Les entreprises doivent repenser la gestion de leurs données et documents pour répondre aux défis réglementaires croissants émergents dans le cadre de l’ère de la numérisation.
Des lois telles que le règlement général sur la protection des données (RGPD) de l’UE, la loi saoudienne sur la protection des données personnelles (PDPL) et la loi européenne sur l’IA soulignent l’ampleur du défi de conformité auquel sont confrontées les entreprises.
Avec les volumes de données et les déploiements d’IA appelés à croître, ainsi que les nouvelles exigences réglementaires dans des domaines tels que le développement durable, il est clair que cela doit être une priorité élevée pour les leaders technologiques.
Le coût de la conformité
Ces défis entraînent déjà une augmentation des coûts et des risques opérationnels pour les entreprises. Selon les chiffres du Cato Institute, les entreprises américaines consacrent en moyenne 1,3 à 3,3 % de leur masse salariale totale à la conformité réglementaire.
Les recherches de Drata suggèrent que les entreprises consacrent en moyenne 4 300 heures par an à atteindre ou à maintenir leur conformité.
Enfreindre les réglementations peut s’avérer coûteux. Rien qu’en 2023, les régulateurs mondiaux ont imposé des amendes totales de 10,5 milliards de dollars. De toute évidence, la conformité pose un risque opérationnel important qui ne peut être surmonté que par des systèmes et des processus robustes.
Heather Herbst, directrice de recherche chez IDC, Bureau du directeur financier, résume le défi :
« La conformité peut affecter non seulement les investisseurs, les propriétaires et le conseil d’administration, mais également ceux qui sont employés dans l’entreprise ; Par conséquent, cela affecte la vie de nombreuses personnes et peut changer la trajectoire de l’entreprise et de ses employés.
Par où commencer
Les entreprises doivent commencer par leurs capacités de gestion de documents et de données. On estime que 94 % des coûts annuels de conformité proviennent de l’intensité de main d’œuvre de ce secteur d’activité. L’amélioration de ces flux de travail peut donc générer des gains rapides et significatifs.
Généralement, les entreprises sont confrontées à trois défis majeurs en matière de données et de gestion des données :
- Volumes de données. La quantité totale de données créées, capturées, copiées et consommées à l’échelle mondiale devrait passer de 64,2 zettaoctets en 2020 à 181 zettaoctets en 2025. Les entreprises peuvent avoir du mal à maîtriser ce vaste pool de données, tout en bénéficiant d’une visibilité complète sur les données. ainsi que la capacité de rechercher et de valider rapidement des données à des fins de reporting sont essentielles.
- Données sombres. Un défi particulier réside dans la gestion des « données sombres » (c’est-à-dire les données générées par les entreprises, mais qui restent inutilisées et oubliées dans divers systèmes, applications et documents papier). Selon Robert Gerbrandt, responsable mondial du conseil en gouvernance de l’information chez Iron Mountain, les données sombres sont des données à risque. « Les estimations varient considérablement, mais en général, au moins 20 % des données d’une entreprise sont soit redondantes, obsolètes ou triviales », explique Gerbrandt. « Cependant, ces données peuvent contenir des ensembles de données réglementés tels que des informations personnellement identifiables. [PII] et constitue donc un risque opérationnel important.
- Classement des données. Une plus grande visibilité des données est également nécessaire pour que les entreprises puissent déterminer la nature d’un document afin de comprendre, par exemple, s’il s’agit d’une information confidentielle, d’un produit de travail ou d’un document RH. Cela peut constituer un défi particulier pour les entreprises qui stockent de grands volumes de documents physiques.
Obtenir une visibilité complète des données permet aux entreprises de mettre en place un processus de gestion des données défendable. Comme l’explique Gerbrandt : « À l’échelle mondiale, nous avons identifié et rassemblé environ 75 000 règles concernant la conservation des données dont les entreprises doivent être conscientes lorsqu’elles entreprennent de nettoyer et de gérer leurs données. Ils doivent être capables de comprendre rapidement leurs données et de les catégoriser afin de pouvoir appliquer les bons paramètres et sécuriser l’accès. Cela constitue traditionnellement un défi de taille pour les entreprises et l’une des raisons pour lesquelles les coûts de mise en conformité sont si élevés.
Le rôle de l’IA dans l’amélioration de la conformité des données
Aujourd’hui, de nouvelles approches pour résoudre ces problèmes sont rendues possibles grâce à la dernière génération d’outils d’IA. « Nous sommes désormais en mesure d’utiliser l’IA pour interagir avec les données et les interroger plus rapidement et plus efficacement que par le passé », explique Gerbrandt.
