Ma stratégie pour aider les dirigeants à récupérer plus de 10 heures par semaine

La plupart des dirigeants connaissent la frustration de réunions gaspillées. De longs programmes, trop de participants et peu à montrer pendant des heures perdues. Pour un groupe de hauts dirigeants avec lesquels j’ai travaillé, ce n’était pas seulement une gêne. Cela réduisait le temps de stratégie, le ralentissement des décisions et la drainage de l’énergie dans l’entreprise.

En moins d’un an, nous avons réduit de moitié leur temps de réunion. Chaque leader a gagné plus de 10 heures par semaine, et l’organisation est devenue plus rapide, plus claire et plus responsable.

Voici comment cela s’est produit et comment vous pouvez faire de même.

En rapport: Arrêtez la folie de la réunion: 19 façons de faire en sorte que vos réunions comptent

Le problème: les réunions ont contrôlé les dirigeants au lieu que les dirigeants soient en charge

Cette équipe dirigeait une transformation mondiale complexe dans trois régions. Leurs calendriers étaient un mur à paroi avec des réunions permanentes, des rattrapage et des appels récurrents. Les gens sont souvent partis avec des décisions peu claires, conduisant à Plus de réunions de suivi Juste pour réparer ce qui n’avait pas été résolu la première fois.

Le résultat a été le temps perdu, les décisions lentes et le sentiment que personne ne pourrait jamais prendre de l’avant. Les dirigeants passaient plus de temps à gérer des réunions que de diriger l’entreprise. Au fil du temps, même les gens talentueux sont devenus frustrés. Certains ont commencé à bloquer le faux « temps de concentration » juste pour survivre. D’autres se sont désengagés tranquillement, assister à des réunions mais contribuant très peu parce qu’ils ne croyaient plus que quelque chose changerait.

Cette perte d’énergie était aussi dommageable que la perte de temps.

Étape 1: Définissez ce qui mérite une réunion

Nous avons commencé par poser une question simple: Est-ce que cela doit vraiment être une réunion?

De nombreux appels récurrents existaient parce que « nous les avons toujours eu ». Cette logique n’avait jamais été contestée. Nous avons réduit chaque réunion qui n’était pas liée à une décision, un problème qui nécessitait une résolution ou une collaboration qui a vraiment bénéficié d’une discussion en direct.

Mises à jour qui pourraient être partagé par écrit ont été déplacés vers un court résumé hebdomadaire. Tout le monde a reçu les mêmes informations, mais ils pouvaient les lire en quelques minutes au lieu de passer un autre appel.

Un cadres supérieur m’a dit plus tard que c’était la première fois depuis des années où il pouvait commencer sa journée en planifiant des priorités au lieu de s’affronter pour des appels consécutifs. Ce changement lui a donné plus de contrôle et un sens plus clair de l’orientation.

Cette étape à elle seule a éliminé les heures du calendrier de chacun. Il a également recadré les réunions comme des choix intentionnels plutôt que des habitudes reportées du passé.

Étape 2: Mettez les garde-corps à l’heure et à la fréquentation

Ensuite, nous avons établi des règles strictes.

Les réunions ont fait défaut à 30 minutes. Des séances plus longues devaient être justifiées. Chaque réunion a nécessité une avance claire qui possédait l’ordre du jour, a gardé la conversation sur la bonne voie et a confirmé les prochaines étapes.

Les règles de fréquentation ont également changé. Au lieu de grands appels avec chaque partie prenante, nous n’avons invité que les personnes qui étaient essentielles à la discussion. Si une entrée était nécessaire plus tard, il a été demandé hors ligne.

Ce changement a réduit la fatigue du groupe et a augmenté la responsabilité. Les petits groupes ont pris des décisions plus rapides. Les dirigeants ont également réalisé que ne pas être invité à une réunion n’était pas une exclusion; C’était le respect de Leur temps.

En rapport: Les données ne mentent pas: les réunions plus courtes peuvent vous rendre 3x plus productif

Étape 3: Standardiser les décisions

Une raison pour laquelle les réunions sont cachées est que les gens partent sans clarté. Ce manque de fermeture est ce qui alimente le cycle de conversations répétées.

