Recherche de systèmes pour améliorer l’efficacité de la gestion grâce au back-office DX

L’élément déclencheur a été le « Rapport DX » du ministère de l’Économie, du Commerce et de l’Industrie.

Le back-office est la pièce maîtresse de la promotion DX car toutes les opérations de l’entreprise y sont liées, mais ce n’est pas une tâche facile car elle comporte des défis uniques tels que l’individualisation et le reste du travail analogique.

Dans ces circonstances, System Research, qui s’occupe de la conception, de la mise en œuvre et de la gestion des systèmes externalisés, a été parmi les premiers à s’attaquer à la réforme du back-office.

Afin de renforcer sa compétitivité et de construire ses bases, l’entreprise a revu l’ensemble de son activité, y compris la conversion de son back-office en DX, et a été sélectionnée comme « DX Certified Business Operator » par le ministère de l’Économie, du Commerce et de l’Industrie en juin 2023. .

Voyons maintenant quelle était exactement la stratégie DX de System Research, en nous concentrant sur le back-office DX.

Le 7 septembre 2018, le ministère de l’Économie, du Commerce et de l’Industrie a annoncé le « Rapport DX » (~Surmonter la « falaise 2025 » du système informatique et déploiement à grande échelle de DX~), déclarant que si le DX ne peut pas être réalisé au sein des entreprises japonaises , a souligné que des pertes économiques pouvant atteindre 12 000 milliards de yens par an (soit trois fois plus qu’en 2018) pourraient survenir à partir de 2025. C’est ce qu’on appelle la « falaise de 2025 ».

« Ce rapport indique que la pénurie de ressources humaines informatiques atteindra environ 430 000 personnes d’ici 2025. Notre travail consiste à soutenir le DX de nos clients, donc après avoir lu ceci, nous avons réalisé qu’il s’agissait d’une énorme opportunité pour notre entreprise. ça allait arriver, je me sentais aussi un peu mal à l’aise. » (M. Ota)

Yoshinobu Ota, directeur général du département de planification d’entreprise et du bureau des relations publiques de System Research et responsable du DX interne, déclare ceci.

System Research est une société informatique qui construit des systèmes d’entreprise, mais le travail en interne se fait principalement sur papier et la numérisation n’a pas nécessairement progressé.

« L’efficacité du service indirect au siège social, ou plutôt du service des coûts, ne progressait pas beaucoup. Nous voulions le rendre plus efficace d’une manière ou d’une autre. » (M. Ota)

Dans ces circonstances, Hiroshi Hirayama, devenu président en juillet 2019, a chargé l’entreprise d’envisager des initiatives pour les 10 prochaines années, l’entreprise célébrant son 40e anniversaire en mars 2021.

En réponse à cela, les chefs d’entreprise et les chefs de département se sont réunis pour discuter de « ce qui devrait être fait » et « ce qui est nécessaire » sur plusieurs mois, ainsi que des objectifs à moyen et long terme « Next Vision 50th (NV) ».  » ont été formulés.

Chez NV, nous nous concentrons sur (1) « L’expansion et la sophistication des activités principales », (2) « Le défi du prochain business », (3) « Les capacités technologiques pour créer une nouvelle valeur », (4) « Le renforcement du capital humain et retour bureau » et (5) « Approfondir l’engagement des employés ». Les objectifs à long terme de l’entreprise dans 10 ans sont d’atteindre un chiffre d’affaires de 100 milliards de yens, un bénéfice de 20 % et 3 000 employés.

NV a démarré en avril 2020. Des équipes ont été constituées pour chacune des cinq initiatives, et chaque équipe est composée de responsables du service de gestion, de chefs de service directs, de directeurs généraux, de cadres supérieurs et de managers.

À propos, parmi les départements de gestion, participent le département de comptabilité, le département de planification d’entreprise, le bureau des relations publiques et le bureau d’audit interne, et parmi les départements directs, la division des systèmes de fabrication, la division des systèmes industriels, la division des systèmes automobiles, la 1ère division des systèmes de Tokyo. , et la 1ère division système de Tokyo y participent.

Cependant, l’organisation n’a pas été créée, mais est née spontanément, et les personnes impliquées participaient à des tâches parallèles avec la division commerciale.

