Maximiser votre retour sur investissement, partie 1. 1 : Réduire les coûts

Le reporting n’est pas gratuit, mais vous pouvez maximiser la valeur que vous obtenez en investissant dans le reporting en gérant ces coûts. Voici cinq changements que vous pouvez apporter (et un bonus) pour garder les coûts de reporting de votre organisation sous contrôle.

Le signalement n’est pas gratuit. Vous devez acquérir et configurer vos outils de reporting, former le personnel à l’utilisation de ces outils, mettre en place un référentiel de rapports afin que les utilisateurs puissent trouver les rapports qui les intéressent, intégrer certains de vos rapports à vos applications, puis maintenir ces rapports à mesure que les besoins de votre entreprise évoluent. . Et rien de tout cela n’inclut les coûts de création réelle de rapports ou le temps que votre personnel métier consacre à la recherche et à l’utilisation d’un rapport.

La récompense de ces coûts est (à terme, au fur et à mesure que vous déployez vos rapports) une meilleure prise de décision de la part de votre personnel LOB. En plus de cela, le reporting peut également stimuler l’innovation au sein de votre organisation en révélant de nouvelles opportunités et en exposant les lacunes de vos offres existantes. Le reporting peut même aider à façonner une stratégie à long terme en montrant votre réalité actuelle et en l’extrapolant à votre avenir.

Puisque le reporting implique de dépenser de l’argent dès le départ pour obtenir un résultat plus tard, vous devez considérer le reporting comme un investissement. Et, comme pour tout investissement, maximiser votre retour signifie réduire vos coûts et augmenter la valeur délivrée.

Dans cet article, je vais examiner la gestion des coûts et, dans mon prochain article, j’examinerai comment les créateurs de rapports peuvent augmenter la valeur que vous obtenez en créant de meilleurs rapports.

Il existe au moins cinq choses que vous pouvez faire pour réduire vos coûts de reporting.

1. Utiliser les rapports sur l’utilisateur final

Tout d’abord, bien sûr, si vous ne l’avez pas déjà fait, passez aux rapports sur les utilisateurs finaux. Les rapports destinés aux utilisateurs finaux réduisent les frais liés à la création de rapports en excluant votre personnel informatique (relativement plus coûteux) du processus.

2. Achetez, ne construisez pas

Deuxièmement, achetez un système de reporting complet qui répond aux besoins de votre organisation. Cela signifie non seulement disposer d’un outil qui permet à votre personnel LOB de créer des rapports, mais qui permet également au personnel LOB de trouver facilement les rapports dont il a besoin.

La justification de « achetez, ne construisez pas » est assez simple : vous ne pouvez pas créer et maintenir une solution de reporting qui inclut à la fois la création de rapports et les mettre à la disposition du personnel LOB pour moins d’argent que d’en acheter un (et vous ne voulez certainement pas avoir à assumer le coût de maintenance d’une solution maison).

Et si vous possédez déjà un outil… eh bien, ne vous laissez pas séduire. Le monde a changé depuis que vous avez choisi votre solution de reporting actuelle, et vous devez vous demander si cette solution répond actuellement à vos besoins. En plus d’une solution qui prend en charge le reporting utilisateur final par exemple, il vous faut une solution qui répond à vos besoins autour des « ités » : évolutivité, flexibilité, interactivité, fonctionnalité et sécurité… et ce sont autant de critères qui ont presque certainement changé depuis. vous avez choisi votre solution de reporting actuelle.

Par exemple, même si votre outil de reporting actuel répond à vos anciens besoins, vous constaterez peut-être que vous avez désormais besoin de deux outils dans votre solution de reporting : Un outil basé sur les données/informations comme Progress. Reportage Telerik et un outil de business intelligence orienté graphiques comme celui de Microsoft Power BI. Ces outils répondent des besoins différents et complémentaires.

3. Envisagez les rapports intégrés

Troisièmement : vous devriez également envisager reporting intégréqui permet au personnel LOB de créer et de réviser des rapports à partir des applications avec lesquelles ils travaillent quotidiennement. Les rapports intégrés permettent au personnel du secteur d’activité de créer des rapports à partir de l’application où ils doivent mettre en œuvre les décisions prises en charge par ces rapports. Cela peut réduire considérablement les coûts de création et d’utilisation d’un rapport.

À titre d’exemple, l’une des principales pertes de temps lors de la création de rapports est la connexion aux données nécessaires. Étant donné que les rapports partagent souvent des données avec leurs applications associées, l’intégration d’un rapport dans une application peut donner au rapport un accès automatique aux données de l’application.

Autre avantage secondaire, les rapports intégrés aident également les utilisateurs à trouver et à partager des rapports utiles (Question : Où puis-je trouver le rapport dont j’ai besoin ? Réponse : Dans l’application dans laquelle vous souhaiterez utiliser les informations de ce rapport). Et, bien sûr, les rapports intégrés réduisent les coûts de mise en œuvre des décisions basées sur le rapport, car le rapport et l’application forment une seule UX.

4. Fournissez aux utilisateurs des rapports dans les applications

Quatrièmement, réfléchissez à la manière dont vous allez intégrer vos rapports à vos applications : combien coûte l’ajout de rapports à vos applications et la fourniture de ces applications compatibles avec toutes les plates-formes sur lesquelles vos utilisateurs les souhaitent ? L’intégration de rapports avec vos applications est un coût permanent que vous souhaitez minimiser (ici encore, les rapports intégrés méritent d’être examinés car ils supposent que les rapports font partie de l’application qui les héberge : vos rapports sont intégrés à leurs applications en dehors de l’environnement. la boîte).

5. Mettre en œuvre les meilleures pratiques

Cinquièmement, postuler quelques normes et bonnes pratiques en matière de reporting permet de réduire les coûts pour le personnel LOB, à la fois pour trouver les rapports dont le personnel a besoin et pour utiliser ces rapports une fois qu’ils ont été trouvés.

Gardez vos coûts sous contrôle

Mais même après avoir fait toutes ces choses, vous ne pouvez pas supposer que vos coûts resteront faibles. Au fil du temps, vos coûts de reporting augmenteront car vos rapports, comme tout autre produit logiciel, doivent être maintenus. Vous devez gérer votre « inventaire de rapports » pour vous assurer que vous ne conservez pas de rapports qui ne sont pas utilisés (ou qui ne sont pas très bons).

Les normes de création de rapports sont également utiles ici. Par exemple, les normes relatives à la spécification des sources de données de reporting vous permettent de modifier les entrées d’un nombre infini de rapports en gérant un petit nombre de sources de données. Les normes de formatage des rapports permettent également aux utilisateurs d’appliquer ce qu’ils ont appris sur la façon de lire la première version du rapport aux versions ultérieures de ce rapport (et même à d’autres rapports).

6. Auditez vos rapports

Ce qui nous amène à un dernier conseil : auditez vos rapports. Auditer la façon dont vos rapports sont utilisés (y compris recueillir des commentaires sur ces rapports) vous permet à la fois d’élaguer les rapports qui ne sont pas utilisés (le coût de maintenance d’un rapport supprimé est nul, après tout) et d’améliorer la valeur des rapports qui ne sont pas utilisés. ce n’est pas « assez bien » (du moins, pas encore).

En fin de compte, votre objectif est de vous assurer que vous dépensez tout ce dont vous avez besoin pour votre solution de reporting… et pas un peu plus. La gestion de vos coûts est la première étape pour maximiser le retour sur investissement de tous les rapports de votre organisation. La deuxième étape consiste à augmenter la valeur de vos rapports… mais c’est mon prochain article.