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février 27, 2019

Ma compagnie est presque morte! La raison? Mon manque de compétences en gestion de projet


Voici comment j'ai résolu le problème, en prêtant enfin attention à tous les grands logiciels personnalisables disponibles.


7 min de lecture

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La plupart des entrepreneurs utilisent au moins un outil de gestion de projet qu’ils suivent les projets de clients ou organisent des tâches internes. Cependant, les outils que beaucoup choisissent ne sont pas toujours les meilleurs choix. Pénétrés par un minimum de compétences et de connaissances, certains entrepreneurs choisiront la première plateforme qui leur semblera bonne, puis s'en tiendront indéfiniment quelles que soient leurs limites.

Related: Sept des meilleurs outils de gestion de projet pour votre entreprise [19659006] Je sais à ce sujet, car c’est exactement ce que j’ai fait avec ma propre entreprise. Excel était mon meilleur outil de gestion de projet pour garder une trace de tout . Mais, alors que l'entreprise évoluait et comptait plus de 20 employés, des problèmes ont commencé. L'équipe était frustrée et a essayé de suggérer d'autres plates-formes. Au lieu de cela, j'ai continué à utiliser Excel – et les problèmes ne faisaient que s'aggraver.

Principaux défis

Voici ce que j'ai appris qui pourrait aider les entrepreneurs bloqués et leur expliquer pourquoi il serait sage d'envisager certains des derniers outils de gestion de projet.

Spécifiquement: L’organisation est l’un des plus grands défis auxquels les gestionnaires de projet sont confrontés. Malheureusement, la plupart des plates-formes offrent un moyen excessivement simpliste de catégoriser les tâches, présentant la même formule et un système de hiérarchisation simplifié avec une hiérarchie simple.

De nombreux outils se concentrent exclusivement sur la gestion de tâches de bas niveau. Il est donc difficile pour les responsables de projet d’obtenir une estimation précise de l’avancement du projet et complique les décisions d’allocation de ressources à haut niveau .

De nombreuses variables peuvent influer sur vos besoins en matière de gestion de projet, notamment vos besoins. philosophie, votre équipe, la taille de votre entreprise et votre secteur. Malheureusement, il n’existe pas beaucoup de plates-formes pouvant vous offrir un système universellement efficace pour répondre à ces besoins.

De nombreux outils de gestion de projet tentent de se différencier en ajoutant des fonctionnalités plus robustes. Cependant, il faut des semaines, voire des mois pour "apprendre" la plate-forme, à mesure que vous parcourez des didacticiels et créez des documents d'exploitation internes.

Une approche différente pour la sélection des outils de gestion de projet

Pour atténuer ces problèmes et proposer une approche différente, j'ai trouvé d'autres outils de gestion de projet qui ont aidé mon équipe et mes collègues entrepreneurs à répondre à leurs besoins spécifiques.

Connexes: Cinq logiciels de gestion de projet gratuits pour une meilleure gestion de l'emploi

Pour les programmeurs

L'une de mes premières réalisations a été que toutes les fonctions de mon entreprise ne bénéficient pas du même outil de gestion de projet. . C'est ainsi que j'ai découvert des outils spécifiques à une fonction, tels que ZenHub . Cet outil est spécialement conçu pour les programmeurs et intègre la gestion de projets et de tâches au travail en cours.

Sa plus grande proposition de valeur est son intuitivité: il permet aux nouveaux employés de la plate-forme de se familiariser avec les bases en quelques minutes seulement. . Une fois que les personnes ont terminé la gestion de projets, elles peuvent ensuite créer des rapports visuels utilisant des données en temps réel sur leurs projets. Ces visuels de données leur permettent de suivre les inconvénients de chacun de leurs projets et de continuer à optimiser leurs processus pour les améliorer.

Pour une adaptabilité à la volée

En s'appuyant sur le même système de gestion de projet ancien outil, je ne permettais pas à mon entreprise ou à mon équipe d’être aussi flexible que possible avec une plate-forme plus adaptative. C'est ainsi que j'ai découvert Quire . Quire permet aux responsables de créer des tâches et des sous-tâches hiérarchiques et imbriquées, ce qui facilite leur étiquetage et leur organisation sans problèmes de catégorisation.

