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Comment la planification intelligente peut réduire l'épuisement professionnel au travail
Vous avez l'impression que le stress au travail est devenu un élément indispensable de votre routine ? Eh bien, vous pourriez dire : « Depuis quand n'était-ce pas ? » mais si le stress vous prive de votre paix mentale, bouleverse votre cycle de sommeil et vous laisse épuisé même le week-end – c'est un indice important qui vous dit votre stress se transforme en épuisement professionnel.
Calendrier – Calendrier
Il existe des preuves statistiques de la pandémie de Covid-19 aggravant encore la situation de l'épuisement professionnel. De plus, le mode de vie au foyer est une perturbation majeure affectant à la fois la santé physique et mentale des employés. Février 2021, par génération – Source
Les données ci-dessus montrent que les professionnels de toutes les générations ont signalé un épuisement professionnel comparativement plus élevé en février 2021.
Les Millennials et la génération Z, qui étaient déjà en tête des charts, ont vu pente similaire, avec les cas d'épuisement professionnel atteignant 59%. C'est plus de la moitié des générations les plus importantes qui composent la main-d'œuvre moderne d'aujourd'hui. Une forte augmentation peut également être observée pour la génération X.
Travaillant à domicile, les professionnels effectueraient 15 heures supplémentaires au travail chaque semaine. Les heures supplémentaires enregistrées pour le travail résultent d'heures de travail surchargées et de l'impossibilité de se déconnecter du travail après l'heure de déconnexion. Sans oublier l'isolement social et la détresse émotionnelle qui accompagnent lorsque vous ne rencontrez pas souvent vos collègues. pour beaucoup.
Bien que nous ne puissions pas demander aux employés de renoncer au travail acharné, nous pouvons apporter des modifications stratégiques dans la planification du travail pour les équipes distantes et les employés en poste. Un travail laborieux et inefficace crée en fin de compte plus de travail à gérer en une journée, ce qui vous fera basculer le plus souvent vers l'épuisement professionnel. sortir de l'épuisement professionnel – parallèlement aux stratégies pour gérer les émotions qui provoquent l'épuisement professionnel.
Alors, à quoi ressemble l'épuisement professionnel ?
Le stress au travail et l'épuisement professionnel au travail ne sont pas la même chose. Le stress fait partie intégrante du métier de professionnel, mais l'épuisement professionnel se caractérise par des sentiments que vous voudriez certainement éviter. Par exemple, environ 69 % des directeurs marketing ont signalé des degrés alarmants de stress au travail quotidien, mais très peu ont signalé des épuisements professionnels. En effet, la plupart de ces agents étaient émotionnellement équipés pour gérer leur stress provoquant un épuisement.
Regardons quelques sentiments de stress couramment ressentis et en quoi ils diffèrent de l'épuisement.
Il est également important de notez que l'épuisement professionnel change votre façon de penser et d'agir . Apparemment, lorsque vous faites face à un épuisement professionnel constant, votre cerveau bascule naturellement son comportement vers un mode essentiel uniquement. En conséquence, votre côté créatif commence à diminuer et vous n'avez plus envie d'investir dans le travail.
Comment une gestion inefficace du travail entraîne-t-elle un épuisement professionnel ?
Gérer efficacement la charge de travail et répartir judicieusement les tâches sont deux caractéristiques qui chaque gestionnaire doit posséder. Une gestion désordonnée contribue souvent à une augmentation des erreurs de processus qui sapent la productivité et le moral des employés. Il ne faut pas longtemps avant que la baisse de productivité ne se transforme en un sentiment d'épuisement professionnel.
Voici quelques signes d'inefficacité de la gestion provoquant un épuisement professionnel.
Le travail non planifié est plus de travail.
Le travail non planifié est similaire à l'emballage de votre valise de voyage sans conscience. Vous ne pourrez jamais ranger correctement vos articles si vous les jetez au hasard. Vous devez tout disposer avec soin afin que chaque recoin soit utilisé jusqu'au dernier centimètre.
Les gestionnaires doivent être particulièrement conscients de ne pas stresser les employés avec le fardeau du travail imprévu. Ces tâches de dernière minute et ces éléments prioritaires changeants peuvent surcharger les employés avec trop de choses à gérer. des heures plus longues.
Aux États-Unis, les employés travaillent en moyenne 41,5 heures au cours d'une semaine de travail typique. Cependant, environ 11 % des employés ont déclaré avoir travaillé plus de 40 heures également. En Colombie, cela peut même atteindre un niveau alarmant de 49,8 heures par semaine.
Ne pas définir d'attentes de travail claires.
