Centre d'adoption des équipes – Deep Dive – Part 3 (Experiment)

Bienvenue à nouveau! Dans le dernier article de blog de cette série, nous avons expliqué comment commencer la phase d’adoption de votre équipe Microsoft, notamment la collecte de votre équipe, la configuration de votre équipe et le début de l’utilisation des équipes. Dans cet article, nous aborderons l’expérimentation de l’utilisation de Microsoft Teams. En tant que bonne pratique, Microsoft vous recommande de faire des expériences avec des équipes en utilisant 2-3 projets du monde réel avec un nombre suffisant d'adopteurs précoces pour garantir un retour d'information significatif. Ainsi, vous pouvez obtenir des informations supplémentaires sur la manière dont votre organisation utilisera les équipes. Cette phase d’expérience comporte 6 étapes:

1. Création d’un programme des champions
2. Terminer le démarrage rapide de votre gouvernance
3. Définition de vos cas d’utilisation
4. Finalisation de vos participants précoces
5. Configuration de votre canal de rétroaction
6. Amener votre personnel de soutien à bord

Cela dit, passons à la première étape de cette phase!

Créez votre programme de champions

Qu'est-ce qu'un champion et comment s'en sert-il? Les deux grandes questions! Un champion est une personne qui est motivée pour aider les autres avec les nouvelles technologies (dans le cas présent, les équipes de Microsoft) et aider les autres à utiliser cette technologie conformément à vos meilleures pratiques. Selon la taille de l'entreprise, vous pouvez choisir cette personne pour ce rôle spécifique ou cette personne peut simplement assumer elle-même ce rôle en raison de sa motivation première à aider les autres. En fait, Microsoft inclut un excellent diagramme indiquant comment votre champion s'intégrera dans votre planification de lancement globale (voir ci-dessous).

Image fournie par: https://docs.microsoft.com/en-us / MicrosoftTeams / teams-adoption-create-champions-program

Lors du choix de votre champion, il convient:

• de recevoir une formation adéquate pour pouvoir bien maîtriser la technologie mise en œuvre
• Soyez encouragé à enseigner et à former autres pairs
• Bénéficiez d’un soutien positif pour leurs efforts en tant que champion
• Donnez-vous un plan clair pour l’exécuter sur

En outre, Microsoft dispose d’un Guide du programme des champions que vous devriez utiliser pour le construire. programme dans votre organisation.

Guide de démarrage rapide de la gouvernance pour les équipes Microsoft

Parallèlement au programme des champions, vous devez également prendre en compte votre gouvernance dans les équipes Microsoft. Cela inclut des questions telles que:

