Meilleures pratiques et normes dans les « rapports qui comptent »

Les rapports d’entreprise, ceux qui sont utilisés par la haute direction et/ou l’ensemble de l’organisation, sont les rapports qui comptent. En tant que tel, nous devons organiser ces rapports pour raconter une histoire.

Les rapports en libre-service, en permettant aux utilisateurs de transformer les données en informations importantes pour eux, ont évidemment été une bonne chose.

Cependant, les rapports en libre-service créent également deux niveaux de reporting, que vous voyez actuellement dans votre propre organisation. Un niveau de rapports est celui utilisé exclusivement par la personne qui a créé le rapport et/ou l’équipe du créateur du rapport (également, occasionnellement, au sein du service du créateur). Ces rapports extraient des données pertinentes uniquement pour le travail du créateur ou, tout au plus, pour le service du créateur.

Mais nous avons également ce que nous appelons des « rapports d’entreprise ». Ces rapports sont utilisés par la direction de niveau supérieur ou par des personnes dans l’ensemble de l’organisation (ou les deux). En règle générale, ces rapports extraient des données de plusieurs départements. Les informations contenues dans ces rapports d’entreprise sont considérées comme essentielles pour comprendre les performances de l’organisation et constituent la base de la prise de décisions critiques pour l’organisation.

Disons-le autrement : les « rapports d’entreprise » sont les rapports qui comptent.

C’est précisément parce que les rapports d’entreprise sont « ceux qui comptent » que vous devrez les traiter différemment. Il existe ici une analogie utile : même si le terme « conservateur » est probablement galvaudé de nos jours, considérez la gestion de vos rapports d’entreprise comme un conservateur, organisant des œuvres d’art dans un musée.

Vraiment : ce n’est pas une mauvaise analogie pour ce que vous devez faire en matière de reporting d’entreprise. Un conservateur sélectionne ce qui est exposé, puis organise les œuvres en galeries afin que les visiteurs puissent trouver ce qui compte pour eux. Pendant que les visiteurs se promènent dans ces galeries, on leur raconte une histoire qui a du sens pour eux.

Gérer les « rapports importants »

Toutes les œuvres artistiques créées ne sont pas de « qualité muséale » et, pire encore, certaines œuvres sont des contrefaçons. De même, il est essentiel pour vos rapports d’entreprise que vous évaluiez leur qualité et que vous vérifiiez leur exactitude.

Avec les rapports en libre-service, vous aurez trop de rapports pour pouvoir tous les auditer, ce qui signifie qu’au moins certains des rapports de votre portail de reporting seront… (soyons polis)… trompeurs. L’identification de vos rapports d’entreprise (les rapports importants à l’échelle de l’organisation) réduit le nombre de rapports à un groupe suffisamment petit pour que vous puissiez tous les auditer. Cela vous positionne pour signaler ces rapports comme l’équivalent de la « qualité muséale » de votre organisation : ces rapports sont suffisamment fiables pour constituer la « source officielle de vérité » de votre organisation.

Cela va encore représenter beaucoup de rapports, vous devrez donc ensuite les organiser.

Organisation des rapports pour l’accès

Si vous êtes un touriste à Amsterdam et que vous allez au Rijksmuseum pour voir le tableau, le personnel du musée sait pourquoi vous êtes là et vous donnera une carte indiquant comment se rendre au musée de Rembrandt. Veille de nuitle Vermeers et le Van Gogh. Vous devez faire de même avec vos rapports d’entreprise : vous devez organiser vos rapports de manière à ce que les utilisateurs puissent trouver les rapports dont ils ont besoin lorsqu’ils en ont besoin.

Cela signifie que vous devez organiser vos rapports d’une manière qui soit évidente pour vos utilisateurs (ce qui, soit dit en passant, signifie que votre outil de reporting doit non seulement prendre en charge la création de rapports, mais également les organiser pour y accéder). De la même manière que vous savez que vous êtes un touriste, vos utilisateurs savent trois choses sur eux-mêmes : qui ils sont, sur quoi ils ont besoin d’informations et de quel niveau de détail ils ont besoin. Votre système d’organisation de reporting doit donc exploiter ces connaissances pour organiser les rapports en :

• Public: À tout moment, tout utilisateur essaie de trouver un rapport spécifique qui répond à ses besoins.
• La ou les questions auxquelles le rapport répond : Votre utilisateur connaît également le problème pour lequel il a besoin d’aide. Un rapport sur les ventes en dollars, par exemple, aide à répartir les dollars publicitaires, mais est inutile lorsqu’il s’agit de répartir l’offre, où le nombre d’unités vendues compte.
• Comment les données sont agrégées : La direction s’intéresse généralement aux chiffres résumés qui reflètent l’ensemble de l’organisation. Les chefs de produit, quant à eux, ont non seulement besoin de plus de détails, mais ils ont aussi besoin de les regrouper par ligne de produits. Les responsables régionaux souhaitent un niveau de détail similaire à celui des chefs de produit, mais souhaitent que leurs données soient agrégées par région.

