Réduisez les coûts cachés grâce à l’automatisation des ressources humaines

Les CHRO sont confrontés à une pression constante pour contrôler les coûts tout en gérant une complexité croissante en matière de conformité. Pourtant, l’un des plus gros fardeaux pour les opérations RH passe souvent inaperçu : la mauvaise gestion des documents RH. Même si les dépenses de stockage sont faciles à déterminer, coûts réels se manifestent par des lacunes en matière de conformité, des processus lents et des expériences frustrantes pour les employés. Les chiffres sont éloquents : 61 % des responsables de la gestion des talents déclarent que les exigences dépassent leur capacité à répondre.[1]pourtant le personnel RH consacre jusqu’à 57 % de son temps à des tâches administratives[2].

La mauvaise gestion des documents est au cœur de cette crise de capacité, en particulier lorsque le travail manuel remplace ce qui pourrait être réalisé grâce à l’automatisation des ressources humaines. Pour les CHRO qui dirigent la transformation numérique des RH, des bases documentaires solides sont essentielles pour réduire les risques et créer des opérations prêtes à l’audit.

Des risques de conformité qui augmentent tranquillement sans l’automatisation de l’IA

Les documents éparpillés des employés créent des angles morts qui mettent Conformité RH en danger. Les enregistrements manquants, la conservation incohérente et les pistes d’audit peu claires rendent plus difficile l’assistance des auditeurs ou la documentation complète du cycle de vie des employés. Lorsque les équipes RH ont besoin de plusieurs jours pour rassembler des fichiers, cela signale des problèmes de processus plus profonds et limite la préparation à l’audit. L’automatisation des RH aide les CHRO à éliminer les processus documentaires manuels et incohérents qui déclenchent souvent des constatations de conformité.

Le Guide du CHRO pour une gestion conforme des documents des employés explore comment les systèmes déconnectés rendent difficile la tenue de registres précis, complets et sécurisés. De nombreux CHRO découvrent ces lacunes seulement après qu’un audit ait révélé des documents manquants ou des problèmes de sécurité. D’ici là, la remédiation coûte souvent plus cher qu’une solution moderne de gestion de contenu RH.

Comment le manque d’automatisation des RH draine les capacités RH

La recherche de documents ralentit tout, depuis l’intégration jusqu’aux cycles de performance et de promotion. Où est la lettre d’offre signée ? Quelle version de l’évaluation des performances est définitive ? Avons-nous reçu cette certification? Les heures disparaissent dans des questions auxquelles les systèmes centralisés répondent instantanément. En fait, les employés passent jusqu’à 40 % de leur temps à chercher pour les informations dont ils ont besoin[3]faire du travail pour faire du travail.

Les équipes RH consacrent également un temps précieux à rechercher les contrats, les formulaires, les approbations et les enregistrements historiques. Ces retards réduisent la capacité des RH à fonctionner efficacement et à soutenir les priorités stratégiques. L’impact est clair : 79 % des responsables RH sont d’accord que le rôle principal de la technologie devrait être de libérer la capacité du personnel pour le travail stratégique[4]pourtant de nombreuses organisations restent bloquées dans des processus manuels.

Grâce au stockage centralisé, aux métadonnées intégrées de SAP® SuccessFactors® HCM, à la recherche en texte intégral et au contrôle des versions, les RH bénéficient d’un accès instantané aux dossiers des employés. La génération automatisée de documents, les signatures électroniques et les règles de conservation améliorent la cohérence et libèrent les équipes du travail manuel. Ces capacités renforcent la productivité des RH et prennent en charge des opérations plus agiles.

Une expérience employé plus faible

Les employés attendent un accès sécurisé et transparent à leurs documents. Lorsqu’ils ont du mal à trouver des informations ou sont confrontés à des retards d’intégration, la confiance dans les RH diminue. Une mauvaise gestion des documents contribue à un roulement de personnel précoce, à un ralentissement de la productivité et à des expériences incohérentes pour les employés.