Avez-vous déjà poursuivi une seule tâche pendant toute la semaine parce que le client n'était pas satisfait de votre travail ? Les révisions après livraison sont correctes, mais lorsque vous continuez à tourner en rond pour la même tâche, cela peut sembler extrêmement ennuyeux.
Imaginez travailler dans une organisation où c'est la norme. Les employés continuent de se débattre avec les révisions de tâches, simplement parce qu'ils ne savent pas comment s'y prendre dès la première tentative. Apparemment, 46% du stress au travail serait dû à une charge de travail écrasante.
Une charge de travail écrasante met en évidence une anomalie cachée dans la communication en équipe. Si les gestionnaires sont incapables d'attribuer le travail avec des attentes claires, quelque part, le flux de communication n'est pas approprié. De plus, les employés peuvent ressentir une dégradation de leur santé mentale au cas où ils trouveraient que leur gestionnaire n'est pas un bon communicateur.
Le travail répétitif sur des tâches peut provoquer de la frustration, de l'épuisement et surtout – une perte de direction, qui sabote émotionnellement l'engagement des employés.
Le chaos sur le lieu de travail est contagieux.
La mauvaise gestion donne lieu au plus important obstacle à la productivité : le chaos.
Si les employés ont l'impression qu'on ne s'occupe pas d'eux sur le lieu de travail ou la direction de l'entreprise est mauvaise pour relayer l'information, cela peut conduire à une mauvaise satisfaction au travail.
53% des Américains se sentent mécontents au travail, et environ 80% se sentent stressés au cas où la communication de l'entreprise ne serait pas efficace . Être dans une organisation qui semble chaotique peut devenir une fournaise d'épuisement professionnel en un rien de temps.
Par conséquent, la gestion de la communication et des relations professionnelles au travail est extrêmement importante pour prévenir l'épuisement professionnel.
Planification intelligente pour réduire l'épuisement professionnel au travail
Maintenant que nous avons compris quelques raisons pour lesquelles l'épuisement professionnel se produit et le rôle de la direction dans le même, voyons comment nous pouvons utiliser la planification intelligente pour réduire les niveaux d'épuisement professionnel chez les employés.
Le travail à domicile n'est pas un travail éternel.[19659022]Comme de plus en plus d'équipes travaillent à domicile, les managers doivent se méfier du fait que les employés ont du mal à se déconnecter du travail et trouvent généralement leur propre rythme. De plus, si les affectations de tâches ne sont pas modérées pour durer une journée de travail, cela peut encore intensifier le problème de surmenage.
Par conséquent, les gestionnaires doivent réduire le travail afin que les employés n'aient pas à prolonger leurs heures de travail à domicile au-delà un certain point. Un samedi de travail étrange ne devrait faire de mal à personne, mais chaque jour ne devrait pas sembler être un étirement.
Un outil de gestion de projet qui vous aide à communiquer et à obtenir des informations détaillées sur l'activité des employés. ProofHub, Workday et TimeDoctor sont des produits logiciels qui aident les responsables à obtenir des informations significatives sur les modèles de productivité des employés.
L'essentiel est de maintenir la même journée de travail de 8 heures à la maison qu'au bureau.
Faites des pauses d'épuisement professionnel.
L'une des principales causes d'épuisement professionnel est les longues heures de travail sans remise à niveau entre les deux. Pour cela, Tony Schwartz, fondateur de the Energy Project – une organisation dédiée à permettre aux entreprises de mieux performer, suggère un « renouvellement intermittent ». se calmer du stress au travail qui cause l'épuisement professionnel. Schwartz suggère également de prendre des pauses pour éviter la monotonie du travail qui pourrait vous pousser à la démotivation et au détachement.
Désormais, aux côtés des employés, les gestionnaires doivent savoir quand cuisiner pendant ces heures non productives. Il est également compréhensible que tous les employés ne veuillent pas faire une pause d'épuisement professionnel en même temps, c'est pourquoi les responsables doivent être prêts à proposer des routines de travail flexibles.
Les horaires flexibles permettent à tous les membres de l'équipe de gérer facilement les leurs. période de soulagement de l'épuisement professionnel. C'est une norme croissante parmi les équipes distantes de planifier le travail avec des calendriers flexiblesdans lesquels les employés attribuent eux-mêmes les tâches et respectent les délais sans avoir à suivre une routine de travail codée en dur.
Travailler avec des listes de priorités
Si votre manager vous dit que « tout est urgent » sur votre liste de choses à faire, vous vous préparez très certainement à l'épuisement professionnel.
Les priorités des tâches sont extrêmement importantes pour la faisabilité de votre semaine de travail. Cependant, il est plus qu'évident que toutes les tâches n'ont pas le même niveau d'urgence et de priorité. Certaines tâches doivent délibérément attendre au cas où vous seriez déjà confronté à un manque de temps. Essayer de tout faire en même temps garantira que rien n'est fait.