« Nous ne sommes pas une organisation définie en interne. Nous sommes une équipe de personnes conscientes des problèmes auxquels nous serons confrontés au cours des 10 prochaines années et qui ont mené elles-mêmes diverses activités tout en travaillant sur place. sont constitués de bas en haut, et chaque équipe compte environ 15 personnes, pour un total d’environ 65 personnes. » (M. Ota)

La prise de décision a été effectuée de bas en haut, sur la base de l’idée qu’elle peut refléter les voix et les problèmes réels du domaine et qu’elle peut réagir avec flexibilité pour s’adapter aux circonstances des entreprises partenaires et des autres partenaires commerciaux.

« En fin de compte, la coordination entre les départements est devenue un goulot d’étranglement, et il a parfois fallu du temps pour faire des ajustements, mais comme l’initiative NV est un effort à l’échelle de l’entreprise, nous étions fermement déterminés à ignorer la position et les intérêts de chaque département avant de procéder. . (M. Ota)

Des réunions régulières ont lieu une à deux fois par mois et des groupes de travail sont constitués selon les besoins.

«Lors de la réunion ordinaire, nous décidons de ce qui doit être fait au cours de l’année en début de mandat, et lors de la réunion mensuelle, nous faisons rapport sur les progrès et examinons les points communs entre les tâches. Nous envisagerons des solutions.» (M. Ota)

Chaque équipe projet NV rend compte de ce que chaque équipe a considéré au président, et dès réception des instructions du président, le cycle PDCA (Plan)plan) → Faire → Vérifier → Agir (améliorer) Nous avons procédé au contrôle de la qualité et aux améliorations commerciales en utilisant une méthode d’amélioration continue des opérations commerciales en répétant les quatre étapes ().

Les problèmes de back-office deviennent dématérialisés

Examinons maintenant le « renforcement du capital humain et du back-office », qui est profondément lié à la stratégie DX de System Research.

« Bien que notre entreprise soit une société informatique, nous avions auparavant un nombre relativement important d’opérations sur papier. En particulier, les opérations sur papier étaient concentrées dans les opérations de commande et d’administration. La numérisation et l’informatique dans le back-office n’étaient pas complètement développées, nous avons donc décidé d’essayer de résoudre ces problèmes en premier. » (M. Ota)

Le problème des retards dans la dématérialisation ne concerne pas seulement l’entreprise.

« Notre entreprise dispose d’un système divisionnaire, et chaque division a un représentant commercial. Il n’y a pas de service commercial qui sert de point de contact pour les achats. C’est un obstacle majeur à la dématérialisation avec les entreprises partenaires. C’est pourquoi le DX interne. Une personne a compilé les demandes des représentants commerciaux de chaque division et les a partagées avec d’autres. » (M. Ota)

Le Groupe Systèmes d’Information (14 personnes) de la Direction du Corporate Planning a assumé ce rôle. Dans le cas d’un projet dématérialisé, le groupe système d’information est chargé de faire des propositions au président de l’entreprise, d’obtenir l’approbation et d’assurer la liaison avec les directions métiers pour confirmer les questions juridiques et les règlements internes en coopération avec les services concernés de l’entreprise, puis procéder au développement du système.

Afin de promouvoir la stratégie DX, nous avons établi deux politiques de base : « Sans papier pour un usage interne » et « Sans papier pour les partenaires commerciaux (entreprises coopérantes) » et mettons en œuvre la technologie numérique pour améliorer l’efficacité opérationnelle et élargir l’organisation. des mesures ont été prises.

Alors, quels types d’efforts sont déployés ? Un système de flux de travail a été développé et introduit pour les « opérations internes sans papier ». Le développement a commencé en octobre 2020. La date de début est juin 2021.

Un système de workflow est un système/logiciel qui numérise toutes les procédures commerciales au sein d’une organisation, y compris diverses applications et demandes d’approbation. Il est également appelé « système d’approbation » ou « système d’approbation électronique ».

« En développant un système de flux de travail en interne, nous avons pu numériser un travail qui était auparavant effectué sur papier. Actuellement, nous avons introduit le travail à domicile au sein de l’entreprise, nous avons donc créé un système où le travail peut être effectué sans avoir à le faire. venez au bureau. C’est pourquoi nous l’avons fait. » (M. Ota)

La raison pour laquelle nous l’avons intégré en interne est que la recherche sur les systèmes est une affaire de Sier et que le faire en interne nous permet de réagir avec plus de flexibilité aux changements du projet. De plus, la sécurité peut être assurée en termes de sécurité.

