Maximiser votre retour sur investissement, partie 1. 2 : Augmentation de la valeur

Pour tirer le meilleur parti de votre budget de reporting, les rapports de votre organisation doivent maximiser la valeur que vous obtenez pour le temps que vous investissez. Voici cinq conseils (et un bonus) pour y parvenir.

Comme je l’ai souligné dans un message précédentle reporting n’est pas gratuit. Étant donné que le reporting nécessite que vous dépensiez de l’argent dès le départ pour obtenir des résultats plus tard, il est préférable de le considérer comme un investissement. Et, comme tout autre investissement, vous voulez vous assurer d’obtenir le retour maximum sur votre investissement en matière de reporting. Dans cet article précédent, j’ai parlé de la gestion des coûts de reporting comme un moyen de maximiser votre retour.

Et même s’il n’y a rien de mal à réduire les coûts, cet article examine les véritables bénéfices : tirer davantage de valeur des rapports utilisés par votre personnel métier. Cette valeur peut provenir de trois domaines maximum :

• Améliorer la prise de décision de votre personnel LOB
• Stimuler l’innovation au sein de votre organisation en révélant à la fois de nouvelles opportunités et les lacunes existantes
• Élaborer une stratégie à long terme en montrant votre réalité actuelle et en extrapolant vers votre avenir

Il existe au moins cinq façons d’augmenter la valeur de vos rapports.

1. Améliorer la logistique des rapports

Tout d’abord, si vous ne l’avez pas déjà fait, passez aux rapports sur les utilisateurs finaux. Et oui, c’est une citation mot pour mot de mon précédent article de blog sur la réduction des coûts. Mais tout en réduisant les coûts, les rapports destinés aux utilisateurs finaux augmentent également la valeur. Personne ne sait mieux qu’eux ce dont votre personnel métier a besoin : leur donner les outils et se mettre à l’écart est votre premier et meilleur choix pour générer de la valeur.

2. Fournir à votre personnel métier les données dont il a besoin

Deuxièmement : offrez à votre personnel métier un accès simple et facile aux données dont ils ont besoin pour créer leurs rapports. Oui, vous devez préserver la sécurité et la confidentialité des données, mais votre outil de reporting doit s’en charger en transférant la protection des données depuis les sources de données du rapport jusqu’à la personne qui lit actuellement le rapport. Les développeurs de rapports doivent pouvoir accéder facilement aux données qu’ils souhaitent inclure dans leur rapport et être sûrs que le rapport mettra en forme les données de manière appropriée pour le lecteur du rapport.

3. Étendre la portée du rapport

Troisièmement : fournissez des instructions aux créateurs de vos rapports sur la manière de créer un rapport utile à bien plus que le simple créateur du rapport. Vous pouvez presque certainement voir le résultat du fait que les créateurs de rapports se considèrent uniquement comme faisant partie de votre organisation : si vous consultez le référentiel de rapports de votre organisation, vous trouverez probablement plusieurs rapports qui sont, en fait, des doublons les uns des autres. Ces doublons de rapports existants n’ajoutent aucune valeur et font perdre du temps à la création de nouveaux rapports utiles.

Cette duplication de rapport se produit pour deux raisons : l’une des raisons est que votre personnel LOB n’a pas pu trouver le rapport dont il avait besoin (même si ce rapport existait) et a donc créé, essentiellement, une nouvelle version de ce rapport. Normes et bonnes pratiques autour de l’organisation de votre référentiel de rapports et de la dénomination des rapports résoudra ce problème.

Mais l’autre raison des rapports en double est que chaque créateur de rapport génère un rapport qu’il est le seul à comprendre. Les créateurs de rapports qui se concentrent exclusivement sur leurs besoins sont parfaitement capables de créer des rapports inutilisables, même pour les autres membres du personnel métier soucieux des informations contenues dans le rapport.

Cela peut signifier, par exemple, que votre organisation dispose d’un rapport de ventes distinct pour chaque ligne de produits alors qu’un seul rapport permettant à un chef de produit de sélectionner la ligne de produits à afficher ferait l’affaire. Ce rapport unique ne s’adresse pas seulement à un public plus large de tous les chefs de produit : à mesure que ce rapport évolue, les avantages de l’amélioration du rapport sont transmis à tout le monde, plutôt qu’à un seul chef de produit. Disposer d’un rapport unique qui répond aux préoccupations communes permet également au personnel du secteur de se concentrer sur la création de rapports qui répondent aux besoins propres à leur domaine.

L’élargissement de la portée de vos rapports est un domaine dans lequel un petit investissement dans la formation et l’orientation peut s’avérer très rentable. Vous souhaitez que les créateurs de vos rapports métier réfléchissent à trois éléments au-delà de leurs propres besoins lors de la création d’un rapport :

1. Public: Qui pourrait utiliser ce rapport ?
2. Scénario: Quel problème ce rapport aborde-t-il ?
3. But: Quels types de solutions ce rapport prend-il en charge, par exemple, augmenter les revenus ? Identifier des opportunités ? Signaler des anomalies ?