La hiérarchisation vous libère également suffisamment de temps pour prendre des pauses. L'une des meilleures méthodes de priorisation du travail peut être apprise de Eisenhower Matrixqui établit un cadre rapide pour la planification des tâches à l'aide de priorités définies. Il vous indique essentiellement de classer les tâches en fonction de leur effort et de leur importance.
EISENHOWER MATRIX
Tout ce qui peut être fait immédiatement apparaît généralement en haut de votre liste de tâches. Les tâches à effort élevé sont planifiées par étapes éventuelles. Les tâches à faible effort et à faible importance sont déléguées ou supprimées complètement.
L'utilisation de cette technique garantit que vous ne surchargez pas votre calendrier. Vous pouvez également exercer la liberté de transmettre des tâches moins prioritaires à quelqu'un qui est mieux placé pour les exécuter.
Nous avons recréé la matrice de priorité d'Eisenhower à l'aide d'un outil de gestion de projet pour mieux élucider ce concept.
, vous pouvez créer quatre listes contenant les tâches du jour, les tâches planifiées, les tâches déléguées et les tâches rejetées.
Vous pouvez rapidement mélanger les tâches dans ces quatre listes en fonction de leur priorité pour rendre votre calendrier de travail plus sain. C'est aussi bon pour votre manager, car il restera informé sur la façon d'orchestrer avec les autres membres de l'équipe.
TÂCHES D'AUJOURD'HUI
Simplifiez votre flux de travail
Travaillez-vous dans un environnement collaboratif où plusieurs parties prenantes travaillent sur la même tâche ? Il y a de fortes chances que, bien que votre lieu de travail exige des membres de l'équipe qu'ils collaborent activement, il manque un flux de travail efficace pour permettre la même chose.
La plupart des tâches suivent un modèle de chaîne de montage. Chaque partie prenante contribue à la tâche et la transmet au prochain maillon de la chaîne. Si cette chaîne de montage n'est pas correctement synchronisée, chaque membre devra faire des efforts supplémentaires pour la faire fonctionner. un flux de travail défini autour de vos tâches de travail et une planification intelligente de chaque étape du flux de travail vous aideront à faciliter le processus d'achèvement des tâches.
Le flux de travail agile utilisé par les équipes de développement de logiciels est l'une des meilleures inspirations pour créer un flux de travail continu. En effet, il essaie de définir chaque étape du flux de travail avec des responsabilités définies sans être trop restrictif.
Les flux de travail agiles pour les équipes non techniques gagnent en popularité car ils peuvent aider toutes sortes d'organisations collaboratives à réduire les conflits de processus.
Dans 2018, les employés du gouvernement de la Ville de San Jose ont adopté le workflow Agile pour gérer leurs tâches quotidiennes. Cela les a aidés à rationaliser leurs activités et à augmenter la productivité à tous les niveaux.
Regrouper des tâches similaires
Dans un document de recherche repris dans le Journal of Experimental Psychologyil a été trouvé que l'exécution de tâches similaires en succession produit une meilleure concentration et productivité, contrairement à des tâches dissemblables.
La recherche met en évidence le fait que lorsque vous basculez entre des tâches intrinsèquement différentes, telles que la mise à jour d'une feuille de calcul et l'écoute d'enregistrements audio, vous " J'aurai souvent du mal à développer cet objectif principal.
Par conséquent, il est conseillé de regrouper des activités similaires pour rester productif et terminer les tâches sans nuire à votre cognition. Par exemple, si vous avez prévu des calculs à 12 h 00 et à 16 h 00, essayez de regrouper les tâches ensemble et de les parcourir en une seule session continue.
Les sessions de travail continues réduiront la flexibilité mentale qui s'occupe souvent de tâches dissemblables, ce qui vous permet de contrôler le stress au travail.
Conclusion
Le burn-out peut sembler inévitable, mais il est évitable. Le surmenage et la sous-priorisation contribuent de manière significative à l'épuisement professionnel. Avec le bon type d'horaire de travail et une période de récupération suffisante, vous seriez en mesure de vous empêcher de sombrer dans l'épuisement professionnel tous les deux jours.
Comme on dit, le stress occasionnel est normal ; le stress chronique ne l'est pas. Si vous êtes trop souvent confronté à l'épuisement professionnel, parlez à votre responsable pour déterminer comment votre routine de travail peut être modifiée pour tenir compte de votre santé mentale.
Bien qu'il soit difficile de sortir de la tendance naturelle à l'épuisement, soyez patient et gentil avec vous. procéder lentement à l'abandon de « tout travail et pas de repos ».
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