Comment éliminer les inefficacités de planification dans votre entreprise

Quel est le point commun entre les salons, les cabinets de conseil et les prestataires de services à domicile ? Cette question peut sembler être la configuration principale pour une blague, mais il n’y a pas de punchline à espérer. Bien que les industries ci-dessus puissent sembler très éloignées, elles partagent un besoin commun : la planification du calendrier.

De nombreuses entreprises utilisent des approches de planification qui sont, malheureusement, pleines d’inefficacités. Si les processus de planification que vous utilisez pour votre entreprise sont inefficaces, ils pourraient se traduire par des clients mécontents et des profits envolés. Mais il ne faut pas désespérer ! Voici six façons d’éliminer les inefficacités de planification dans votre entreprise.

Inefficacité n° 1 : plusieurs calendriers

Il est naturel de vouloir séparer vos calendriers personnels et professionnels afin que vos collègues ne puissent pas se mêler de vos affaires privées. Mais l’utilisation de plusieurs calendriers peut brouiller vos processus de planification et rendre beaucoup plus difficile Gérer votre temps effectivement.

Lorsque vous ne pouvez pas afficher tous vos calendriers en même temps, vous êtes plus susceptible de créer accidentellement des conflits de planification. Cela pourrait conduire à l’embarras sur la route. Il n’est pas professionnel d’annuler une réunion avec un client parce que vous avez pris un rendez-vous chez le médecin en même temps.

La solution : combiner plusieurs calendriers en un seul emplacement

Utilisez un logiciel de planification qui combine plusieurs calendriers en un seul endroit pour rationaliser vos processus de planification et éviter les conflits indésirables. Recherchez un logiciel qui regroupe plusieurs calendriers en un seul endroit. Ainsi, vous n’aurez plus besoin de passer d’un calendrier à l’autre lors de la planification de réunions, de rendez-vous et de quarts de travail des employés.

Pour contourner les problèmes de confidentialité, choisissez un logiciel de planification qui vous permet de définir des autorisations d’affichage pour les événements du calendrier. Cette fonctionnalité vous aidera à garder vos événements de calendrier personnels (et même vos réunions professionnelles) hors de vue des regards indiscrets.

Inefficacité #2 : Pénurie de personnel

Les pénuries de personnel ne sont pas nouvelles pour la plupart des industries, mais elles sont devenues plus fréquentes ces dernières années. À l’échelle mondiale, il y a une situation alarmante pénurie de travailleurs pour combler les emplois disponibles. Un « taux de démissions » élevé, un large segment de travailleurs qui prennent leur retraite et d’autres facteurs contribuent aux pénuries de personnel actuelles.

Bien que bon nombre de ces facteurs soient hors de votre contrôle en tant qu’employeur, vous pouvez toujours agir. Vous ne pouvez pas contrôler les pénuries de personnel à l’échelle mondiale, mais vous pouvez prendre des mesures pour vous assurer que votre entreprise dispose du personnel adéquat.

La solution : Construire un pool de personnel sain

Lorsque vous dirigez une entreprise basée sur la planification, il est impératif d’avoir suffisamment de membres d’équipe pour prendre et respecter les rendez-vous. La meilleure façon d’y parvenir est de constituer dès le départ un vivier de personnel sain. Assurez-vous que votre processus d’embauche élimine efficacement les candidats irresponsables et irresponsables afin de vous retrouver avec la crème de la crème.

Une fois que vous avez la bonne équipe en place, vous devrez prendre des mesures pour les conserver. Des augmentations régulières, des congés payés et des événements de reconnaissance d’entreprise peuvent grandement contribuer à améliorer les taux de rétention des employés. Mais au-delà de ces incitations, vous devez aller au-delà pour soutenir la santé mentale et le bien-être de vos employés. Encouragez l’équilibre travail-vie personnelle et la gestion du stress pour remonter le moral et garder les membres de l’équipe heureux là où ils se trouvent.

Inefficacité n° 3 : dépassement d’horaire

Le dépassement des horaires est un problème courant dans de nombreux secteurs. Mais cette façon de faire des affaires a des conséquences concrètes qui peuvent être dévastatrices tant pour votre entreprise que pour votre personnel. Forcer les employés à travailler de longues heures (plus de 55 heures par semaine) conduit à des centaines de milliers de morts annuellement. Ne contribuez pas à cette statistique en surchargeant intentionnellement les membres de votre équipe.

Au-delà des risques sanitaires importants pour votre personnel, les dépassements d’horaires présentent également un risque direct pour votre entreprise. Le surmenage de vos employés finira par provoquer un épuisement professionnel et augmentera la probabilité que des personnes se déclarent malades alors qu’elles ne le sont pas. Si vous surmenez constamment vos employés, ils sont également plus susceptibles de démissionner. Cela pourrait entraîner des événements manqués et des horaires réorganisés, ce qui peut frustrer vos clients et avoir un impact sur vos résultats.

La solution : donner aux employés suffisamment de temps entre les quarts de travail

Si vous voulez une efficacité maximale de vos employés (ce qui se traduira par une meilleure satisfaction client), vous ne pouvez pas les surprogrammer. Tout comme vous, vos employés ont besoin d’un repos suffisant pour fonctionner de manière optimale.

