Qu’est-ce que la conformité RH ? – Blogs OpenText

Qu’est-ce que la conformité RH pour la gestion des documents des employés ?

De manière très générale, la conformité RH fait référence à la pratique consistant à s’assurer que vos politiques et procédures RH respectent toutes les lois, éthiques et réglementations applicables et à les mettre à jour à mesure que la réglementation change et que votre organisation se développe. C’est un élément essentiel du rôle des RH, mais peut-être l’un des plus négligés.

Lorsque nous examinons spécifiquement la conformité pour la gestion des documents des employés, les aspects suivants doivent être en place :

• Un dossier existe pour chaque employé, passé ou présent, et ce dossier comprend tous les documents requis par la loi
• L’accès est limité aux utilisateurs autorisés
• Les documents ont des classifications appliquées, et ceux qui nécessitent des protections supplémentaires sont séparés
• Les documents sont examinés pour s’assurer que ceux qui ont des dates d’expiration sont à jour
• Un processus pour conserver les dossiers des employés lorsqu’un litige est en cours ou raisonnablement anticipé
• Il existe un processus permettant à un employé d’accéder au contenu de son dossier sur demande
• Un calendrier de conservation dicte la durée de conservation des documents et un processus d’élimination sécurisé est en place pour les détruire au moment opportun

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Quels sont les principaux défis de conformité pour la gestion des documents des employés RH ?

L’un des plus grands défis en matière de gestion des dossiers des employés est que les documents ont tendance à être éparpillés partout. Les RH peuvent utiliser plusieurs systèmes pour collecter, stocker et partager des documents – parfois les mêmes documents à plusieurs endroits – créant ainsi des silos d’informations. Cela rend presque impossible de garantir la conformité sur les aspects énumérés ci-dessus. Pour les entreprises qui conservent encore des dossiers papier, cela complique davantage le défi et introduit des risques supplémentaires comme un incendie, une inondation ou un vol. Les modalités de travail à distance ou hybrides peuvent également être un facteur contributif.

Souvent, l’organisation n’a pas défini de référentiel central car la plupart des systèmes RH ne sont pas conçus pour gérer les documents. Ils peuvent avoir du mal à définir un enregistrement, et plus précisément ce qui n’est PAS un enregistrement, ou ont tendance à conserver trop d’enregistrements pendant trop longtemps, ce qui crée un risque supplémentaire. Il peut y avoir un manque de formation pour les RH et les responsables du personnel sur la façon de gérer correctement les dossiers des employés et de respecter les responsabilités de conformité des RH. Sans comprendre le flux d’informations, il devient impossible de respecter les réglementations, en particulier s’il n’est pas clair où se trouvent vos documents et lesquels sont considérés comme des enregistrements.

L’autre défi majeur est la liste sans cesse croissante de lois et de réglementations complexes et les liens croissants entre la confidentialité, la sécurité et la gestion des documents. Il est prévu que d’ici la fin de l’année 2023, ​75 % de la population mondiale verra ses données personnelles couvertes par les réglementations modernes en matière de confidentialitécontre 25 % en 2021. Chaque juridiction aura ses propres règles en matière de documents des employés et de confidentialité, ce qui rendra difficile la création de politiques et de procédures uniformes pour la conformité globale des RH.

Pourquoi la conformité RH est-elle importante ?

La principale raison pour laquelle la plupart des organisations se concentrent sur la conformité légale des RH est d’éviter les risques et les amendes. Les amendes, pénalités ou poursuites judiciaires peuvent être le résultat d’un audit raté ou provoquées par un employé mécontent et peuvent souvent suffire à causer des dommages importants. Si un employé engage une action en justice, il devient essentiel que les RH puissent produire tous les documents requis rapidement et avec précision.

Au-delà de la menace de sanction, la conformité RH est essentielle pour protéger à la fois la réputation de votre entreprise et la confiance de vos employés, notamment avec l’augmentation du risque cyber. Comme pour vos clients, les employés doivent savoir que vous gérez leurs informations privées avec la plus grande sécurité et le plus grand soin. Demandez à n’importe quelle entreprise qui a subi une violation ou qui a fait l’objet d’un procès et elle vous dira l’impact que cela a eu sur son activité ainsi que sur la productivité et l’engagement de sa main-d’œuvre.

Quelles sont les capacités du meilleur logiciel de conformité RH ?

Le robuste Solution de gestion de documents RH contribuera à simplifier les défis liés aux RH et à la conformité en :

• Limiter l’accès aux documents les plus confidentiels des employés
• Automatisation de la conservation et de l’élimination des documents conformément à la politique de l’entreprise
• Intégration avec d’autres systèmes RH pour fournir une source unique de vérité
• Fournir des pistes d’audit et des rapports sur l’accès aux documents et les versions
• S’assurer que les dossiers des employés sont complets et à jour avec tous les documents requis
• Tirer parti des autorisations existantes basées sur les rôles
• Permettre aux employés de consulter et de mettre à jour leurs propres fichiers sans intervention des RH
• Maintenir une sécurité et une confidentialité complètes
• Permettre aux RH de localiser facilement un document ou de télécharger un fichier rapidement
• Interdiction de modifier des documents lors d’une enquête ou d’une action en justice

Quelles sont les meilleures pratiques en matière de conformité RH ?

Documentez le cycle de vie de vos employés

En ce qui concerne les documents des employés, créez un inventaire de vos points de collecte, de vos processus et de tous les emplacements où les documents pourraient être stockés, en tenant compte des risques et des points faibles en cours de route. Il s’agit de la première étape de la réalisation d’une évaluation des risques liés à la conformité des RH. Creusez ensuite un niveau plus profond en auditant les dossiers de vos employés pour comprendre quels documents sont inclus, pourquoi ils sont importants et qui y a accès.

Définissez vos politiques

Après avoir fait vos recherches sur les réglementations applicables à votre secteur et à votre géographie, définissez vos politiques de conservation des documents et identifiez les documents devrait être inclus dans un dossier et qui sont incontournables. Comprenez pourquoi vous collectez ces documents, assurez-vous qu’ils bénéficient du niveau de protection approprié et déterminez comment ils seront éliminés. Tenez compte des exigences d’accès pour les RH, les employés, les responsables, les autres services internes ainsi que les fournisseurs externes. Assurez-vous qu’un processus est en place en cas de litige, d’audit, d’enquête ou de demande d’accès au sujet.

Automatisez vos processus

Investissez dans une technologie qui gérer tous les documents des employés centralisée, réduisez votre risque de non-conformité, automatisez vos processus et libérez du temps aux RH pour les consacrer à d’autres projets stratégiques.

Réviser et actualiser

Une fois par an, passez en revue une liste de contrôle de la conformité des RH. Réservez du temps pour examiner votre documentation et vos politiques, recherchez les modifications et les ajouts aux exigences réglementaires, et auditez à la fois vos processus et les dossiers de vos employés pour vous assurer que tout est toujours sur la bonne voie.

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