Planification avant (et au-delà) des appels d’offres auprès des fournisseurs CDP

Bien avant que vous n’émettez des demandes de propositions de fournisseurs CDP, un travail important est en cours. Il est important de reconnaître et de documenter ce travail afin que vous puissiez le parcourir rapidement et sélectionner le meilleur fournisseur. Vous pouvez également utiliser la documentation comme un manuel pour vous aider à vous déplacer facilement dans la sélection des fournisseurs à l’avenir.

Si vous prenez le temps de planifier chaque étape du processus, vous pourrez consacrer le temps et les ressources nécessaires pour choisir le bon fournisseur pour votre entreprise.

Définir les cas d’utilisation clés.

En théorie, vous commenceriez votre parcours de sélection de fournisseurs CDP en définissant vos objectifs. En pratique, la façon la plus réaliste de définir vos objectifs est d’envisager les cas d’utilisation les plus courants que vous attendez du système.

Les cas d’utilisation constituent le lien essentiel entre les objectifs généraux et les exigences du système. Des cas d’utilisation correctement définis identifieront toutes les capacités et ressources nécessaires pour atteindre vos objectifs. Construire une liste complète est important car toute capacité manquante vous empêchera d’atteindre vos objectifs, que cette lacune soit dans le CDP ou ailleurs. Votre déploiement réel commencera probablement par des cas d’utilisation simples tels que le profilage des clients et les listes de reciblage. Mais la liste que vous utilisez pour développer les exigences doit également inclure des cas avancés comme l’orchestration omnicanal. Si vous les laissez de côté, vous constaterez peut-être que les fonctionnalités avancées ne sont pas disponibles lorsque vous êtes prêt à les utiliser, ce qui est trop tard. La définition des cas d’utilisation est également une partie importante du processus organisationnel de compréhension de ce que le CDP fera et de ce qu’il ne peut pas faire. Ceci est essentiel pour établir les priorités et gérer les attentes des parties prenantes.

Transformez les cas d’utilisation en exigences.

Un cas d’utilisation définit les tâches et les ressources nécessaires pour atteindre son objectif. Une étape étroitement liée, mais distincte, consiste à les convertir en exigences système réelles. Cette conversion nécessite une compréhension approfondie des tâches en cours d’exécution et du système fonctionnalités prenant en charge ces tâches. En particulier, vous souhaiterez identifier les exigences communes à tous les cas d’utilisation, telles que la gestion des identités et la transformation flexible des données. Ce sont des fonctionnalités CDP de base qui doivent être explorées en détail. Sinon un membre de votre équipe de projet a la compréhension de bien faire cela, puis faites appel à une ressource extérieure qui le fait. Une ressource externe compétente peut également repérer les lacunes dans vos définitions de cas d’utilisation et donner un aperçu plus clair des autres ressources dont vous aurez besoin pour atteindre vos objectifs, telles que les changements de personnel et de processus.

Filtrer les fournisseurs par rapport aux exigences.

Une fois que vous avez une liste d’exigences solide, vous pouvez commencer à écran vendeurs contre elle. Le dépistage initial réduira rapidement l’immense champ de fournisseurs CDP jusqu’à un nombre gérable, puisque de nombreux CDP manqueront d’expertise dans votre secteur. D’autres offriront des capacités que vous ne recherchez pas ou qui ne sont tout simplement pas disponibles dans votre région. Ce type de filtrage peut être effectué à l’aide d’informations accessibles au public, ou par le biais de conversations rapides par e-mail ou par téléphone. Si trop vendeurs restent après ce premier tour, vous pourriez faire un court, une demande d’information (RFI) écrite qui est différente d’une demande de propositions. Une RFI peut vous donner une idée des fonctionnalités et services clés, ce qui est utile lorsque vous réduisez votre ensemble de considération. Essayez de réduire les possibilités à environ une demi-douzaine de candidats qualifiés.

Produits qualifiés de démonstration.