Moderne gestion des documents des employés soutient une prestation de services plus solide. Un libre-service sécurisé, des flux de travail transparents et des enregistrements précis aident les employés et les managers à obtenir plus rapidement ce dont ils ont besoin. Cela renforce la confiance dans les processus RH et renforce la confiance organisationnelle.

Des failles de sécurité qui créent une réelle exposition

Les dossiers des employés contiennent des données très sensibles. Lorsque les documents sont stockés sur des disques partagés ou des appareils personnels, les risques se multiplient. Les accès non autorisés, les violations de données et la perte de dossiers nuisent à la situation financière et à la réputation.

Une base de contenu RH sécurisée réduit l’exposition grâce au chiffrement, aux autorisations basées sur les rôles synchronisées avec SAP SuccessFactors HCM, aux pistes d’audit, aux conservations légales et à la conservation automatisée. Ces garanties soutiennent une approche de confiance zéro en matière de sécurité des RH et renforcent la résilience organisationnelle.

Ce qu’apporte la gestion moderne des documents RH

La voie à suivre ne consiste pas à combler les lacunes. Il s’agit de construire une base qui rende la conformité, l’efficacité et la gouvernance automatiques. C’est plus que jamais important : 55 % des entreprises utilisent les technologies RH spécifiquement pour des raisons de conformité et de sécurité, soit le double par rapport à 2023.[5].

Gestion des documents des employés OpenText pour SAP SuccessFactors relève ces défis avec une approche intégrée :

Pour la préparation à l’audit :

• Des pistes d’audit complètes qui suivent chaque action documentaire
• Conservation et élimination automatisées basées sur les exigences légales
• Vérifications de l’exhaustivité des dossiers qui signalent les documents manquants avant les audits
• Capacités de conservation légale en cas de besoin

Pour l’efficacité opérationnelle :

• Espaces de travail centralisés et sécurisés pour les employés avec accès instantané
• Génération automatisée de documents à partir de modèles prédéfinis
• Signatures électroniques intégrées qui éliminent le routage manuel
• Flux de travail configurables pour les approbations et les révisions

Pour une sécurité renforcée :

• Autorisations basées sur les rôles synchronisées avec SAP SuccessFactors
• Chiffrement et contrôles d’accès prenant en charge les principes de confiance zéro
• Portails libre-service sécurisés pour les employés et les gestionnaires

Cela fait passer les RH d’une gestion réactive des risques à une conformité et une gouvernance proactives, avec des systèmes qui fonctionnent ensemble plutôt que contre votre équipe. L’automatisation des ressources humaines réduit également les erreurs humaines en garantissant que les règles de sécurité et les contrôles d’accès sont appliqués de manière cohérente.

Des coûts cachés à l’avantage stratégique

Les organisations qui modernisent la gestion de leurs documents RH constatent des améliorations mesurables : des réponses d’audit plus rapides, moins d’incidents de conformité, une plus grande satisfaction des employés et des équipes RH concentrées sur la stratégie plutôt que sur l’administration.

Ceux qui tardent continuent d’absorber des coûts cachés et des risques inutiles.

Passez à l’étape suivante

Lire le guide pour en savoir plus sur les stratégies et les cadres éprouvés d’automatisation des ressources humaines pour la mise en œuvre d’une gestion moderne des documents qui favorise la conformité, l’efficacité et l’expérience des employés.



[1] Gartner^®, Vision du leadership pour 2025, 3 principales priorités stratégiques pour les CHRO, 2024
GARTNER est une marque déposée et une marque de service de Gartner, Inc. et/ou de ses filiales aux États-Unis et à l’international. Magic Quadrant est une marque déposée de Gartner, Inc. et/ou de ses filiales et est utilisée ici avec autorisation. Tous droits réservés.
[2] Deloitte, Moderniser les RH : le design thinking et les nouvelles technologies pour contribuer à améliorer l’expérience employé2024
[3] Ibid.
[4] Gartner^®, 3 étapes pour libérer la valeur commerciale des technologies RH2024
[5] Gartner^®, Top 5 des priorités des responsables RH en 2025, 2024

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