Comment les directeurs financiers peuvent-ils gérer les dépenses des employés hors de contrôle

La façon dont nous achetons pour les entreprises évolue. Les catégories de dépenses autrefois sous le contrôle de l'entreprise ont été transférées au contrôle des employés, ce qui a bouleversé les programmes de voyages et de dépenses gérés. Dans les mois à venir, nous explorerons l'impact sur la visibilité et la gestion des dépenses d'une organisation, sur les contrôles internes, sur la conformité et sur l'engagement des employés.

Les décisions d'achat que vos employés prennent au nom de votre entreprise au quotidien, ce que nous appelons les initiatives des employés. dépenses, sont des dépenses où l’employé a la liberté de choisir quoi acheter, quand acheter, à qui acheter et pour combien. Généralement, ces dépenses sont associées à des achats indirects qui sont généralement comptabilisés dans les postes de vente, généraux et administratifs des états financiers d’une entreprise. Ils appartiennent à une multitude de catégories: billets d'avion et hôtel, kilométrage, transports locaux et taxis, frais de salons professionnels, location de salle de conférence, fournitures de bureau, frais de bureau à domicile, services de conseil, Internet et téléphonie mobile, abonnements et formation. Comme vous pouvez le constater, ces dépenses sont diverses et ne correspondent parfois pas à des dépenses de déplacement et de représentation traditionnelles.

En raison de la nature diverse des dépenses des employés, les dépenses et les dépenses de voyage peuvent facilement devenir incontrôlables. Et si vous pensez que nous parlons de quelques dollars ici et là, l’année dernière, SAP Concur a traité 238 millions de ces transactions pour une valeur de près de 109 milliards de dollars américains. C'est beaucoup de dépenser. Il faut comprendre parfaitement comment rendre les dépenses engagées par les employés visibles, conformes et contrôlées, tout en facilitant le traitement des dépenses, du traitement des factures et des rapports par les employés.

La plupart des organisations disposent de règles qui guident les employés les bonnes décisions d'achat et les budgets qui exigent la conformité des chefs de département. Mais le moment et l'ampleur réels de la dépense ne sont pas toujours visibles avant que la dépense ait été engagée. Même lorsque vous utilisez une solution automatisée connectée pour effectuer et acheter des réservations de billets d'avion, signaler des dépenses ou traiter des factures de fournisseurs, il peut y avoir une quantité substantielle de «dépenses invisibles» effectuées en dehors du «circuit fermé» de l'ampleur prévue des dépenses, du calendrier et du fournisseur.

Par exemple, selon une récente étude de Phocuswright seuls 36% des voyageurs interrogés utilisent leur outil d'entreprise approuvé pour réserver des produits de voyage tels que des hôtels, des billets d'avion et des voitures de location. Cela laisse une part non négligeable des dépenses de voyage. Par exemple, lorsqu'un employé effectue une réservation d'hôtel directement auprès de l'hôtel, en utilisant de l'argent comptant ou une carte personnelle au lieu d'une carte d'entreprise ou d'une carte d'achat, les frais sont «invisibles» jusqu'à ce que le rapport de dépenses soit soumis pour remboursement. Cela peut se produire des semaines après que la dépense ait été engagée à l'origine.

En conséquence, ces pratiques peuvent entraîner:

• l'incapacité de prédire combien sera dépensé ou potentiellement économisé sur une période donnée

• l'incapacité de prendre avantage des remises pour paiement anticipé

• Incapacité de mesurer pleinement le montant dépensé par le fournisseur, informations pouvant s'avérer extrêmement utiles pour la négociation de contrats et les remises

• Identification et atténuation de la fraude insuffisantes, avec un risque élevé de dépenses non conformes [19659011] Le groupe de conseil en valeur de SAP Concur aide les clients à se comparer aux meilleures pratiques. Nous avons développé un modèle de maturité basé sur les meilleures pratiques, qui montre aux clients comment ils se comparent à ceux de leur groupe. Nous pouvons suggérer des moyens de tirer davantage parti des outils et des services offerts par SAP Concur.

  Il s'agit du premier d'une série d'articles sur le contrôle de la réalisation des dépenses et leur valorisation, dans lesquels nous avons défini les dépenses initiées par les employés. anciennement sous le contrôle de la société qui sont passés au contrôle des employés. Rendre ces dépenses plus visibles pour votre entreprise financière peut faire économiser à votre entreprise en augmentant la conformité aux budgets, en atténuant la fraude, en négociant de meilleures positions avec les fournisseurs et les conditions de paiement, etc. – tout en permettant aux employés de dépenser dans plus de catégories, en utilisant davantage de méthodes de paiement

  Les autres articles que nous aborderons dans les articles à venir sont les suivants:

  • Réduction des dépenses engagées par les employés
  • Atténuation de la fraude
  • Contrôle des dépenses invisibles
  • Value Consulting
  • Gestion du budget
  • Optimisation des dépenses de voyage et autres que de voyages
  • Utilisation de cartes de crédit et de cartes de paiement d'entreprises
  • Gestion des factures papier et non d'achat
  • Modèle de maturité selon les meilleures pratiques pour les dépenses engagées par les employés

  Pour en savoir plus sur ce sujet, lisez Les cinq principales façons dont les employés décentralisent leurs dépenses .

  Ce poste a paru à l'origine sur la SAP C Oncur Newsroom .

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