Le but des premières démonstrations de produits est d’obtenir une vue d’ensemble sentir pour chaque système et l’entreprise qui le vend. Si votre projet équipe manque d’expérience avec les CDP, les démonstrations seront également aider à mieux comprendre la catégorie CDP en tant que ensemble. Ayez votre liste d’exigences et un guide de conversation pratique afin que vous puissiez poser les bonnes questions et prendre des notes sur les réponses fournies par chaque fournisseur. Cela seul devrait éliminer certains prétendants supplémentaires. Ne vous attendez pas une démonstration initiale pour couvrir tous les détails dont vous avez besoin pour commencer classer les fournisseurs, et encore moins en sélectionner un.

Émettre la DP.

Certaines entreprises émettent des appels d’offres avant toute démonstration, mais cela se traduit généralement par l’envoi de demandes de propositions à de nombreuses entreprises qui ne sont pas candidats réalistes. Une demande de propositions appropriée ne devrait être adressée qu’aux entreprises qui semblent bien qualifiés. Il donne une chance de collecter de nombreux des détails qui ne peuvent être couverts même par une longue démonstration. Appel d’offres les réponses deviennent alors la base d’autres questions qui peut être résolu par écrit ou lors d’un deuxième tour d’appel ciblé manifestations.

Nous allons faire une démonstration du scénario de planification.

La deuxième série de démonstrations est assez différente de la première série de démos. Au lieu de laisser le vendeur présenter ce qu’il veut montrer, dans ce tour, l’acheteur précise ce qu’il veut voir. Cela se fait généralement par le biais de scénarios basés sur des cas d’utilisation de projet. Chaque scénario présente un ensemble de tâches que le fournisseur doit démontrer, en utilisant parfois des données que l’acheteur a fournies à l’avance. Tous les fournisseurs sont invités à démontrer les mêmes scénarios, afin que l’équipe d’achat puisse avoir une idée claire de la façon dont les produits se comparent.

Assurez-vous de bien comprendre le degré de préparation nécessaire avant la démonstration : les fournisseurs peuvent souvent donner l’impression que quelque chose est facile en faisant les choses difficiles à l’avance. Une façon d’éviter cela est de limiter le temps dont dispose le fournisseur pour préparer la démonstration du scénario. Assurez-vous également que tout ce que vous voyez démontré est effectivement inclus dans le prix indiqué par le vendeur. Si votre entreprise a un volume de données substantiel, vérifiez que toute solution démontrée est évolutive pour ces volumes. Cela peut nécessiter un type de test ou de démonstration distinct. Les équipes d’achat doivent développer scénario

tableaux de bord et comparer les notes peu de temps après chaque démonstration pour développer une évaluation commune de chaque fournisseur.

Effectuer des recherches supplémentaires.

Les démonstrations de scénarios de cas d’utilisation peuvent être complétées par d’autres discussions basées sur les réponses aux appels d’offres. Dans certains cas, d’autres types de recherche peuvent être nécessaires, comme des démonstrations techniques, des mises en œuvre de preuves de concept ou des projets pilotes. C’est également le moment de vérifier auprès des clients de référence, de clarifier les questions de tarification et de rencontrer les membres de l’équipe des fournisseurs potentiels.

Prendre une décision.

Parfois, un gagnant clair émerge du processus de sélection. Plus souvent, il y a plusieurs candidats viables. Une fois la recherche terminée, de nombreuses équipes développeront un fiche d’évaluation avec tous les principaux facteurs, pondérez ces facteurs et notez chaque fournisseur par rapport à chaque facteur. Le classement numérique qui résulte de ce processus est intéressant, mais la vraie valeur réside dans les discussions d’équipe sur l’attribution des pondérations et les scores des fournisseurs. Ceux-ci identifient les sujets qui nécessitent des recherches plus approfondies et créent un consensus autour du choix final. Assurez-vous de faire avancer le projet : vous n’aurez jamais d’informations parfaites ou d’incertitude zéro. Retarder un choix signifie généralement que vous retardez les avantages dont vous bénéficierez lors du déploiement de votre système.

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