Évaluation des solutions de gestion de contenu cloud?

Quand il s’agit de Solutions de gestion de contenules organisations peuvent s’entendre sur une chose: le cloud est la voie à suivre. Une enquête de Foundry Research ont constaté que 96% des décideurs technologiques ont évalué l’importance de la disponibilité d’une option SaaS en tant que «7» ou plus (sur une échelle de 10 points), avec 61% de la disponibilité comme «critique».

La recherche de la bonne solution de gestion de contenu cloud est en cours, avec 74% des organisations actuellement sur le marché. Ce qui est le plus attrayant dans le déplacement de la gestion de contenu vers le cloud dépend de qui vous demandez. Les propriétaires d’entreprises et les départements citent des améliorations d’efficacité et de productivité, telles que l’amélioration des expériences des clients et la stimulation de la collaboration. Et pour cela, la motivation découle de la rentabilité (62%) et de la facilité de gestion et de maintenance (52%).

Avec Gestion de contenu cloud PLAtformes Continuant à évoluer et à devenir plus intelligent, il est important de suivre le rythme des dernières fonctionnalités remarquables et des conducteurs commerciaux convaincants pour sélectionner une solution qui correspond à votre organisation. Pour aider à solidifier une liste de contrôle des exigences incontournables, voici six questions à considérer.

# 1: Un seul fournisseur répondra-t-il à vos besoins?

Lors de l’évaluation des systèmes de gestion de contenu cloud, il est important de réfléchir à l’ensemble du cycle de vie du contenu et à quelles capacités sont construites par rapport à la vente séparément ou peuvent nécessiter une solution distincte. Certaines plateformes nécessitent des solutions complémentaires pour répondre à divers cas d’utilisation, aux besoins de l’entreprise ou aux exigences de contenu spécifiques à l’industrie, conduisant à plusieurs produits de plusieurs fournisseurs, ce qui ajoute de la complexité et compense les avantages du cloud souhaités de la facilité et de l’efficacité. Le partenariat avec un seul fournisseur de gestion de contenu cloud vous permet d’évoluer avec facilité, en expliquant des capacités supplémentaires pour gérer les processus métier de bout en bout dans le cloud.

# 2: Le cycle de vie du contenu entier sera-t-il pris en charge?

Les plates-formes de gestion de contenu simplifient les interactions des utilisateurs avec le contenu, mais le cycle de vie du contenu – de la création à l’archivage ou à la disposition – peut être assez complexe. En plus de gérer comment les informations sont distribuées, utilisées et analysées dans toute l’organisation, une approche complète de gestion de contenu du cloud apporte le même niveau d’intelligence, d’automatisation et de contrôle à l’ensemble du cycle de vie du contenu. Quelques questions à poser des vendeurs: Pouvons-nous unifier la capture du contenu entre les départements et les emplacements? Pouvons-nous stocker en toute sécurité tout le contenu du cloud? Avons-nous la flexibilité d’ajouter des capacités aux flux de travail commerciaux existants, tels que les signatures numériques?

# 3: Les métadonnées sont-elles systématiquement appliquées au contenu basé sur le cloud?

Lorsque vous envisagez de déplacer la gestion de contenu vers le cloud, déterminez si les métadonnées sont une capacité native dans la plate-forme. Pourquoi est-ce important? La capacité d’identifier et d’extraire automatiquement les métadonnées du contenu augmente sa convivialité, ce qui facilite la capture, le traitement, l’organisation et la recherche – de la structure et du contrôle indispensables. De plus, une plate-forme utilisant plusieurs technologies de classification pour enrichir le contenu exploite les balises de métadonnées pour identifier les bonnes informations dans le contenu non structuré et activer l’analyse et le résumé alimenté par AI.

# 4: La plate-forme est-elle prête pour Genai?

L’enquête de recherche sur la fonderie a révélé que 98% des décideurs souhaitent tirer parti de Genai avec une solution de gestion de contenu cloud. Demandez aux fournisseurs s’ils offrent des fonctionnalités prêtes à l’emploi pour rendre Genai à la disposition des utilisateurs dès le premier jour? Et déterminez s’ils utilisent un assistant Genai intégré pour aider à des tâches comme la recherche et la découverte de contenu. De plus, posez des questions sur l’évolution des capacités de l’IA et des plans de feuille de route pour de nouvelles façons de visualiser, de comprendre et d’utiliser des données, telles que la création de graphiques et l’IA agentique.

# 5: Quelles intégrations prédéfinies et personnalisées sont disponibles?

Foundry Research a révélé que les principales sociétés de holding concernant l’adoption des solutions de gestion de contenu cloud sont les intégrations technologiques. Avec les processus d’entreprise couvrant plusieurs systèmes commerciaux, comme CRM et ERP, l’intégration de la gestion de contenu cloud avec les applications leader est un must. Idéalement, les solutions de services de contenu s’intègrent aux applications que les utilisateurs travaillent déjà, tels que Salesforce, SAP et Microsoft – surfaçage du contenu en contexte. Demandez aux fournisseurs des intégrations prédéfinies pour les applications commerciales communes, ainsi que des options de connecteur personnalisées via des API. L’accent devrait être mis sur l’approfondissement des intégrations pour rendre les travaux quotidiens plus simples et plus efficaces, en réunissant tous les aspects de la gestion du contenu (expérience utilisateur, données, contenu, rôles / autorisations et changements d’événements) avec un flux en temps réel et bidirectionnel.

# 6: La gouvernance est-elle automatisée et défendable?

Pour le contenu de votre organisation, la sécurité robuste et la gouvernance de l’information ne sont pas négociables – requise la protection des données contre la génération de documents et la capture jusqu’au stockage à long terme. Une solution de gestion du contenu cloud devrait fournir une gestion complète du cycle de vie du contenu pour tous les enregistrements d’entreprise tout en garantissant une gouvernance transparente. De plus, pour tirer parti de Genai aux services de contenu et à la gestion des informations les plus gérés et bien gérés, doit classer correctement le contenu et appliquer les contrôles de politique et d’autorisations pour l’accès à Genai sécurisé.

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