Définir vos utilisateurs de cette manière vous permet d’organiser les rapports afin que les utilisateurs puissent les trouver. Vous disposez de deux outils pour mettre en œuvre cette organisation : la manière dont vous structurez les dossiers dans votre portail de reporting et la manière dont vos rapports sont nommés. Malheureusement, il n’y a pas de bonne réponse ici.

Vous pourriez, par exemple, avoir une série de dossiers et sous-dossiers organisés par division et département, avec les mots « Résumé » et « Détail » inclus dans les titres du rapport. Vous pouvez également créer un dossier nommé « Aperçu » contenant des rapports avec des chiffres agrégés, puis intégrer les noms de département dans le titre de chaque rapport. Tout ce qui fonctionne pour vos téléspectateurs et leurs problèmes est la bonne réponse.

La seule ligne directrice que vous devriez suivre est la réponse à une blague : où cachez-vous quelque chose là où personne ne le trouvera jamais ? Réponse : Sur la deuxième page d’une recherche Google. Lorsqu’un utilisateur parcourt les dossiers, puis recherche/trie les rapports résultants par titre, les utilisateurs doivent se retrouver avec une liste de 10 rapports potentiels au maximum dont les descriptions font apparaître le bon rapport. Cinq rapports sur la liste, c’est mieux, et un rapport serait idéal.

Décrire les rapports

Pour arriver au point où vous pouvez placer le rapport dans la bonne « galerie » et lui donner le bon nom, vous devez exiger que chaque rapport d’entreprise ait une description. Cette description doit préciser le public cible du rapport, les questions auxquelles le rapport est censé répondre et le niveau d’agrégation des données. C’est l’équivalent de ça petite carte blanche au mur à côté de la peinture.

En plus de vous aider à décider dans quelle galerie le rapport doit être placé et quel nom il doit porter, cette description répond à deux autres objectifs. Premièrement, cette description établit les critères d’évaluation de la qualité du rapport : le rapport aide-t-il le public visé par la description à fournir les informations au niveau de détail approprié pour répondre au problème du public ? Deuxièmement, cette description aide vos lecteurs à reconnaître quand ils ont trouvé le bon rapport (tout comme cette petite carte blanche vous permet de savoir ce qu’est ce tableau). tout sur).

Cela ne veut pas dire qu’un rapport ne sera pas utile à un public plus large et pour des problèmes autres que ceux indiqués dans sa description. Mais si vous (ou le créateur du rapport) ne pouvez pas fournir une description du public principal du rapport ni des questions auxquelles le rapport est censé répondre, il est probable que le rapport ne soit vraiment utile à rien.

Raconter l’histoire

Les œuvres d’art sont rarement vues isolément et c’est une galerie rare qui mélange ses de Vincis avec son Picasso parce que ces deux artistes racontent des histoires très différentes. De la même manière, il s’agit d’un rapport inhabituel qui est utilisé seul : vous devez vous assurer que les informations contenues dans les rapports peuvent être utilisées ensemble.

Choisir les bonnes données

Alors, maintenant que vos spectateurs sont dans la bonne galerie, vous devez vous assurer que vos rapports racontent une histoire cohérente sur votre organisation. Pour les rapports d’entreprise, vos rapports doivent être cohérents les uns avec les autres et présenter une vue unifiée qui aide l’utilisateur à comprendre ce qui se passe dans l’organisation.

Pour un reporting d’entreprise efficace, cela commence par établir quelles sources de données doivent être utilisées dans tout rapport. Cela garantit, par exemple, que les chiffres des rapports sont comparables entre eux. Il est effectivement impossible de comparer des résultats utilisant différentes unités de mesure (gallons impériaux, gallons américains, tonnes métriques). Il en va de même pour la comparaison des résultats de périodes où différents rapports ont des dates de fin de période différentes. La description du rapport doit également préciser d’où proviennent ses données.