Le système de workflow traitait divers documents de candidature liés aux affaires générales et à la comptabilité, tels que les « documents liés à la garde d’enfants », les « documents liés aux soins infirmiers » et les « formulaires de demande de paiement de dépenses ». En outre, il existe des déclarations liées à l’infrastructure et à la sécurité telles que « Demande d’autorisation d’utilisation du réseau local sans fil », « Demande d’autorisation d’utilisation d’un périphérique USB/smartphone », « Demande de modification des paramètres du pare-feu », « Demande de transfert d’e-mails ». /annulation » et « Rapport de contrôle de sécurité. »

Le défi de la dématérialisation consiste à créer un système interne

Développer un système sans papier n’a pas été si difficile.

Cependant, développer un nouveau système et le mettre en œuvre sont deux choses différentes. Ce n’est pas si simple parce que la recherche sur les systèmes est un Sier.

« Afin d’introduire un nouveau système, nous devons d’abord créer une structure interne qui lui convient. Pour ce faire, nous devons établir un règlement interne. Nous veillons à ce que l’approbation soit obtenue de l’autorité décisionnelle appropriée. beaucoup de documents, il était donc très difficile de confirmer quoi faire, comment conserver les documents opérationnels et comment conclure des contrats. » (M. Ota)

En outre, il existe une grande variété de formulaires de demande à usage interne, et le service responsable ainsi que la voie d’approbation varient également en fonction du formulaire, et il serait difficile d’améliorer les opérations commerciales si le service interne de développement de systèmes devait modifier le programme chaque fois qu’un formulaire était ajouté ou modifié, parce que l’efficacité serait diminuée, nous avons eu du mal à mettre en œuvre un système qui permettrait au service de supervision d’ajouter des formulaires et de définir/modifier des itinéraires d’approbation de manière générale sans avoir à le faire.

Le groupe des systèmes d’information a utilisé le développement en cascade pour créer un système dans lequel chaque service responsable pouvait créer son propre système de flux de travail.

Le service de tutelle complète ensuite le système de workflow en utilisant ce système créé par le groupe des systèmes d’information.

Le service de supervision saisit, définit et sélectionne les éléments nécessaires conformément au système préparé pour répondre aux exigences nécessaires.

System Research a réduit la quantité de papier utilisée de 56 200 feuilles en 2022 et de 73 800 feuilles en 2023, soit un total de 130 000 feuilles.

« Information Systems Group » est le point de contact pour la coopération avec les partenaires commerciaux.

La dématérialisation ne se limite pas à l’entreprise. L’entreprise fournit également son système à 417 entreprises partenaires et tente de mettre en place une liaison sans papier des données internes et externes depuis la commande jusqu’à l’inspection et la facturation.

« Nous ne communiquons pas avec les sous-traitants pendant la phase de conception. Nous écoutons les informations des services concernés tels que les affaires générales et la comptabilité, et analysons le type de contrats qu’ils ont et la manière dont ils sont traités. Nous avons envisagé de développer un système de courrier électronique. transactions, en se concentrant sur la question de savoir s’il y aurait des problèmes juridiques. » (M. Ota)

Après des tests répétés, le Groupe Systèmes d’Information a assuré la liaison avec les entreprises partenaires et le développement a progressé au gré des interactions avec les partenaires commerciaux qui sont devenus des utilisateurs pilotes.

Si un problème était découvert, il était immédiatement arrêté. Il s’agit de minimiser la charge pour les entreprises partenaires.

« Nous avons réalisé qu’il serait difficile de demander à nos entreprises partenaires de préparer des sceaux électroniques, nous avons donc introduit un système capable de mesurer le nombre de personnes ayant renvoyé leur signature, et le système n’accepterait que les demandes de ces personnes. » (M. Ota )

De plus, il est possible que les informations envoyées par System Research soient falsifiées en cours de route et ne parviennent pas au destinataire. Ainsi, pour garantir que le document a bien été reçu par le destinataire, un horodatage (cachet électronique) et un certificat sont envoyés pour prouver que le document électronique est l’original.

Après cela, nous avons créé une vidéo expliquant comment utiliser le système pour nos entreprises partenaires et leur avons demandé de la regarder pour les aider à comprendre le système.

En conséquence, nous avons fourni un système sans papier à 329 des 417 entreprises partenaires et mettons en œuvre une liaison cohérente des données internes et externes depuis la commande jusqu’à l’inspection d’acceptation et la facturation.