Nous avons résolu cela en introduisant un «journal de décision» simple. Chaque réunion s’est terminée avec trois choses clés:

1. La décision prise

2. Le propriétaire identifié

3. La prochaine étape

Ça a pris disciplinemais une fois que l’équipe s’est ajustée, les décisions ont cessé de rebondir. Les réunions de suivi ont diminué parce que tout le monde savait qui était responsable et de quand. Les équipes n’ont pas eu à revisiter le même problème encore et encore.

Le journal de décision est également devenu un outil de leadership. Les dirigeants pouvaient le réviser chaque semaine pour voir ce qui allait de l’avant et ce qui était en décrochage. Cette visibilité s’est améliorée responsabilité à travers toute la transformation.

Étape 4: Suivez les victoires

Nous avons mesuré le temps de la réunion avant et après.

Les dirigeants ont enregistré leurs heures hebdomadaires et en quelques semaines, la différence était claire. À la fin de 12 mois, les heures de réunion avaient chuté de plus de 50%. En moyenne, chaque leader a récupéré plus de 10 heures par semaine.

La plus grande victoire n’était pas seulement le temps. C’était de l’énergie. Les dirigeants se sentaient moins drainés et plus capables de Concentrez-vous sur le travail Cela fait avancer l’entreprise. Plusieurs ont déclaré qu’ils avaient finalement terminé leur semaine avec un sentiment de progrès au lieu de l’épuisement.

Une dirigeante a déclaré qu’elle pouvait enfin se préparer correctement aux discussions du conseil d’administration parce qu’elle avait à nouveau des blocs de temps ininterrompu. Un autre a partagé que son équipe faisait davantage confiance au processus parce que les décisions ne se sont plus déplacées ou disparues. Ce sont de petits changements culturels qui ont créé un impact durable.

Le côté humain de moins de réunions

Il est facile de considérer la réduction de la réduction comme un jeu de chiffres, mais les avantages vont beaucoup plus loin. Avec moins de réunionsLes dirigeants ont gagné l’espace pour réfléchir, planifier et diriger. Ils pouvaient se présenter avec plus de présence dans les réunions qui restaient parce qu’ils n’étaient pas déjà épuisés.

Cela a eu un impact sur la confiance. Les gens ont commencé à croire au processus parce qu’ils ont vu que les décisions sont restées et que le temps n’était pas gaspillé. Cette confiance a connu un élan. Les dirigeants sont devenus connus pour clarté au lieu d’une discussion sans fin.

Lorsque les gens sentent que leur temps est respecté, ils rendent plus d’énergie au travail. Cet avantage culturel compte souvent plus que les heures sauvées.

De cette expérience, trois leçons se sont démarquées.

• Traiter le temps comme ressource. Si une réunion ne crée pas de valeur, c’est un coût.

• Mettez des garde-corps stricts dans le temps et la fréquentation. Les réunions s’étendent à la taille que vous autorisez.

• Standardisez comment les décisions sont prises et capturées. Sans cela, les réunions se répètent.

Ce ne sont pas des idées complexes, mais elles nécessitent une discipline. Les dirigeants qui les appliquent modifient régulièrement non seulement leurs calendriers mais leur culture.

En rapport: Notre obsession de la réunion nuise à notre travail et à notre bien-être

Ce que vous pouvez faire maintenant

Regardez votre propre calendrier et posez-vous trois questions:

• Quelles réunions n’existent que par habitude?

• Lequel peut être remplacé par une courte mise à jour écrite?

• Où les décisions se perdent-elles, forçant les conversations répétées?

Répondre honnêtement à ces questions est la première étape pour réduire votre chargement de réunion de moitié et gagner les heures dont vous avez le plus besoin.

Essayez d’appliquer un changement la semaine prochaine. Annuler un appel debout qui ajoute peu de valeur. Raccourcir une réunion de 60 minutes à 30. Terminer chaque réunion avec une décision claire et une prochaine étape. Ces petits changements renforcent la confiance, et une fois que vous voyez les résultats, il devient plus facile d’appliquer les changements plus importants.

Le but de couper les réunions ne consiste pas à réduire votre calendrier pour le bien. L’objectif est de créer un espace pour le travail qui compte le plus. Lorsque les dirigeants récupérer leur tempsils gagnent en clarté, l’énergie et la capacité de mener avec une concentration au lieu de réagir à chaque demande.

Commencez par votre calendrier. Une fois que vous prenez en charge votre temps, toutes les autres parties de votre leadership deviennent également plus fortes.