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décembre 21, 2019

Augmentez les avantages des équipes Microsoft, partie 2: canaux6 minutes de lecture

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Passez moins de temps à communiquer, mais soyez mieux informé en utilisant toutes les fonctionnalités disponibles sur Microsoft Teams. Nous avons commencé par planifier une base solide pour notre communication dans la partie 1 . Maintenant, nous travaillons dans ces canaux pour obtenir 4 avantages clés.

Pourquoi faire ces changements?

Avant d'entrer dans quoi rappelons-nous le pourquoi .

Les avantages que nous ajoutons sont les suivants:

  1. Gain de temps pour tous les membres de l'équipe
  2. Un lieu de référence pour les décisions prises
  3. Visibilité pour les membres sur différents flux de travail ou pour ceux qui sont responsables du projet sans être impliqués au quotidien- jour
  4. Possibilité d'avoir des conversations continues avec des personnes dans tous les fuseaux horaires

Et pour toutes ces raisons, nous allons…

Obtenir des informations sur le chat et tout publier

La création de messages dans les canaux d'équipe va changer communication pour votre groupe. Les chats ne peuvent pas être la valeur par défaut pour la communication au sein d'un groupe ou d'une initiative formelle. Au lieu de cela, ayez un dialogue dans vos canaux. Ce changement est la base de ces avantages supplémentaires. Explorons les possibilités de le faire et pourquoi.

Démarrer des conversations dans des équipes

Toujours démarrer des conversations avec un message dans un canal où les membres de l'équipe peuvent être informés et commencer à collaborer sur le sujet . Lors de la création du poste, utilise la gouvernance établie dans la partie 1 . Utilisez un en-tête et étiquetez de manière appropriée. Avez-vous besoin d'une réponse d'un individu spécifique, ou le sujet est-il informatif?

Dans mon exemple ci-dessous, j'étiquète le canal général parce que je n'ai pas besoin d'une réponse d'un individu spécifique, et mon groupe n'a pas de chaîne spécifiée pour ce sujet (encore!). Ajoutez toujours un titre pour que les gens sachent tout de suite quel est le sujet.

 Exemple de publication d'équipes

Posez des questions

Posez vos questions dans les publications d'équipes! C'est une question difficile car notre nature humaine nous fait hésiter à révéler que nous ne connaissons pas toutes les réponses. Éloignez-vous de cela en créant un espace où les membres de l'équipe veulent poser des questions car ils gagneront du temps. Nous pouvons le faire en publiant des questions pour commencer, même si vous savez qu'elles peuvent ne pas être résolues sur les équipes. Pour les problèmes qui peuvent, les réunions peuvent être évitées en traitant toute la discussion via les commentaires des équipes sur ce poste. Si ce n'est pas le cas, la nature de la publication déterminera comment passer au niveau de communication approprié.

Connexion 1: 1

Si seulement une ou deux personnes sont allées et venues sur le sujet, la création de la publication a révélé seules deux personnes sont nécessaires pour créer une proposition de solution à apporter au groupe. Connecter deux personnes 1: 1 pour un appel téléphonique fait gagner du temps à tous les autres en supprimant une réunion pour laquelle deux personnes peuvent résoudre et publier leur résultat.

Donnez à la réunion une longueur d'avance

Si le groupe n'est pas en mesure de faire progresser dans les commentaires des équipes ou avec une collaboration 1: 1, puis passer à la rencontre avec ceux qui ont commenté. Les avantages de l'escalade de cette manière incluent la possibilité d'identifier les éléments essentiels de la conversation de sorte que lorsque l'heure est bloquée sur le calendrier, elle ne doit se produire qu'une seule fois. C'est une transition facile car le but de la réunion est là, sur les équipes, et les participants à la réunion sont déjà au courant du sujet.

Publier tous les résultats et décisions

Publier le résultat de tous appelle. Il s'agit d'un élément essentiel de gagner du temps! Ignorer cette étape entraînerait une rupture de la communication et vous mettrait deux fois plus de temps à résoudre en quelques semaines. Cela permet aux autres membres de l'équipe d'être informés sans que tout le monde investisse le temps de créer la solution.

Continuer à publier les résultats au fil du temps crée une source de vérité pour toutes les décisions passées. Les membres peuvent ensuite utiliser la recherche pour se référer à toutes les décisions prises, en fonction des politiques de rétention de votre locataire . Envisagez de créer un wiki pour les décisions ou les résultats majeurs si vous n'êtes pas sûr de la politique de rétention des messages de votre propre équipe.

Créez de la visibilité

La publication devient de plus en plus importante si votre groupe n'a pas les mêmes heures de travail ou n'est pas colocalisé. Aucun membre de l'équipe ne dupliquerait le travail ou ne serait au courant d'une décision prise, même s'il manque un appel, car tout est dans le canal. L'ajout de sponsors (qui sont responsables mais non impliqués dans l'équipe peut être encore plus utile car ils sont en mesure de trouver les informations dont ils ont besoin sans qu'un membre de l'équipe ne leur soit obligé de les communiquer, ce qui prend du temps sur l'initiative.

Essayez

La façon de créer la meilleure solution pour l'équipe est de discuter de cela avec tout le monde . . Tout d'abord, h ave l'équipe de trous w a lu ce blog . T poule, réserve du temps pour travailler ensemble sur ces attentes . Après cela, votre équipe sera sur le moyen d'avoir une communication plus percutante d'être une équipe plus productive dans l'ensemble et d'augmenter les avantages des équipes Microsoft pour votre entreprise . ]

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