La plateforme InSight Data Experience Platform (DXP) d’Iron Mountain est un exemple d’une telle approche basée sur l’IA. La plate-forme permet aux entreprises de numériser, rechercher, visualiser, gérer, archiver et éliminer des documents physiques et numériques et des actifs de gestion de l’information.
La plateforme réduit le temps, les efforts, les coûts et les erreurs associés à la réponse aux demandes de découverte en automatisant le traitement des documents, déclenchant des exceptions ou des violations potentielles afin que les entreprises puissent se conformer et répondre rapidement aux demandes d’audit.
Plus important encore, la plateforme permet de relever le défi de la classification et de la gestion des dark data. « InSight DXP supprime la barrière entre le contenu numérique et physique et met en lumière les données les plus sombres de l’organisation », explique Gerbrandt. « Une fois qu’un document est numérisé dans InSight DXP, le moteur d’IA utilise des métadonnées pour déterminer le type de document et appliquer la bonne règle de conservation afin que les équipes de conformité puissent gérer les informations de manière appropriée.
Réduire les risques et les coûts
InSight DXP aide les entreprises à réduire les risques et à éviter des amendes coûteuses grâce aux meilleures pratiques et outils de gouvernance de l’information. Avec la plateforme, les politiques de conservation des dossiers et de confidentialité des données sont automatiquement appliquées, aidant les entreprises à connaître leurs obligations et à démontrer leur conformité.
« En combinant la solution Policy Center d’Iron Mountain, notre outil leader de gestion des calendriers de conservation, avec InSight DXP, vous disposez essentiellement d’un moteur de règles qui donne aux organisations une visibilité sur ce qu’elles doivent conserver », explique Gerbrandt. « À partir de là, les entreprises peuvent éliminer en toute sécurité les données redondantes, ce qui contribue à réduire leurs coûts de stockage. Grâce à cette approche basée sur des règles, la plateforme peut également appliquer les politiques de protection des données et les contrôles d’accès nécessaires pour garantir le respect des réglementations strictes en matière de confidentialité et de sécurité.
L’impact d’InSight DXP est profond. Selon une analyse indépendante de Forrester, la plateforme augmente l’efficacité de la recherche de documents et d’informations de 40 %, améliore le catalogage et la compréhension des documents de 55 % et réduit le temps consacré à la conformité de 25 %. L’analyse de Forrester a révélé qu’une organisation composite bénéficierait de bénéfices de 5,29 millions de dollars sur trois ans, contre des coûts de 1,78 million de dollars, soit un retour sur investissement de 196 %.
La conformité facilitée
Il est indéniable que le fardeau réglementaire, déjà élevé, qui pèse sur les entreprises ne fera que s’alourdir dans les années à venir. Les entreprises qui déploient des systèmes basés sur l’IA seront les mieux placées pour respecter leurs obligations réglementaires tout en réduisant les coûts, le temps et les efforts nécessaires. L’IA peut ainsi contribuer à réduire les risques tout en améliorant l’efficacité.
Pour plus d’informations sur la manière dont Iron Mountain peut vous aider à mettre l’IA au service de vos efforts de conformité Cliquez ici.
septembre 12, 2024
Comment la gestion des données basée sur l’IA aide les organisations à relever les défis réglementaires croissants
Les entreprises doivent repenser la gestion de leurs données et documents pour répondre aux défis réglementaires croissants émergents dans le cadre de l’ère de la numérisation.
Des lois telles que le règlement général sur la protection des données (RGPD) de l’UE, la loi saoudienne sur la protection des données personnelles (PDPL) et la loi européenne sur l’IA soulignent l’ampleur du défi de conformité auquel sont confrontées les entreprises.
Avec les volumes de données et les déploiements d’IA appelés à croître, ainsi que les nouvelles exigences réglementaires dans des domaines tels que le développement durable, il est clair que cela doit être une priorité élevée pour les leaders technologiques.
Le coût de la conformité
Ces défis entraînent déjà une augmentation des coûts et des risques opérationnels pour les entreprises. Selon les chiffres du Cato Institute, les entreprises américaines consacrent en moyenne 1,3 à 3,3 % de leur masse salariale totale à la conformité réglementaire.
Les recherches de Drata suggèrent que les entreprises consacrent en moyenne 4 300 heures par an à atteindre ou à maintenir leur conformité.
Enfreindre les réglementations peut s’avérer coûteux. Rien qu’en 2023, les régulateurs mondiaux ont imposé des amendes totales de 10,5 milliards de dollars. De toute évidence, la conformité pose un risque opérationnel important qui ne peut être surmonté que par des systèmes et des processus robustes.
Heather Herbst, directrice de recherche chez IDC, Bureau du directeur financier, résume le défi :
« La conformité peut affecter non seulement les investisseurs, les propriétaires et le conseil d’administration, mais également ceux qui sont employés dans l’entreprise ; Par conséquent, cela affecte la vie de nombreuses personnes et peut changer la trajectoire de l’entreprise et de ses employés.
