Des employés en désaccord ? Utilisez cette stratégie axée sur les personnes pour une efficacité plus intelligente

En tant que leader, il peut être difficile de lâcher prise et de donner de l’autonomie à nos équipes. Cela peut ressembler à des désaccords décourageants, que ce soit par un désir déplacé d’avoir toujours raison ou par la croyance erronée que le conflit est préjudiciable à la performance de l’entreprise.

Mais lorsque je laisse mes employés de première ligne être en désaccord, les meilleurs leaders et les meilleures idées refont surface. Même si cela contribue à créer une culture sans reproche innovationje souhaite me concentrer sur la façon dont cette approche permet également aux entreprises d’identifier les bons processus à automatiser.

En écoutant les commentaires des employés, nous avons mis en œuvre des stratégies d’automatisation qui ont considérablement amélioré notre efficacité et évolutivité du flux de travail. Alors que les grandes entreprises technologiques se concentrent souvent sur les solutions d’entreprise, les outils d’automatisation conçus spécifiquement pour les petites entreprises peuvent être transformateurs.

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Voici comment procéder :

Les avantages de l’efficacité du flux de travail

L’amélioration de l’efficacité du flux de travail se faisait traditionnellement de manière incrémentale, mais une technologie de rupture permet désormais une optimisation rapide grâce à transformation numérique. En automatisant les tâches répétitives, les organisations peuvent rationaliser leurs processus internes et libérer de la valeur en réduisant les erreurs humaines et en économisant de la matière grise pour l’innovation.

Favoriser un environnement où les désaccords sont les bienvenus permet aux personnes les plus proches du travail de faire surface. Sans cette contribution des employés, les efforts d’automatisation peuvent créer de nouvelles frustrations au lieu des gains d’efficacité escomptés. Un avantage inattendu dont j’ai été témoin est une augmentation remarquable de l’innovation en matière de services et de produits. Outils automatisés j’ai libéré mes employés pour qu’ils puissent se concentrer sur des initiatives créatives liées à des objectifs stratégiques.

Après leur avoir laissé une marge de manœuvre et avoir rendu leurs flux de travail aussi efficaces que possible, mes employés nous ont emmenés dans des directions que je n’aurais jamais cru possibles. Cette capacité « flexible » peut libérer jusqu’à 50 % du temps d’un employé, permettant ainsi aux entreprises d’adapter leurs opérations et d’augmenter leur rentabilité sans sacrifier l’équilibre travail-vie personnelle. Assurez-vous donc que vos employés sont responsabilisés tout au long du processus d’adoption. C’est tout le contraire du message qui consiste à considérer les gens comme un dommage collatéral aux ambitions d’une entreprise.

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Les défis de l’adoption

Comme pour toute technologie de rupture, les entreprises qui cherchent à rationaliser leurs flux de travail en adoptant de nouveaux outils d’automatisation seront confrontées à certains défis. En anticipant et en planifiant ces difficultés, les entreprises seront mieux placées pour les surmonter.

Les individus sont l’âme de l’entreprise, et aucune efficacité des flux de travail ne peut compenser une main-d’œuvre qui se sent étouffée ou menacée par le changement qu’elle tente d’adopter. Les dirigeants les plus performants sont ceux qui savent réorganiser leur main-d’œuvre pour s’adapter à l’automatisation. Je suggère donc :

• Ouvrir les lignes de communication pour être une présence disponible tout au long du processus de modernisation.
• Le thème de l’optimisation des flux de travail vise à améliorer la productivité des employés, et non à la remplacer.
• Assurez-vous qu’ils connaissent les avantages de l’automatisation, qui leur permettra de perfectionner leurs compétences ou d’effectuer des mouvements latéraux au sein de l’entreprise pour exécuter des tâches à plus forte valeur ajoutée.

D’autres problèmes sont moins humains et plus techniques. Par exemple, interopérabilité avec les systèmes existants, les outils existants perdront une partie de leur utilité lorsque le nouvel outil sera entièrement intégré. Pour maximiser l’interopérabilité :

• Effectuer une évaluation complète des outils existants pour déterminer les problèmes potentiels.
• Collaborez avec d’anciens ingénieurs système et de nouveaux fournisseurs d’outils pour garantir la compatibilité et une intégration fluide.
• Développez une stratégie d’adoption robuste et axée sur la compatibilité.

Dans de nombreux cas, des décisions difficiles doivent être prises pour s’éloigner de l’ancien système. Cela peut impliquer de retirer les logiciels existants, d’investir dans des mises à niveau ou même de réduire temporairement productivité pendant la transition. Inciter les gens à participer à ce voyage contribuera à réduire la résistance au changement et à permettre à chacun de participer à la réalisation de tous les avantages de l’automatisation.

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Conseils pratiques pour l’efficacité du flux de travail

Dans mon entreprise, nous avons adopté plusieurs technologies qui ont optimisé nos flux de travail et rendu la vie professionnelle plus simple et plus productive pour nos employés. Même simple automation peut faire une grande différence. Les signatures électroniques, par exemple, ont réduit le gaspillage et ont permis aux employés de signer rapidement un document sans avoir besoin de l’imprimer, de le signer, puis de le numériser.

Cela nous a permis d’adopter plus pleinement la numérisation complète de nos documents commerciaux tout en réduisant les erreurs et en améliorant la réactivité envers les clients. Parallèlement, la mise en œuvre d’un service de réponse téléphonique automatisé ou l’utilisation d’un logiciel de paie et de conformité RH peut permettre de gagner un temps considérable et de réduire les erreurs.

Une autre technologie émergente est l’automatisation intelligente des processus, qui permet aux entreprises d’améliorer leurs prévisions en utilisant l’analyse des données. Les entreprises peuvent utiliser ces informations pour :

• Rationalisez les processus manuels et identifiez rapidement les processus qui pourraient être numérisés.
• Améliorez la communication interdépartementale, aplatissez les structures organisationnelles et accélérez la résolution des problèmes.
• Activez le partage de données en temps réel entre le marketing, les ventes et le service client.
• Offrez aux équipes financières et opérationnelles une vue unifiée des performances de l’entreprise.

Pour les petites entreprises, il est crucial de trouver des solutions d’automatisation efficaces, abordables et faciles à mettre en œuvre sans investissement initial important. Au fur et à mesure que nous avons vu ces avantages s’accumuler, il est devenu clair que l’automatisation ne consiste pas seulement à optimiser des tâches individuelles, mais à transformer la manière dont une organisation entière fonctionne et évolue.

Faire évoluer les opérations grâce à l’automatisation

Même si les taux d’adoption varient à l’échelle mondiale, certains pays étant leaders dans des domaines tels que les paiements mobiles ou l’automatisation des services professionnels, la tendance vers une automatisation accrue pour les petites entreprises est universelle et s’accélère. De nouveaux outils peuvent permettre aux entreprises de gérer des charges de travail accrues sans augmentation proportionnelle des effectifs. En d’autres termes, grâce à la technologie moderne, les entreprises peuvent faire plus avec la même chose.

Dans le même temps, l’adoption peut créer une main-d’œuvre plus heureuse, en meilleure santé et plus productive – et les gens resteront compétitifs, même lorsque les changements sont rapides et imprévus. En fin de compte, une adoption raisonnable apportera une meilleure valeur au client et devrait donc figurer sur le radar de tous les chefs d’entreprise, pour cette seule raison.