Quire est idéal si vous souhaitez créer de nouvelles idées de manière abstraite ou chaotique, puis les faire glisser et les déposer. Quire utilise également un tableau kanban permettant aux chefs de projet de passer du brainstorming de haut niveau à la gestion de tâches de bas niveau. Les conseils peuvent être associés à des étapes spécifiques et organisés intuitivement. Par exemple, ils peuvent être triés par cessionnaire, afin que les gestionnaires puissent contrôler ce que chaque membre de l’équipe a sur son assiette.

Pour une gestion de projet simple

j’avais collé à Excel aussi longtemps parce que cela semblait simple, quand En réalité, mon entreprise grandissait et j'avais besoin de plus d'options. Mais si "simple" est attrayant et que votre entreprise est en mode de démarrage, d'autres outils simples sont disponibles, notamment nTask .

Ce nouvel outil de gestion de projet fournit un accès aux diagrammes de Gantt, aux commentaires de tâche, aux problèmes, points de vue multiples du conseil, suivi du temps et gestion des réunions. De plus, sa fonctionnalité de gestion des risques permet aux gestionnaires d'utiliser une matrice de risques interactive, afin de pouvoir identifier et évaluer la fréquence et la gravité des risques associés à chaque tâche ou projet.

Pour faciliter la collaboration et les flux de travail équipe-membre

Si vous vous concentrez particulièrement sur la création d'une meilleure collaboration entre votre propre équipe, en particulier les membres basés à distance, puis considérez Functionfox .

L'une des fonctionnalités uniques de cet outil permet à une équipe de créer des flux de travail pour garantir les tâches sont exécutées exactement comme prévu. Il existe également des fonctionnalités de collaboration intégrées facilitant la collaboration des membres de l'équipe.

Pour une analyse de projet personnalisée et détaillée

L'amélioration est un objectif central pour toute organisation. Ce qui est utile ici, c'est un outil de gestion de projet qui intègre l'analyse. dans l'ensemble des fonctionnalités. Comindware est un tel outil. il vous offre un moyen d’analyser vos processus, même si vous vous engagez à les améliorer et de les améliorer de manière itérative.

Vous pourrez évaluer la façon dont les membres de votre équipe exécutent les différentes étapes de votre processus et analyser si elles peuvent être améliorées. Vous pouvez même automatiser certains de vos flux de travail pour éliminer les processus manuels gênant la lenteur de votre entreprise.

Options d'intégration tierces

L'utilisation de tant d'outils est un inconvénient majeur: certains entrepreneurs sont débordés à l'idée d'essayer de créer tous ces outils fonctionnent bien ensemble. Hive est apparue comme une solution à ce défi offrant souplesse et personnalisation

Hive propose également plus de mille intégrations spécifiques avec d'autres applications, telles que Gmail, Slack, Dropbox et Hubspot. Vous pouvez combiner différentes intégrations d'applications jusqu'à ce que la plate-forme fonctionne de manière aussi cohérente et complète que nécessaire.

Pour une intégration «tout-en-un»

Certaines entreprises souhaitent toujours disposer d'un seul outil de gestion de projet pour tout gérer. et il y a une réponse à cela aussi. Scoro est présenté comme un logiciel de gestion «tout-en-un» conçu pour intégrer des projets, des tâches, des rapports de vente et autres dans une seule et même plate-forme.

Son système de gestion de projets fournit des informations approfondies. création de tâches, suivi et analyse de haut niveau. Vous pouvez également segmenter les travaux facturables et non facturables, ainsi que visualiser les données financières pour évaluer le rapport coût-efficacité de chaque projet. La planification et le suivi du travail intégrés permettent la planification des réunions et le suivi du temps des employés. En outre, la flexibilité de personnalisation de Scoro permet aux utilisateurs de modifier la présentation de la plate-forme et ses fonctionnalités actives pour l'adapter à votre équipe.

Aucune «meilleure» plate-forme de gestion de projet

Chaque entreprise a des besoins distincts , un ensemble différent d’outils existants et une équipe unique à considérer. Testez plusieurs plates-formes différentes pour connaître les fonctionnalités et les interfaces utilisateur les mieux adaptées à votre situation. Cependant, ne développez pas la mentalité selon laquelle votre entreprise ne devrait utiliser qu'un seul outil de gestion de projet – comme je l'ai fait auparavant.

Lié: 5 Erreurs de gestion de projet pouvant nuire à votre entreprise

Reconnaissez plutôt que ces outils ne sont qu'un élément de la gestion de projet . Même avec la plate-forme parfaite, vous devrez toujours utiliser les stratégies et les processus les plus appropriés pour fonctionner aussi efficacement que vous le souhaitez.




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