Kenichi Takeuchi, directeur principal du groupe des systèmes d’information, déclare :

« Nous travaillons toujours à traiter avec les 88 sociétés restantes, y compris les nouvelles sociétés partenaires. Certains partenaires commerciaux souhaitent le faire mais ne peuvent pas le faire en raison de problèmes de cryptage. Nous procédons donc également à une vérification pour résoudre le problème. « .

L’entreprise continuera d’évoluer vers un environnement sans papier, non seulement pour un usage interne et celui des partenaires, mais également pour les documents liés aux contrats tels que les contrats de base et les accords de non-divulgation.

Visualiser les documents de comptabilité de gestion à l’aide des outils BI

Tout en promouvant les opérations sans papier au sein de l’entreprise, System Research s’est également concentrée sur la visualisation des documents de comptabilité de gestion interne. Power BI, un outil BI (business intelligence) fourni par Microsoft, a été utilisé.

Les outils BI sont des logiciels qui analysent et visualisent diverses données détenues par les entreprises pour faciliter la gestion et les opérations commerciales, et PowerBI peut être facilement lié à Azure et Office. Étant donné qu’il existe une grande variété de connecteurs de données disponibles, vous pouvez afficher les données d’autres outils uniquement avec PowerBI, et il est également possible de les générer dans des formats de fichiers tels qu’Excel et PDF, ce qui facilite la gestion des données. dans un format visuellement facile à comprendre. De plus, il est également attrayant car son prix est raisonnable par rapport aux autres outils BI.

Yuki Kumada, directeur principal du groupe de planification d’entreprise du département de planification d’entreprise, déclare :

« Grâce à l’outil d’analyse de données de PowerBI, nous pouvons désormais créer automatiquement des documents de comptabilité de gestion, ce qui se faisait auparavant manuellement en interne. En plus de pouvoir les consulter quand je le souhaite, je peux désormais faire ma propre analyse par service. , rang et période, ce qui m’évite d’avoir à créer du matériel. »

Il existe six types de documents de comptabilité de gestion qui sont couverts : (1) marge bénéficiaire d’externalisation, (2) ratio de ventes de projets d’inspection d’acceptation, (3) ventes par employé, (4) ratio d’externalisation des ventes, (5) ventes/ventes propres par personne d’exploitation, et (6) la marge bénéficiaire.

System Research commencera son développement en avril 2023 et commencera progressivement à l’utiliser en août.

Depuis janvier 2024, la création manuelle des données de comptabilité de gestion à l’aide d’outils BI a été supprimée et l’entreprise est passée à la BI complète.

« Nous avons introduit un outil BI pour créer des documents de comptabilité de gestion internes qui étaient auparavant réalisés manuellement. Au cours de la phase de préparation de la transition, nous les avons exécutés en parallèle avec la création manuelle, et les documents créés avec l’outil BI présentaient des problèmes de précision. Comme dès que nous avons confirmé qu’une telle chose n’existait pas, nous avons aboli le travail manuel et travaillé pour améliorer l’efficacité opérationnelle. » (M. Kumada)

Le nombre d’heures économisées grâce à l’élimination du travail manuel est de 15 heures par an, contribuant ainsi à améliorer la productivité. De plus, l’analyse utilisant les données de gestion visualisées peut être effectuée sur site, accélérant ainsi la transformation des lieux de travail en DX.

En plus de passer au numérique et d’introduire des outils de BI, System Research a lancé une initiative appelée Zero Trust, qui considère la sécurité basée sur le fait de ne faire confiance à rien, à partir d’octobre 2023.

Concernant les stratégies d’entreprise DX, Yuji Kimura, président et directeur représentant de Convergence Lab., déclare ce qui suit.

« La transformation DX n’est pas seulement une numérisation, mais un moyen de résoudre les problèmes rencontrés par une entreprise. Parfois, la façon de travailler elle-même doit être radicalement modifiée et certains départements sont obligés de travailler d’une manière différente de leurs processus précédents. Même si tous les départements sont d’accord en termes généraux, il est courant que certains départements soient en désaccord sur des domaines spécifiques. C’est pour cette raison que la recherche sur les systèmes est généralement menée de haut en bas. Dans ce cas, je crois que c’est le fait que nous y sommes parvenus. procéder de bas en haut signifiait que nous avions établi un agenda clair et unifié nos intentions. De nombreuses entreprises pensent de cette façon, mais les outils numériques ne sont qu’un moyen pour parvenir à une fin, et ce qui est important est de savoir s’ils résolvent correctement les problèmes de l’entreprise. est confronté. Je pense que c’est nécessaire.