La sélection des sources de données facilite également l’audit. L’un des avantages de l’identification de sources de données valides est qu’elle simplifie la vérification de la cohérence des données à la fois pour un rapport et lorsqu’un rapport est utilisé conjointement avec d’autres rapports. Les artistes signent leurs œuvres et les marchands d’art valident l’authenticité de l’œuvre. La description d’un rapport doit inclure au moins deux noms : le créateur du rapport et la personne qui l’a audité.

Choisir le bon écran

La conservation comprend également la garantie de la cohérence dans la façon dont les données sont présentées. Lorsqu’un rapport est utilisé uniquement par son créateur, si le créateur est satisfait, l’apparence du rapport n’a pas d’importance. Cependant, lorsqu’un rapport est utilisé par quelqu’un d’autre que le créateur, c’est l’inverse qui se produit : personne ne se soucie de savoir si le créateur aime l’apparence du rapport, mais ce que pensent les téléspectateurs est très important.

Avec les rapports d’entreprise, vous devez établir un format standard avec lequel tout le monde peut s’adapter et que les téléspectateurs apprendront, au fil du temps, à reconnaître et à analyser. Cela vous est déjà arrivé : quelle que soit votre expérience avec les galeries d’art, vous avez suffisamment absorbé l’histoire de l’art pour savoir, d’un coup d’œil, que Le David de Michel-Ange n’est pas un morceau de art moderne.

À tout le moins, par exemple, vous devez vous assurer que les chiffres des « bonnes nouvelles » et des « mauvaises nouvelles » sont non seulement mis en évidence différemment, mais que la mise en évidence est la même dans chaque rapport. Et même s’il serait formidable de croire que les gens examineront attentivement vos rapports, la vérité est que vos téléspectateurs n’ont souvent que le temps d’y jeter un coup d’œil. Par conséquent, vous devez également vous assurer qu’il est immédiatement évident si le rapport apporte de bonnes ou de mauvaises nouvelles.

Le contrôle du format de ces rapports inclut la garantie de l’accessibilité : pour un rapport utilisé par des personnes au sein de l’organisation, vous devez vous assurer que, par exemple, les spectateurs ayant des problèmes de daltonisme (et cela représente 7 à 10 % de la population) ne sont pas concernés. va se retrouver avec un graphique linéaire où toutes les lignes se ressemblent.

Ainsi, en plus d’établir vos sources de données fiables, vous devez également établir une feuille de style à l’échelle de l’entreprise qui s’applique à tous vos rapports d’entreprise. Souvent, le style par défaut fourni par votre outil de reporting gérera cela, mais si vous souhaitez appliquer un style d’entreprise à vos rapports, vous devez vous assurer que votre outil de reporting vous permettra d’échanger ce style personnalisé.

Assurer la qualité

Cela fait beaucoup de choses à faire : vous devez identifier vos rapports d’entreprise, vous assurer qu’ils se trouvent au bon endroit dans votre portail de reporting (avec le bon nom), que le rapport utilise le format approuvé, qu’il s’appuie sur les bonnes données. sources et que le rapport a été évalué par rapport à sa description et vérifié pour son exactitude. Et d’ailleurs, ce serait une bonne idée de répéter cet audit à intervalles réguliers car les données ont tendance à dériver.

La bonne nouvelle ici est que les rapports d’entreprise sont souvent créés par un petit nombre de personnes (généralement, des personnes avec les mots « business intelligence » quelque part dans leur description de poste). Vous pouvez probablement vous assurer que ces personnes répondent aux critères que vous avez établis.

Cependant, il n’est pas rare qu’un rapport créé par un seul utilisateur pour son propre usage (ou celui de son équipe) passe dans la classe « entreprise ». Ce qui nous amène à une tâche supplémentaire : pour faciliter ce processus, vous devez documenter et publier ces critères. Entre autres avantages, cela crée la possibilité que ces rapports « non-entreprise » atteignent les mêmes normes de qualité que vos rapports d’entreprise.

Dire que vous organisez vos rapports d’entreprise comme un musée organise ses fonds n’est pas une analogie parfaite (vous n’avez pas à vous soucier d’assurer vos rapports ou d’embaucher des agents de sécurité pour empêcher les gens d’y toucher). Mais vous devriez considérer vos rapports d’entreprise comme des créations de valeur, car après tout, ils le sont.

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