Evolution du service juridique interne : les plus grands défis d’aujourd’hui

Je travaille dans le secteur juridique dans un rôle ou un autre depuis le début des années 1990. Lorsque j’ai commencé, les services juridiques ne collectaient que du papier à des fins de découverte juridique. Bien qu’il y ait évidemment des fichiers électroniques et des courriers électroniques sous-jacents représentés dans tout ce papier, ils n’étaient généralement pas exportés au format numérique pour examen à l’époque. Évidemment, il s’est passé beaucoup de choses depuis cette époque ! Revoyons.

L’avocat d’entreprise

L’une des grandes tendances au fil des ans est la croissance continue du nombre d’avocats travaillant en interne pour les entreprises. En 1980, seulement 10 % des avocats américains travaillaient en interne. En fait, le nombre d’avocats d’entreprise a été multiplié par 7,5. plus rapide que les cabinets d’avocats de 1997 à 2017. L’un des principaux moteurs de ce changement a été la réduction des coûts liés au recrutement et au recours à des conseillers externes pour de nombreuses spécialités qui sont désormais plus communément considérées comme des divisions au sein du service juridique de l’entreprise.

Au début, les services juridiques servaient souvent d’intermédiaire pour les conseils externes. Aujourd’hui, l’environnement est prospère avec des équipes solides couvrant autant de domaines du droit et de fonctions spécialisées que n’importe quel grand cabinet d’avocats. Nous avons vraiment commencé à constater ce changement après la crise financière de 2008 – et cela aurait pu entraîner des licenciements dans ce secteur, des suppressions d’effectifs et une réduction des ressources – mais en réalité, cela s’est produit. complètement dans l’autre sens en générant plus d’effectifs et en investissant dans les ressources internes et, à terme, en économisant sur les coûts d’externalisation.

L’avènement de la découverte électronique

Alors que de nombreux acteurs du secteur juridique à l’époque étaient bien en avance sur ce moment, le Modification de 2006 des règles fédérales de procédure civile des États-Unis une définition et une structure formellement ajoutées autour des « informations stockées électroniquement ». Cet amendement a duré 10 ans ! Comme ces règles ont été adoptées en totalité ou en partie dans les différents États, cela a mis fin au débat selon lequel les versions papier de l’ESI étaient suffisantes.

L’importance des métadonnées associées aux autochtones, notamment l’historique des documents, le suivi des modifications, les notes des intervenants, les auteurs, les éditeurs, etc., a été essentielle au processus de découverte juridique. Mais cela a aussi ses inconvénients. La croissance astronomique des données électroniques à tous les niveaux. D’année en année, les données augmentent si rapidement qu’on estime désormais que 90 % des données mondiales ont été générées au cours des deux dernières années seulement. Au cours des 13 dernières années, il a été multiplié par 60 et atteint désormais 120 zettaoctets (soit 120 milliards de téraoctets !). Et cela devrait augmenter de plus de 150 % en 2025.

Le dilemme face à cette croissance sans précédent était de savoir comment la gérer, notamment en la suivant, en établissant des règles sur ce qui est maintenu et pendant combien de temps, en le sécurisant, en supprimant les redondances et bien plus encore. Et le service juridique avait également besoin d’un moyen d’identifier les données à des fins de conservation légale, de les collecter en toute sécurité le moment venu, de les trier et de les filtrer, etc. Il existe d’excellentes applications logicielles qui répondent à ces besoins individuels, telles que Conservation légale d’OpenText^MT pour la gestion des conservations légales et Enquête accélérée^MT pour une évaluation précoce du cas. Mais ce volume de données si largement dispersées au sein d’une organisation nécessite davantage un système de gestion descendant.

Gouvernance de l’information

Avec l’avènement de la découverte électronique et la croissance des données électroniques, un besoin urgent de gestion des données est apparu. Au fil des années, cela a évolué vers quelque chose appelé Gouvernance de l’information. Ce système fournit des politiques et des procédures pour la gestion et le suivi des données dans toute une organisation. En plus de contenir la croissance des données, d’assurer leur sécurité et de supprimer les systèmes et logiciels redondants, la gouvernance de l’information est d’une valeur inestimable pour le service juridique. Il garantit la conformité légale, fournit des mécanismes pour mettre en place des conservations légales et collecter des données à des fins de découverte. De par sa nature, son efficacité joue un rôle direct dans la réduction des dépenses et des risques potentiels associés à la découverte électronique. Il n’est pas étonnant que les équipes de gouvernance de l’information relèvent souvent de la compétence du service juridique. Même l’EDRM s’est développé un modèle de référence pour la gouvernance de l’information.

L’essor des opérations légales

Les opérations juridiques étaient autrefois considérées comme un département de luxe pour les grandes entreprises, principalement responsables de la gestion des coûts des conseils externes et de la gestion des risques. Alors que les services juridiques commençaient à investir en eux-mêmes avec de nouveaux effectifs et des ressources internes croissantes pour atténuer les coûts externes, cette équipe particulière a commencé à investir dans la technologie pour son équipe juridique en pleine croissance et est devenue plus tard un pilier de tout ce qui est innovant. Cette équipe gère le service juridique comme une entreprise et gère souvent des équipes internes d’eDiscovery, des consultants en technologie juridique, des chefs de projet, des revues gérées, des experts en efficacité, des responsables de la conformité et des responsables financiers.

Les opérations juridiques sont toujours à la recherche de mesures qui alimentent leurs systèmes afin de suivre les gains d’efficacité et les tendances qui peuvent être exploitées pour améliorer les systèmes. Un excellent cas d’utilisation pour Magellan Intelligence économique et reporting^MT (« MBIR »), qui est intégré dans Examen et analyse Axcelerate^MT et permet de suivre de nombreuses mesures sur l’ensemble du portefeuille de bases de données eDiscovery. Un autre défi pour les opérations juridiques est de disposer d’un processus robuste pour gérer et collaborer sur des produits de travail juridique sensibles avec des applications telles que Documents électroniques OpenText^MT.

Le nouveau visage du service juridique interne

En résumé, le visage du service juridique interne a considérablement changé au cours des deux dernières décennies, survivant et prospérant parallèlement aux changements majeurs du secteur. À bien des égards, les équipes juridiques internes ont ouvert la voie à des changements dans les pratiques du secteur, à des gains d’efficacité et à une utilisation pratique de la technologie actuelle. Jetez un œil plus loin à Juridique et conformité d’OpenText page Web pour voir quelques tendances supplémentaires du service juridique.