Comment estimer votre prochain projet Web ou de développement

Quand est-ce que ça va être fait ?

Cette question plane sur chaque projet, posant souvent l’un des aspects les plus difficiles de la fixation des délais. Même si l’expérience devrait théoriquement rendre les estimations plus prévisibles, chaque nouveau projet est unique et comporte ses obstacles invisibles. Les projets peuvent être retardés par des facteurs totalement indépendants de votre volonté, depuis des modifications mineures de l’API jusqu’à des retards imprévus des clients. Pour résoudre ce problème, il faut adopter une approche proactive pour gérer les attentes des clients dès le début et maintenir des lignes de communication ouvertes tout au long de la gestion du projet (MP).

D’après mon expérience, les honoraires basés sur des projets donnent des résultats de meilleure qualité que les tarifs horaires. Même si la facturation horaire peut sembler plus sûre pour gérer les retards, elle peut encourager l’inefficacité et entraîner des dépassements de coûts. Les frais basés sur les projets, en revanche, mettent l’accent sur la création de valeur plutôt que sur le comptage des heures. Cependant, certains principes essentiels doivent être rappelés pour garantir que ces estimations et attentes correspondent à la réalité.

Le triangle du projet : équilibrer le temps, la portée et le budget

En gestion de projet, un concept commun est le Projet Triangle (ou Triple contrainte), où temps, portéeet budget forment les trois côtés du triangle, avec qualité au centre.

Ce cadre illustre à quel point ces trois éléments sont interdépendants ; modifier un côté du triangle a inévitablement un impact sur les autres et affecte la qualité globale. Réussir à équilibrer ces contraintes est essentiel pour atteindre les objectifs du projet et la satisfaction du client.

1. Temps et portée, mais pas de budget: Lorsqu’un client a besoin d’un travail complet livré dans un délai serré, le budget devra naturellement augmenter pour maintenir la qualité. Réaliser rapidement un projet de grande envergure nécessite souvent des ressources supplémentaires, des outils avancés ou des compétences spécialisées, ce qui augmente le coût. Bien que cette approche garantisse une livraison dans les délais avec toutes les fonctionnalités demandées intactes, elle nécessite un investissement plus élevé.
2. Portée et budget, mais pas de temps: Si un projet a une portée étendue mais doit être réalisé dans le cadre d’un budget limité, il est nécessaire de prolonger le délai pour maintenir la qualité. Un calendrier plus long permet une allocation plus efficace des ressources et une planification minutieuse, mais il risque de ne pas respecter les délais urgents. Cette approche vous permet de travailler dans le cadre de contraintes financières tout en fournissant un produit complet et de qualité, bien qu’à un rythme plus lent.
3. Temps et budget, mais pas de portée: Les projets nécessitant un délai d’exécution rapide et un budget strict doivent réduire leur envergure pour préserver la qualité. En limitant les fonctionnalités ou en réduisant la complexité, l’équipe peut livrer dans les délais et les coûts spécifiés. Cette option fonctionne bien pour les projets avec des exigences flexibles, où un produit minimum viable est l’objectif principal, avec la possibilité d’ajouter plus de fonctionnalités ultérieurement, si le temps et le budget le permettent.

Placement qualité au centre du Projet Triangle souligne son importance dans toutes les dimensions. L’accent mis sur la qualité garantit que, quels que soient les ajustements apportés au délai, à la portée ou au budget, le livrable final répond aux normes du client et fonctionne de manière fiable. En discutant de ces compromis avec les clients dès le début, vous pouvez vous aligner sur les priorités qui comptent le plus pour eux, préparer le projet au succès et fournir des résultats qui équilibrent les objectifs du client avec des contraintes réalistes.