• Qui peut créer des équipes?
  • Tout le monde ne devrait pas avoir la capacité de créer des équipes, vous devez donc toujours limiter le nombre de personnes pouvant créer des équipes, mais pour cette phase, vous devez permettre à vos premiers utilisateurs et à votre équipe de projet principale de créer des équipes supplémentaires si nécessaire.
• Quelles conventions de nommage devraient être utilisées?
  • Vous devriez toujours essayer de garder les choses cohérentes, cela inclut le schéma de nommage de vos équipes. Vous devrez discuter avec votre équipe de projet parmi les premiers utilisateurs de la façon dont elle souhaiterait structurer la dénomination de vos équipes et expérimentez-la pour voir ce qui fonctionne le mieux pour votre organisation.
• Qui devrait avoir un accès invité à vos équipes?
  • Microsoft Teams prend désormais en charge l'accès en invité afin de permettre une collaboration sécurisée avec des partenaires ou des fournisseurs. Cela peut être réglé en contrôlant qui peut ajouter des invités à l'implémentation de votre équipe à l'aide des contrôles de locataire.
• Quelles applications approuvées autoriserez-vous / utiliserez-vous?
  • Les équipes peuvent s'intégrer à d'autres applications tierces pour améliorer l'expérience de vos équipes. Microsoft vous recommande d'activer la première partie et les applications présentées pour voir comment / si vos premiers utilisateurs les utilisent.
• Allez-vous supporter la VoIP dans les équipes?
  • Consultez votre équipe technique pour vous assurer que votre environnement peut prendre en charge les réunions VoIP. En règle générale, les services de conférence audio et de voix ne sont pas implémentés à ce stade, mais si votre organisation dispose des capacités techniques nécessaires pour prendre en charge ces modalités, vous devez inclure cette expérience pour que votre implémentation ait plus de valeur.
• Que ferez-vous pour la sécurité de vos données?
  • Les stratégies de conservation des données sont toujours un élément important à discuter avec votre équipe technique. Microsoft vous recommande de vous reporter à Plan pour la gouvernance en équipes pour obtenir des instructions sur la mise en œuvre au minimum d'une stratégie de rétention de base.
• Combien de temps allez-vous expérimenter?
  • Lors de l'expérimentation, il est important de prendre le temps d'apprendre de nouvelles choses sur les équipes, mais il est également important de faire avancer les choses à un bon rythme. Microsoft indique que, selon les meilleures pratiques, la durée idéale de cette phase est de 60 jours . Toutefois, ceci n'est pas figé et vous devriez prendre le temps nécessaire pour que vos premiers utilisateurs terminent des cycles économiques suffisants.

Définir les cas d'utilisation

Chaque projet comportera des cas d'utilisation et il est important de définir cette phase. correctement. Microsoft a fourni d'excellents exemples de scénarios pour votre programme d'adoption précoce. En voici quelques exemples:

• Productivité personnelle – Cela inclut l'autonomisation de vos utilisateurs, augmentant ainsi la productivité:
  • Vous permettant d'organiser vos notes et tâches au même endroit avec des applications personnelles
  • Envoi de messages en ligne et hors ligne pour vous éviter de devoir rechercher des personnes lorsqu'elles sont uniquement en ligne
  • Tenir des conversations persistantes avec des pièces jointes pour réduire le besoin de revenir en arrière / rechercher plusieurs zones et éliminer la probabilité d'avoir plusieurs versions de contenu
• Gestion de projet – Cela comprendra des capacités de gestion de projet améliorées permettant aux utilisateurs de:
  • Utilisation d'applications tierces pour tirer le meilleur parti des équipes Microsoft
  • Holding ALL conversations en équipes pour favoriser la transparence
  • Épingler des applications et / ou des documents importants pour améliorer la visibilité
  • Vous permettre pour simplifier le contrôle de version de vos documents
• Réunions modernes – Cela inclut l'extension des capacités des réunions en équipes à vos utilisateurs en:
  • Utiliser le partage de contenu et la messagerie instantanée pour créer une expérience de réunion productive
  • Tirer parti de tout appareil pour établir une connexion avec l'audio, la vidéo et le partage de contenu afin d'assurer l'alignement
  • Disposer d'un support d'enregistrement pour les participants absents
  • Donner aux utilisateurs un espace pour saisir des notes et planifier des actions de suivi après la réunion

Microsoft a des cas d'utilisation pour chaque type de scénario dans les équipes Microsoft, je vous encourage à consulter la liste complète ici pour plus de détails.

Entretien avec les acteurs de l'entreprise

Dans Outre les cas d'utilisation mentionnés ci-dessus, Microsoft vous recommande de rencontrer directement les parties prenantes que vous avez identifiées précédemment. Pour cet article, vous devez vous assurer de comprendre toutes les informations supplémentaires sur votre entreprise que vous pouvez exploiter à long terme. Microsoft vous recommande de poser les questions suivantes aux parties prenantes de votre entreprise:

1. Quels sont certains des problèmes ou des difficultés de l'entreprise liés à la communication et à la collaboration?
2. Quels sont les domaines dans lesquels votre organisation souhaite améliorer? [19659003] Quelles sont les initiatives stratégiques de l’organisation ou les projets de transformation en cours que les équipes peuvent soutenir?
3. Quelles méthodes de communication et de collaboration sont généralement mieux reçues par votre organisation que d’autres?
4. Quel est le processus de rédaction, de distribution et de partage des informations?