En demandant aux créateurs de rapports de réfléchir au-delà de leurs seuls besoins, vous obtenez des rapports utiles à l’organisation dans son ensemble.

Par exemple, quelqu’un qui connaît les données présentées dans un rapport descriptif (qui répertorie simplement les données) pourrait être capable de tirer des conclusions et de prendre de bonnes décisions sur la base de ce rapport : la description des données est suffisante pour que cet utilisateur puisse effectuer une analyse dans leur tête et prendre une décision. Cependant, si ce rapport comprenait des données globales et un graphique appuyant cette analyse, ce rapport descriptif se transforme en un rapport analytique qui permet à un public plus large de comprendre ce qui se passe et de prendre de meilleures décisions.

4. Gestion des données du rapport et de leur structure

Quatrièmement : les créateurs de rapports doivent réfléchir aux ensembles de données que leurs rapports utiliseront et sélectionner les ensembles de données en lesquels le public du rapport a confiance.

Cela peut paraître étrange, mais pensez aux publicités pour des médicaments contre les maux de tête que vous avez vues : dans certaines publicités, des gens ordinaires, tout comme vous, parlent de la qualité d’un produit particulier. Une autre série de publicités présente des experts recommandant un produit particulier en fonction de son efficacité. Une troisième série de publicités contient des statistiques et des graphiques démontrant l’efficacité d’un produit, sur la base de tests en laboratoire. La raison pour laquelle il existe une variété de publicités est que différentes personnes trouvent différents types de données convaincantes : certaines préfèrent les témoignages personnels, certaines valorisent les experts et d’autres veulent des données.

Cela est également vrai dans votre organisation : lors de la création d’un rapport, les créateurs du rapport doivent sélectionner les données auxquelles le public du rapport croira.

5. Structuration des rapports

Cinquièmement : les créateurs de rapports doivent réfléchir à la structure de leur rapport afin que celui-ci soutienne son public, son scénario et son objectif.

Par exemple, dans tout rapport, les créateurs de rapports doivent réfléchir aux valeurs globales qui aideront le public à comprendre le problème et à prendre une décision : le rapport doit-il contenir des totaux ? Les moyennes auraient-elles plus de sens ? Le public comprend-il les écarts types et, si oui, doivent-ils être utilisés ? Pour le dire plus crûment : ce rapport nécessite-t-il vraiment un total au bas de chaque colonne contenant des chiffres ?

Alternativement, le rapport a-t-il besoin d’informations détaillées ? Les agrégats racontent-ils l’histoire dont le public a besoin ? Ou le rapport doit-il masquer les détails la plupart du temps, afficher uniquement les agrégats et révéler les détails uniquement lorsque l’utilisateur le demande ? Dans ce cas, quelles valeurs globales permettront au lecteur de repérer les domaines dans lesquels il souhaitera approfondir les détails ? L’objectif est de fournir au public du rapport tout ce dont il a besoin pour prendre une décision et rien d’autre (y compris les éléments qui ne soutiennent pas l’objectif du public dans ce scénario ne sont qu’un « fouillis de rapport »).

Dans un graphique, les créateurs doivent prendre en compte l’histoire racontée par le graphique pour atteindre un public plus large qu’eux-mêmes. Pour les graphiques, un histogramme est idéal pour comparer les valeurs en permettant aux membres de l’audience de comparer la hauteur des différentes colonnes. D’un autre côté, si le rapport doit montrer l’ampleur d’un changement (en particulier un changement dans le temps), un graphique linéaire montre à la fois la différence entre deux nombres et, à travers la pente de sa ligne, l’ampleur du changement.

S’accrocher à la valeur

Une dernière remarque : ne présumez jamais qu’un rapport est terminé. Le monde évolue au fur et à mesure que vous lisez ces lignes, et vos besoins en matière de reporting évoluent également. Un rapport qui était précieux hier ne l’est peut-être plus aujourd’hui.

Pour conserver la valeur de vos rapports, sollicitez des commentaires sur la valeur des rapports de votre organisation pour votre personnel métier. Ces commentaires identifieront non seulement les rapports qui pourraient être améliorés pour servir un public plus large (ou soutenir une meilleure prise de décision autour d’un problème), mais identifieront également les lacunes de vos rapports qui doivent être comblées.

En fin de compte, le véritable avantage du reporting réside dans la production de rapports de plus en plus précieux qui soutiennent une meilleure prise de décision, stimulent l’innovation et identifient les changements dans un monde de plus en plus agile. Vos rapports peuvent vous fournir toutes ces informations, ce qui en fait un atout très précieux pour votre organisation.