Quatre erreurs qui feront exploser votre prochaine estimation

1. Estimer uniquement ce que demande le client: La demande initiale du client capture rarement toute l’étendue de ce qu’il souhaite finalement. Il ne suffit pas d’estimer en fonction de leurs demandes, car ces besoins ont tendance à évoluer. Allez toujours au-delà de la surface et anticipez les ajouts ou les changements probables. Ne pas le faire risque de doubler la portée du projet et de compromettre les estimations de budget et de calendrier.
2. Ignorer les retards liés au client: De nombreux projets prennent du retard en raison de retards externes, souvent de la part de l’équipe du client. Tenez compte des obstacles potentiels tels qu’un accès retardé aux systèmes nécessaires, des approbations internes ou des contacts clés absents du bureau. Fixez dès le début des attentes réalistes concernant ces retards potentiels et indiquez clairement que tout retard entraînera une réinitialisation du calendrier du projet. Créez de manière proactive un tampon de plusieurs semaines pour les retards côté client afin de fournir un calendrier réaliste.
3. Céder aux pressions pour des délais plus courts: Les clients insistent souvent pour plus rapide l’achèvement, ce qui peut vous inciter à rogner sur les raccourcis en omettant des étapes critiques telles que la gestion des erreurs et les tests. Cependant, précipiter ces étapes peut entraîner une maintenance prolongée et des correctifs supplémentaires ultérieurement. Que vous effectuiez ce travail pendant le projet ou après le lancement, incluez du temps pour ces étapes critiques dans votre estimation et facturez en conséquence. Il est préférable de négocier le coût initial plutôt que de compromettre la qualité.
4. Sous-estimer l’évolution du projet et la dérive de la portée: Les projets évoluent à mesure que les clients changent de priorités ou que de nouvelles exigences apparaissent. Ceci est inévitable, alors prévoyez un tampon pour ces changements et ajustez les délais au fur et à mesure qu’ils se produisent. Si un client vous pousse à respecter le calendrier initial après avoir apporté des modifications, rappelez-lui l’impact sur la livraison et ajustez les attentes en conséquence. Essayer de livrer « avec un retard impossible » peut nuire à votre réputation, alors prévoyez toujours suffisamment de temps pour bien faire le travail.

Gestion cohérente et agressive des retards

L’un des aspects les plus cruciaux du maintien de la satisfaction des clients est la gestion vigilante des retards liés aux clients ou aux équipes. Chaque fois qu’un retard survient, vous devez réinitialiser vos attentes. Lorsque des retards proviennent du client, communiquez une date d’achèvement révisée à chaque nouvelle demande ou changement. Cela permet non seulement de tenir le client informé, mais permet également d’éviter les frustrations de dernière minute. Il serait préférable que vous régliez rapidement les retards internes en ajoutant des ressources supplémentaires au projet ou en informant le client du calendrier mis à jour.

Un projet sur lequel j’ai travaillé l’illustre parfaitement. Malgré un changement mineur apporté par un API fournisseur qui a causé un retard important, nous avons communiqué de manière cohérente avec le client, lui expliquant le nouveau calendrier et nous efforçant d’accélérer la solution de contournement. Même si le projet était en retard, le client en a compris les raisons et a apprécié la transparence. En fin de compte, redéfinir les attentes grâce à une communication claire nous a permis de maintenir la confiance et d’avancer de manière positive.

Mise en mémoire tampon pour les pires scénarios

Définir une chronologie avec un tampon intégré est essentiel. Viser 150 % de vos attentes internes permet une flexibilité face aux problèmes imprévus et donne même la possibilité de ravir le client en réalisant le projet plus tôt. Au fil du temps, j’ai trouvé ce tampon inestimable. Si un projet doit prendre dix jours, estimez-en quinze. Si vous le complétez en douze, le client sera agréablement surpris. Mais si des obstacles imprévus surviennent, ce temps supplémentaire peut faire la différence entre livrer un produit de qualité à temps et avoir du mal à rattraper un client frustré. Cette tactique transforme systématiquement des délais impossibles en résultats réussis et réalistes.

Une approche éprouvée pour la réussite des projets

Je suis passé à un modèle où j’exigeais un acompte pour le projet et un taux de suivi mensuel pour un soutien et des améliorations continus. Cet arrangement me permet d’établir une portée et un calendrier clairs tout en assurant au client un développement continu. Nous avons fixé une date de lancement ambitieuse dans un contrat récent, mais avons indiqué que certaines fonctionnalités pourraient être prioritaires par rapport à d’autres. Cette transparence nous a permis de livrer une version initiale solide du projet et a conduit à une relation continue et mutuellement bénéfique.

Une autre option pour les grands projets consiste à élaborer un projet de portée et de feuille de route qui détermine un calendrier plus précis. Nous avons fait cela pour une entreprise cliente et avons découvert de nombreux problèmes internes dont l’équipe décisionnelle n’était pas consciente lors de son premier Appel d’offres a été développé. Cela nous a permis de construire un TRUIE avec précision. Nous avons quand même terminé le projet dans les limites du budget et en avance sur le calendrier… même lorsque le client a perdu un employé clé qui a démissionné pour un nouveau poste ailleurs. Nous avions déjà capturé les détails nécessaires dans le projet de cadrage.