Mapper et hiérarchiser les scénarios d’activité

Il est essentiel de disposer des informations correctes pour réussir la mise en œuvre. Cela étant dit, Microsoft a fourni un excellent cadre pour commencer ce processus afin que vous puissiez disposer des informations appropriées pour votre scénario professionnel.

Image fournie par: https: // docs. microsoft.com/fr-fr/MicrosoftTeams/teams-adoption-define-usage-scenarios

Après avoir parlé avec les parties prenantes de votre entreprise, vous pouvez commencer à hiérarchiser vos scénarios en fonction des facteurs suivants:

• Impact (faible, moyen, Elevé)
• Difficulté (Faible, Moyen, Elevé)

S'il est appliqué correctement, vos candidats appropriés pour la phase d'expérimentation auront un impact plus important et une difficulté plus ou moins grave. En ayant ce type de candidat, vous pouvez vous assurer que votre projet n'est pas affecté par des difficultés techniques / de fond en comble et que vous pouvez obtenir les résultats escomptés.

Intégration des premiers adoptants et rétroaction

Il est maintenant temps de sur la liste des employés qui ont manifesté leur intérêt pour votre programme d'adoption précoce. En fonction du nombre de participants que vous souhaitez participer, vous devrez peut-être consulter la liste des utilisateurs et choisir ceux qui, selon vous, conviendraient le mieux pour expérimenter avec des équipes. Une fois que vous avez sélectionné vos premiers utilisateurs, vous devriez envisager de suivre les étapes suivantes:

1. Envoyez un courrier électronique à vos premiers utilisateurs pour les inviter à la communauté des équipes Microsoft
2. Organisez un appel de lancement pour exposer les objectifs et les résultats de cet événement. programme d’adoption
3. Accès libre à un canal de rétroaction de votre équipe de champions du travail d'équipe
4. Créez des enquêtes à envoyer périodiquement tout au long du programme d'adoption précoce que ces utilisateurs termineront

Rassemblement des commentaires

Microsoft facilite grandement la collecte. des commentaires sur les utilisateurs de votre organisation. Il existe deux façons simples de procéder:

1. Yammer – Si vous avez déjà un investissement dans Yammer, n'hésitez pas à l'utiliser comme canal de rétroaction pour votre programme d'adoption précoce
2. . Équipes – Si votre programme d'adoption précoce comprend moins de 2500 membres, vous pouvez simplement créer une équipe dans les équipes pour recueillir des commentaires et fournir une formation supplémentaire.

Assistance intégrée

Enfin, vous devrez vous assurer que votre équipe d'adopteurs précoces et de champions aura le soutien approprié au moment d'utiliser Microsoft. Les équipes en planifiant une réunion avec votre personnel de support pour examiner toutes les fonctionnalités des équipes afin que personne ne soit pris au dépourvu au moment de déployer cet outil. Souvent, il est judicieux de faire participer certains membres de votre équipe de soutien au programme d'adoption précoce afin qu'ils puissent rester au courant des événements qui se déroulent pendant ce programme. En outre, Microsoft dispose de plusieurs ressources de formation en ligne de base pour aider votre personnel de support à se préparer:

Ceci conclut la phase 2 de notre série. Après avoir lu cet article, vous devriez maintenant bien comprendre comment expérimenter avec des équipes et être prêt à utiliser ce que vous avez appris jusqu’à présent dans la phase 3 (échelle), dont nous parlerons dans le prochain article. J'espère que vous avez trouvé ces informations utiles et que si vous avez besoin de plus de détails sur cette phase, je vous encourage à consulter la documentation officielle ici .