maîtriser la composabilité de l’entreprise. (2021).

[2] Gartner^®, Exploiter un logiciel de collaboration pour accélérer le travail juridique. (juin 2022).

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