Points communs des projets réussis

Au fil du temps, j’ai identifié plusieurs principes fondamentaux qui sous-tendent la réussite des projets :

• Définir des attentes claires pour les clients: Commencez par comprendre le calendrier souhaité par le client et alignez votre travail en conséquence. Étonnamment, de nombreux clients bénéficient d’une plus grande flexibilité qu’initialement indiqué. Travaillez avec eux pour déterminer un calendrier réaliste et visez à sous-promettre et à livrer trop.
• Comprendre la valeur et le budget du projet: Déterminez la valeur du projet du point de vue du client. Si vous ne pouvez pas déterminer sa valeur, évaluez au moins le budget. N’entreprenez le projet que si vous pouvez répondre et dépasser les attentes dans le cadre du budget fourni. Cela garantit que vous et le client entrez dans le projet avec des objectifs clairs et alignés.
• Se concentrer sur les objectifs fondamentaux: Clarifier le but ultime du projet et éliminer les éléments non essentiels de la portée initiale. Par exemple, si l’objectif est de lancer un site Web, concentrez-vous sur un site Web minimalement viable doté d’une architecture flexible. Du contenu, des conceptions, des fonctionnalités et des intégrations supplémentaires peuvent être ajoutés ultérieurement. Cette approche ciblée permet une livraison initiale plus rapide et plus efficace.
• Travailler à partir d’une position d’excellence: Les clients vous embauchent pour votre expertise, pas pour des tâches simples. Concentrez-vous sur les livrables de grande valeur, en laissant les tâches plus simples à l’équipe du client, le cas échéant. Vous répondrez et dépasserez souvent les attentes des clients en fournissant un travail constant de haute qualité, conduisant à des relations solides et durables.

Meilleures pratiques supplémentaires

• Transparence dans la communication: Tenir le client informé tout au long du projet. Des mises à jour régulières évitent les malentendus et permettent aux clients de se sentir impliqués dans le processus. Notre chef de projet (PMP) parcourt nos contrats et s’assure que chaque livrable est répertorié et planifié dans un système de gestion de projet (SPM) comme Lundi. Cette transparence encourage leur adhésion et leur engagement envers la réussite du projet.
• Allocation réaliste des ressources: Lorsque des retards internes surviennent, atténuez-les. Cela peut impliquer de réaffecter des tâches, d’ajouter des ressources ou d’ajuster les délais. Informez de manière proactive le client de tout changement pouvant avoir un impact sur la livraison.
• Investissement à long terme ou à court terme: Lorsque je réponds à des appels d’offres, je suis souvent sous-coté par des entrepreneurs qui proposent un coût initial inférieur. Cependant, mon approche se concentre sur la création de solutions évolutives et réutilisables qui permettent aux clients d’économiser de l’argent à long terme. Récemment, un client a opté pour une offre moins chère qui lui a apporté une solution à court terme, mais il paiera beaucoup plus au fil du temps. En présentant les avantages à long terme de mon approche, j’attire des clients qui privilégient les solutions durables aux économies immédiates.
• Entretenir les relations avec les clients: Évitez les clients qui ont l’intention de obtenir plus pour moins. Recherchez plutôt des clients qui respectent votre expertise et sont prêts à investir dans la qualité. Ces relations plus enrichissantes mènent à des projets où les attentes sont satisfaites, les budgets respectés et les délais respectés. D’après mon expérience, vous perdrez toujours des clients qui ne valorisent pas votre expertise ou qui n’investissent pas sur le long terme. Je préfère refuser dix clients pour trouver le bon plutôt que de lutter contre la frustration de projets mal budgétisés ou dont les attentes ne peuvent pas être réalisées.

La réussite d’un projet dépend d’une communication claire, d’attentes réalistes et d’une approche proactive de gestion des retards. En maintenant des lignes de communication ouvertes, en prévoyant des délais et en fixant des objectifs mutuellement compris, vous pouvez établir un processus qui répond et dépasse souvent les attentes des clients. Avec la bonne approche, chaque projet devient une opportunité d’instaurer la confiance, de créer de la valeur et de favoriser des partenariats durables à long terme.