Quand la productivité personnelle ne suffit pas

Dans un monde parfait, nous commencerions notre journée en parcourant une liste de tâches bien ordonnées. Il nous faudrait quelques heures de concentration au travail pour en rayer la moitié.

Ensuite, nous déjeunions tranquillement avec des collègues et recommencions à réduire la liste jusqu’à ce que la dernière tâche soit terminée à 17h30 précises. Un sentiment de satisfaction nous remplirait lorsque nous partirions (ou nous déconnecterions) pour la journée et monterions à l’happy hour sur une licorne magique.

Mais nous sommes dans le monde réel, où les réunions de dernière minute qui auraient pu être des e-mails remplissent les calendriers. Où les collègues oublient de terminer leurs tâches et les déposent dans votre assiette alors qu’ils partent en vacances.

Et où des délais urgents font soudainement dérailler votre liste de tâches de la journée, vous obligeant à les repousser à la suivante et à celle d’après.

Au cours des 20 dernières années, le monde du travail a considérablement évolué. La hausse des technologie les entreprises ont apporté avec elles des hiérarchies plates, des avantages confortables pour les employés et des concepts de bureaux ouverts de type terrain de jeu.

À cela s’est ajoutée une culture de l’agitation visant à tirer le meilleur parti de chaque journée de travail. Les plateformes technologiques de travail, comme Slack et Trello, se sont concentrées sur la rationalisation de la communication et de la productivité, tandis que les outils d’IA générative, comme ChatGPT et Midjourney, ont promis de nous aider à faire plus en moins de temps en automatisant les tâches.

Pour faire face à un afflux croissant de notifications et de délais, une multitude d’astuces de productivité personnelle, comme la boîte de réception zéro et la technique pomodoro, sont devenues et démodées.

Même si ces changements peuvent ressembler à des améliorations sur le lieu de travail, les dernières années ont également été marquées par une forte augmentation des cas d’épuisement professionnel à travers le monde. Ici aux Pays-Bas, un travailleur sur cinq serait aux prises avec l’épuisement professionnel, entraînant 11 millions de jours par an d’absentéisme des salariés. Selon État du lieu de travail mondial de Gallup : rapport 2023le stress des employés atteint un niveau record et ne cesse d’augmenter depuis 2009.

Cela soulève la question, avec tous les outils, plateformes et hacks visant à accomplir les tâches plus rapidement…

Pourquoi sommes-nous toujours incapables de faire avancer les choses ?

Depuis que le gourou de la productivité David Allen a publié Faire les choses en 2001, il a été traduit en 28 langues et vendu à plus de 1,5 million d’exemplaires.

Grâce à son livre et à des séances de coaching, il a enseigné aux employés du niveau C jusqu’au niveau débutant comment « vider leur tête » afin qu’ils puissent se concentrer sur… faire avancer les choses. Comme l’a dit Allen :

« Arrêtez d’utiliser votre tête comme bureau, c’est vraiment un bureau de merde. Votre tête est faite pour avoir des idées, pas pour vous y accrocher.

Vingt-trois ans et des centaines de séances de coaching en interne plus tard, Allen s’est rendu compte qu’il manquait quelque chose.

La semaine dernière, lui et son co-auteur Edward Lamont ont publié un nouveau livre visant à s’attaquer non seulement aux symptômes, mais aussi à ce qui pourrait être la source de l’épidémie mondiale de stress au travail. C’est appelé Faire avancer les choses… avec les autres.

La vérité est que peu importe à quel point vous vous préparez à une productivité optimale, cela ne sera efficace que si votre équipe est également prête à travailler ensemble de manière optimale. Cela dépend vraiment de la gestion.

C’est le travail d’un manager de rassembler des équipes composées de personnalités, de styles de travail et de compétences très variés et de les préparer à des performances élevées. Le problème est, startups sont souvent remplis de chefs d’équipe inexpérimentés et, faute de ressources, ne reçoivent aucune formation.

« Beaucoup de nouveaux managers sont devenus managers parce qu’ils étaient bons programmeurs. Au lieu de se concentrer sur la façon de faire leur travail, il y a une courbe d’apprentissage lorsqu’on essaie de comprendre comment gérer le travail des autres », explique Allen.

Tu ne peux pas changer les gens mais tu peux changer les règles

Selon Allen, l’un des principaux problèmes est que les managers doivent établir des normes et des principes pour leurs équipes. Par exemple, à quelle heure les réunions peuvent-elles commencer ? Quand les membres de l’équipe ne doivent-ils pas être dérangés ?

« Nous avons deux chapitres entiers sur les principes et les normes, car vous n’allez pas changer la personnalité des gens. La plupart du temps, ce sont des mécanismes simples qui sont perturbés et qui empêchent l’équipe de faire ce qu’elle est réellement », explique Allen.

L’établissement de normes est important non seulement pour guider les gens vers des pratiques communes, mais aussi pour les guider sur ce qu’il faut faire lorsque les choses tournent mal.

« Si je prends un engagement envers vous et que les choses changent et que je ne pourrai pas prendre cet engagement, dans quelle mesure suis-je à l’aise de vous parler et de renégocier notre accord au lieu de simplement le laisser passer entre les mailles du filet ? C’est de là que vient une grande partie du burn-out, ce n’est pas tant le sentiment d’être dépassé, c’est l’anxiété ambiante qui fond intérieurement pour la plupart des gens. Tout cela peut se répercuter sur tout le reste s’il n’est pas géré correctement.

Vous souhaitez en savoir plus sur la constitution d’équipes saines et performantes ?

Rejoignez David Allen sur TNW 2024 alors qu’il monte sur scène pour discuter des principes qui sous-tendent une gestion d’équipe efficace et des enseignements de son dernier livre, Équipe : Faire avancer les choses avec les autres. Attendez-vous à des stratégies concrètes, et pas seulement à des théories, pour améliorer la productivité et la collaboration des équipes.

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