Il y a plusieurs choses que vous pouvez faire pour éviter de surmener vos employés. Commencez par bâtir une culture de soins au travail. Faites savoir aux membres de votre équipe que vous vous souciez de leur bien-être et que vous souhaitez les aider à créer un équilibre sain entre le travail et la vie personnelle. Suivez ensuite ce sentiment en accordant aux employés suffisamment de temps pour se reposer entre les quarts de travail. Essayez de prévoir au moins 12 heures de pause entre les quarts de travail des employés.

Inefficacité #4 : Manque de disponibilité

De nombreuses entreprises emploient à la fois des employés à temps plein et à temps partiel. Certains ont même un modèle de travail hybride qui permet aux travailleurs d’alterner entre le travail à distance et au bureau. Les variations dans les horaires de travail peuvent rendre difficile de combler les lacunes en personnel à certains moments de la journée.

Le manque de disponibilité peut devenir encore plus prononcé pendant les vacances lorsque les employés souhaitent s’absenter du travail. Les problèmes de disponibilité du personnel peuvent entraîner des problèmes de planification avec les clients. Si vous ne pouvez pas répondre aux besoins de planification de vos clients, vous risquez de perdre leur clientèle.

La solution : embaucher une équipe bien équilibrée

Pour éviter le problème omniprésent des pénuries de personnel, embauchez une équipe bien équilibrée. Assurez-vous que certains employés sont régulièrement programmés pour les heures de jour tandis que d’autres sont sur le calendrier pour les quarts de nuit. Lors de l’embauche d’employés à temps partiel, choisissez des membres de l’équipe qui sont capables de travailler des jours en alternance, afin d’avoir toujours une couverture adéquate.

Si vous prévoyez que vos employés actuels seront moins disponibles pendant les vacances, planifiez à l’avance. Embauchez des employés saisonniers pour vous aider à traverser la saison chargée tandis que vos employés à temps plein prévoient plus de temps libre.

Inefficacité #5 : Absences de dernière minute

S’il y a une chose qui est certaine dans la vie, c’est que ces choses inattendues arrivent. Les urgences médicales, les maladies et les décès dans la famille peuvent interférer avec les horaires les plus soigneusement planifiés. Les employés peuvent appeler malades à la dernière minute ou ne pas se présenter, laissant vos clients au sec.

La pire chose que vous puissiez faire face à une absence de dernière minute d’un employé est de paniquer ou de vous mettre en colère. Votre temps est mieux utilisé pour déterminer comment trouver quelqu’un d’autre pour remplir le quart de travail. Vos principaux objectifs doivent être de garder les clients satisfaits et d’éviter d’annuler les réunions avec les clients, si possible.

La solution : offrir des incitatifs pour combler le quart de travail

Trouver des membres du personnel pour combler des absences imprévues n’a pas à se faire arracher des dents. Si vous offrez des incitations telles que des congés supplémentaires ou des congés payés, les employés seront plus disposés à intervenir. Vous pouvez également consulter votre emploi du temps pour voir qui d’autre a un quart de travail ce jour-là. Voyez ensuite s’ils seraient prêts à venir quelques heures plus tôt ou plus tard pour combler le poste vacant.

Inefficacité #6 : Désorganisation

La désorganisation est l’une des inefficacités de planification les plus courantes des entreprises. Si vous utilisez des méthodes obsolètes pour planifier les réunions avec les clients et les quarts de travail des employés, il est probablement temps de changer.

L’époque où les entreprises utilisaient des calendriers papier et des crayons pour noter les réunions est révolue. Ces méthodes sont non seulement inefficaces, mais elles sont une recette pour le désastre. Il est facile de faire des erreurs lorsque vous utilisez des méthodes à l’ancienne pour créer et gérer plusieurs événements et réunions de calendrier.

La solution : utilisez un logiciel de planification de calendrier

Les logiciels de planification modernes règnent désormais en maître pour les entreprises basées sur la planification, et il est facile de comprendre pourquoi. Le meilleur programmes de calendrier en ligne sont conviviaux et polyvalents et facilitent éviter les doubles réservations. Ils sont également capables de fusionner plusieurs calendriers afin que vous puissiez voir tous vos engagements professionnels et personnels à la fois.

Certains logiciels de planification ont des fonctionnalités supplémentaires, telles que l’analyse, pour montrer avec quels clients vous passez le plus de temps. Cette fonctionnalité peut être utile pour prioriser le temps avec vos clients les plus productifs et les plus rentables.

Ne laissez pas votre entreprise s’enliser avec des inefficacités de planification qui peuvent avoir un impact négatif sur la satisfaction des clients et le moral des employés. Utilisez ces conseils pour rationaliser vos processus de planification et vous assurer que vous disposez toujours d’un nombre suffisant d’employés pour maintenir les réunions sur le calendrier.

Crédit d’image en vedette : Photo par energepic.com; Pexel ; Merci!

La poste Comment éliminer les inefficacités de planification dans votre entreprise est apparu en premier sur Calendrier.