Loxam améliore le service client et la durabilité environnementale avec des flux documentaires plus rapides

En tant que leader européen de la location de matériel, Loxam propose aux entreprises de construction de tout, des systèmes d’accès motorisés aux engins de terrassement. Nous possédons une flotte de plus de 600 000 articles qui permet aux clients de maintenir leurs projets dans les délais.

Nous sommes une entreprise fondée sur la documentation : des contrats aux devis, en passant par les factures, les manuels d’équipement, les rapports de sécurité et de conformité et les catalogues de pièces de rechange. Chaque jour, nos clients et les équipes internes des entreprises et des ateliers ont besoin de consulter des éléments spécifiques avant de commencer à intervenir sur site ou à effectuer des travaux de maintenance indispensables.

Un accès rapide et fiable au contenu est donc essentiel pour fournir un service de qualité. Aujourd’hui, Noyau OpenText™ constitue l’élément clé de nos flux de travail documentaires. Voici pourquoi:

Surmonter les défis hérités

Dans le passé, nous nous appuyions sur un système existant pour gérer le contenu de l’entreprise, mais les fonctionnalités limitées rendaient le processus de téléchargement et de récupération de documents lent. En outre, bon nombre de nos flux de travail étaient basés sur papier : par exemple, nous imprimions chaque année deux millions de contrats clients sur papier et les classions dans nos succursales.

Pour faire passer notre service client et notre efficacité interne au niveau supérieur, nous recherchions une nouvelle plate-forme de gestion de contenu qui accélérerait nos flux de travail documentaires. À l’horizon 2025, nous accordons également la priorité à la durabilité environnementale et nous tenons donc à mettre en œuvre le travail sans papier autant que possible.

Réduire les coûts et la complexité avec le SaaS

Lorsque nous avons évalué les solutions potentielles, Core a coché toutes les cases. Nous recherchions une plate-forme facile à utiliser et offrant des fonctionnalités de cybersécurité robustes, ainsi qu’une intégration transparente avec notre système ERP. L’utilisation d’une solution SaaS est un autre avantage majeur, car ce modèle de livraison réduit nos coûts de gestion et de maintenance informatique.

Nous avons travaillé en étroite collaboration avec OpenText Professional Services pour mener deux projets pilotes sur la plateforme, avant de migrer les données de notre ancien système et de les mettre en ligne en France et au Danemark. Services d’apprentissage OpenText a également joué un rôle clé en organisant des sessions de formation en français et en anglais pour familiariser nos utilisateurs avec les nouveaux outils. Progressivement, nous déployons Core dans 8 des pays dans lesquels nous opérons.

Augmenter la productivité des employés avec des outils de recherche plus rapides

Environ 3 500 personnes dans l’entreprise utilisent désormais Core pour gérer et accéder au contenu, y compris les équipes de nos bureaux, succursales et ateliers. La fonctionnalité Business Workspace de la solution OpenText est particulièrement précieuse, car elle nous permet d’organiser des millions de documents en fonction du type d’équipement et des modèles de marque.

Ceci, associé aux puissantes capacités de recherche de Core, a permis à nos utilisateurs de récupérer plus rapidement et plus facilement des documents spécifiques. Dans les endroits où nous sommes installés, nous estimons que les succursales sont gagner en moyenne 30 minutes chaque semaine grâce à la solution OpenText, ils peuvent consacrer du temps à un travail plus précieux.

Cela a également un impact direct sur nos clients, qui bénéficient d’un service plus réactif lorsqu’ils nous contactent pour vérifier un rapport de sécurité ou pour demander un devis. Cela nous aide à fidéliser notre entreprise à long terme et à garantir que nous restons leur fournisseur de choix en matière de location d’équipement.

Réduire les émissions de carbone grâce aux flux de travail numériques

Avec Core, nous sommes également bien placés pour prendre des mesures visant à réduire notre empreinte carbone. Notre objectif est de numériser deux millions de contrats l’année prochaine, ce qui libérera de l’espace dans nos agences et contribuera à réduire les coûts d’impression.

Ce n’est pas le seul projet à l’horizon. Nous proposerons également aux clients un accès en ligne aux documents pour leur faciliter la vie. Et nous étudions comment nous pouvons donner à nos techniciens un accès mobile à la plateforme OpenText, ce qui les aidera à effectuer des travaux de réparation et à préparer plus rapidement l’équipement pour la location afin de générer des revenus plus élevés.

Pour en savoir plus sur la manière dont nous optimisons notre stratégie de gestion de contenu et renforçons notre avantage concurrentiel, lisez notre étude de cas.

A propos de l’auteur: Stéphane Aldeano est responsable des initiatives de transformation numérique et des équipes techniques de Loxam en tant que Directeur Technique Senior Corporate. Auparavant, il était Directeur Général Délégué et a piloté le développement de deux filiales Loxam. Il est titulaire d’un diplôme d’ingénieur de l’École Centrale Paris et d’un MBA de l’INSEAD.