Par où commencer
Les entreprises doivent commencer par leurs capacités de gestion de documents et de données. On estime que 94 % des coûts annuels de conformité proviennent de l’intensité de main d’œuvre de ce secteur d’activité. L’amélioration de ces flux de travail peut donc générer des gains rapides et significatifs.
Généralement, les entreprises sont confrontées à trois défis majeurs en matière de données et de gestion des données :
Obtenir une visibilité complète des données permet aux entreprises de mettre en place un processus de gestion des données défendable. Comme l’explique Gerbrandt : « À l’échelle mondiale, nous avons identifié et rassemblé environ 75 000 règles concernant la conservation des données dont les entreprises doivent être conscientes lorsqu’elles entreprennent de nettoyer et de gérer leurs données. Ils doivent être capables de comprendre rapidement leurs données et de les catégoriser afin de pouvoir appliquer les bons paramètres et sécuriser l’accès. Cela constitue traditionnellement un défi de taille pour les entreprises et l’une des raisons pour lesquelles les coûts de mise en conformité sont si élevés.
Le rôle de l’IA dans l’amélioration de la conformité des données
Aujourd’hui, de nouvelles approches pour résoudre ces problèmes sont rendues possibles grâce à la dernière génération d’outils d’IA. « Nous sommes désormais en mesure d’utiliser l’IA pour interagir avec les données et les interroger plus rapidement et plus efficacement que par le passé », explique Gerbrandt.
La plateforme InSight Data Experience Platform (DXP) d’Iron Mountain est un exemple d’une telle approche basée sur l’IA. La plate-forme permet aux entreprises de numériser, rechercher, visualiser, gérer, archiver et éliminer des documents physiques et numériques et des actifs de gestion de l’information.
La plateforme réduit le temps, les efforts, les coûts et les erreurs associés à la réponse aux demandes de découverte en automatisant le traitement des documents, déclenchant des exceptions ou des violations potentielles afin que les entreprises puissent se conformer et répondre rapidement aux demandes d’audit.
Plus important encore, la plateforme permet de relever le défi de la classification et de la gestion des dark data. « InSight DXP supprime la barrière entre le contenu numérique et physique et met en lumière les données les plus sombres de l’organisation », explique Gerbrandt. « Une fois qu’un document est numérisé dans InSight DXP, le moteur d’IA utilise des métadonnées pour déterminer le type de document et appliquer la bonne règle de conservation afin que les équipes de conformité puissent gérer les informations de manière appropriée.
Réduire les risques et les coûts
InSight DXP aide les entreprises à réduire les risques et à éviter des amendes coûteuses grâce aux meilleures pratiques et outils de gouvernance de l’information. Avec la plateforme, les politiques de conservation des dossiers et de confidentialité des données sont automatiquement appliquées, aidant les entreprises à connaître leurs obligations et à démontrer leur conformité.
« En combinant la solution Policy Center d’Iron Mountain, notre outil leader de gestion des calendriers de conservation, avec InSight DXP, vous disposez essentiellement d’un moteur de règles qui donne aux organisations une visibilité sur ce qu’elles doivent conserver », explique Gerbrandt. « À partir de là, les entreprises peuvent éliminer en toute sécurité les données redondantes, ce qui contribue à réduire leurs coûts de stockage. Grâce à cette approche basée sur des règles, la plateforme peut également appliquer les politiques de protection des données et les contrôles d’accès nécessaires pour garantir le respect des réglementations strictes en matière de confidentialité et de sécurité.
L’impact d’InSight DXP est profond. Selon une analyse indépendante de Forrester, la plateforme augmente l’efficacité de la recherche de documents et d’informations de 40 %, améliore le catalogage et la compréhension des documents de 55 % et réduit le temps consacré à la conformité de 25 %. L’analyse de Forrester a révélé qu’une organisation composite bénéficierait de bénéfices de 5,29 millions de dollars sur trois ans, contre des coûts de 1,78 million de dollars, soit un retour sur investissement de 196 %.
La conformité facilitée
Il est indéniable que le fardeau réglementaire, déjà élevé, qui pèse sur les entreprises ne fera que s’alourdir dans les années à venir. Les entreprises qui déploient des systèmes basés sur l’IA seront les mieux placées pour respecter leurs obligations réglementaires tout en réduisant les coûts, le temps et les efforts nécessaires. L’IA peut ainsi contribuer à réduire les risques tout en améliorant l’efficacité.
Pour plus d’informations sur la manière dont Iron Mountain peut vous aider à mettre l’IA au service de vos efforts de conformité Cliquez ici.
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