7 façons de récupérer de trop de réunions en ligne pendant la journée

Mars
31, 2020

5 min de lecture

Les opinions exprimées par les contributeurs Entrepreneur sont les leurs.

Comme la plupart des fondateurs de startups et des entrepreneurs peuvent vous le dire ces jours-ci, les gueules de bois sont réelles. En ce moment, les gens se rencontrent en ligne pour tout, du travail aux happy hours avec des amis, aux séances de thérapie ou même à l'entraînement. Un grand nombre de ces réunions peuvent sérieusement épuiser vos précieuses ressources.

L'un des principaux obstacles à la récupération des réunions est le temps nécessaire pour passer d'un point de focalisation (la réunion) à un autre (travail plus approfondi). Après une réunion infructueuse ou stressante, votre productivité est épuisée car vos ressources sont réaffectées pour faire face au stress mental qui en résulte.

Le résultat final est qu'il faut souvent plus de temps pour s'engager pleinement dans le prochain travail – j'ai remarqué que cela me prend une demi-heure ou 45 minutes. Ajoutez plusieurs réunions par semaine (parfois par jour), et vous risquez de perdre des heures de productivité en une semaine, vous obligeant à faire des heures supplémentaires juste pour faire votre travail.

Voici sept tactiques que vous pouvez utiliser pour vaincre le syndrome de récupération de réunion et rebondir rapidement lorsque les réunions sapent vos ressources mentales et physiques.

1. Réduisez le temps que vous passez dans les réunions.

Le point de départ le plus évident est les réunions elles-mêmes. Vous pouvez réduire le temps que vous et votre équipe passez dans réunions inutiles en suivant quelques directives stratégiques:

• Tenez uniquement des réunions essentielles. Si le problème peut être traité par chat ou par e-mail, faites-le de cette façon, puis diffusez les résultats à l'ensemble de l'équipe.

• Mettez en forme vos réunions de manière à être brèves et succinctes, avec un ordre du jour composé de seulement deux ou trois actions principales.

• N'incluez que les personnes nécessaires à la discussion prévue. Encore une fois, utilisez le courrier électronique pour diffuser de brèves conclusions et résumer les décisions prises à d'autres.

• Fournissez un moyen d'enregistrer le procès-verbal de la réunion, soit par le biais de la technologie, soit par une personne distincte.

• Enfin, définissez des règles strictes sur la durée des réunions. Si une réunion doit durer 30 minutes, elle se termine par 30 minutes et une seconde. Aucune exception.

2. Prenez l'habitude de faire un auto-débriefing après une réunion.

Un petit débriefing objectif après les réunions vous aide à identifier à la fois ce qui se passe bien et ce qui peut être amélioré. Après chaque réunion, posez des questions d'approfondissement, telles que:

• Qui a participé? Qui était relativement silencieux?

• Y a-t-il eu un degré important de distraction, peut-être accompagné de discussions parallèles?

• La discussion principale a-t-elle été détournée de manière significative?

Considérez également ce qui s'est bien passé. À quel moment les participants ont-ils été les plus engagés? De quoi parliez-vous et que se passait-il exactement alors? À travers ces questions, déterminez ce qui a fonctionné et ce qui n'a pas fonctionné, puis utilisez ces informations pour modifier la façon dont vous organisez les futures réunions pour qu'elles soient plus courtes et plus efficaces.

3. Planifiez des périodes strictement sans réunion.

Réservez certaines périodes (les plus productives, de préférence) pour un travail approfondi et résolvez de ne planifier aucune réunion pendant ces périodes.

Le simple fait de planifier des heures sans réunion dans votre calendrier qui sont consacrées uniquement à ce type d'activité professionnelle vous aide à vous détendre, sachant que vous ne serez pas détourné vers d'autres activités qui provoquent des distractions et gênent la concentration.

4 . Méditez tous les jours.

Une pratique de méditation régulière et cohérente peut vous aider à maintenir votre concentration et votre attention toute la journée. En particulier, de nombreuses études montrent que la méditation de pleine conscience améliore vos capacités cognitives . Une pratique méditative cohérente peut même aider à ralentir et à conjurer le déclin mental lié à l'âge .

5. Commencez chaque journée par de l'exercice.

Des recherches prouvent que les entraînements réguliers aident à développer l'acuité mentale et la concentration tout au long de la journée.

L'exercice et le mouvement réguliers aident à améliorer les compétences cognitives et à se concentrer dans un certain nombre de situations directes et des moyens indirects, y compris la réduction de l'inflammation, l'amélioration du sommeil et l'augmentation de l'apport d'oxygène à votre cerveau en formant de nouveaux vaisseaux sanguins.

Toute activité aérobie simple et à faible impact aidera à renforcer la concentration. Essayez la marche ou le vélo, ainsi que les disciplines de mouvement corps-esprit comme le yoga et le Pilates.

6. Essayez le jeûne intermittent.

La prémisse sous-jacente du jeûne intermittent (ou IF) est que vous vous abstenez de manger quoi que ce soit pendant un certain nombre d'heures par jour de 24 heures – de 14 à 18 – et de confiner toutes les calories apport aux heures restantes de la journée.

Bien que cela puisse sembler contre-intuitif, IF peut en fait aider à la concentration diurne . Parce que votre corps n'alloue plus de ressources physiques significatives au processus digestif, vous avez plus de ressources disponibles pour une concentration attentive et des niveaux de travail plus profonds.

Il existe de nombreuses variations sur cette méthode, et certaines ne sont pas nécessairement les plus des approches saines pour tout le monde. Il est donc important de faire vos recherches et de discuter de cette approche avec votre médecin si vous êtes préoccupé par la façon dont la FI pourrait influer sur les conditions existantes.

7. Faites des pauses régulières tout au long de la journée.

Cela peut sembler contre-intuitif, mais prendre l'habitude de prendre quelques minutes chaque heure pour se lever, s'éloigner de votre ordinateur, s'étirer et obtenir de l'eau vous aide à maintenir un niveau de concentration plus profond tout au long de la journée.

au minimum, levez-vous et promenez-vous quelques minutes toutes les heures pour changer votre état physique et mental. Se désengager pendant de brèves périodes vous aide à rester concentré tout au long de votre journée de travail.

Ne laissez pas les réunions gâcher votre journée de travail.

Les réunions sont essentielles au succès de votre entreprise, mais comme pour tout, trop de bonnes choses peuvent faire des ravages avec le temps. Apprenez à gérer votre concentration et votre attention en tant que ressources mentales qu'elles sont réellement, et vous trouverez plus facile de changer de direction et de vous replonger dans des tâches professionnelles plus significatives.