Sandbagging & Lowballing : Estimation de projet (Partie 1)

L’estimation est une activité précaire – en partie scientifique, beaucoup de conjectures et un peu de magie psychique ! L’objectif est de prévoir l’effort, le temps et le coût d’un projet avec suffisamment de précision pour éviter un désastre. Les chefs de projet en utilisent méthodes incontournables pour estimer les projets. Certaines approches sont scientifiques tandis que d’autres sont basées sur l’intuition et l’expérience. Et si vous connaissez du monde… il y a aussi un peu d’humour dans le chaos !

Les chefs de projet (PM) et les analystes commerciaux (BA) se coordonnent généralement, et les experts en la matière (PME) ajoutent leurs craintes. Ces estimations initiales sont mélangées, ajustées pour tenir compte des surprises inconnues et finalisées – parfois après un débat, ou nous pouvons avoir envie d’une moyenne ajustée à partir d’une estimation en trois points.

Mais tout le monde apporte des préjugés cachés. Le but de cette série d’articles de blog est de plonger dans ces facteurs cachés qui façonnent les estimations.

CYA – Estimations par sacs de sable

La surestimation arrive souvent. Parfois, il est intentionnel de couvrir votre @$$ (CYA), ce que l’on appelle le sandbagging. Mais les sacs de sable mettent une clé dans le système et gâchent suivi et comparaisons (comme l’a couvert il y a des années le vice-président directeur des opérations d’entreprise et de la livraison mondiale de Perficient, Kévin Sheen). Lorsque plusieurs PME saccagent, vous vous retrouvez avec un flot d’heures inutiles.

Une meilleure approche consiste à inclure de manière transparente les imprévus. Cela montre à chacun la véritable estimation, met en évidence les tolérances faites et donne de meilleures données pour l’analyse.

Parfois, les choses finissent plus facilement que prévu, la surestimation n’était donc pas intentionnelle. C’est bien, ça arrive. Mais le fait qu’une agence le facture dépend du contrat. Si c’était écrit comme frais fixes (FF), alors les heures peuvent toujours être facturées. Mais pour temps et matériel (T&M), les heures non utilisées peuvent être supprimées avant la facturation.

Ce sera facile – estimations basses

La sous-estimation est un autre problème. Vous avez probablement commencé à assembler des meubles suisses emballés à plat, en ignorant les instructions, pour vous rendre compte que c’est bien plus compliqué que vous ne le pensiez. Même le chrétien Bible met en garde contre la sous-estimation, avec l’histoire de Luke sur la construction d’une tour sans compter le coût au préalable. Dans ce verset, cela va jusqu’à dire que vous serez moqué si vous démarrez un projet que vous ne pouvez pas terminer.

Migration ERP sont un excellent exemple. Malheureusement, dans le monde de l’entreprise, nous sommes nombreux à avoir vu un projet ERP s’effondrer – les estimations explosent ! Avec d’anciens employeurs, j’ai vu plusieurs cas de ce genre où le projet est soit entièrement abandonné, soit considérablement réduit. Si assembler une bibliothèque peut être délicat, imaginez à quel point une estimation ERP peut être mauvaise ! Des millions de dollars dépensés avant de réaliser que cela ne fonctionnera pas comme prévu. Ils auraient dû utiliser Ils finiront!

Pour les projets plus importants, il est impératif de prévoir plus de temps pour l’estimation et l’intégration des garanties. Vous pouvez y parvenir en utilisant les formes d’estimation les plus scientifiques, en rassemblant de multiples perspectives et en allouant du temps de contingence pour ces inévitables « inconnues-inconnues ».

Conclusion

Au début de ma carrière, je me sentais mal lorsque mes estimations n’étaient pas exactes. Je pensais que la perfection était l’attente. Mais ensuite, un collègue qui dirigeait notre groupe PMO m’a surpris. Il a déclaré qu’il ne voulait pas que tous les projets soient inférieurs au budget prévu. Il n’aimait pas voir ses équipes jouer dans des sacs de sable. Au lieu de cela, il visait à ce que la moitié des projets soient réalisés en dessous et l’autre moitié, ce qui reflète une estimation honnête et précise.

En parlant d’honnêteté, j’ai déjà eu un client qui partageait trop. Il s’est vanté d’avoir cité un projet indépendant très élevé – un engagement d’un an – qu’il a terminé en deux fois moins de temps et a pris le reste de l’année. Il en était fier ! Quelques années plus tard, il a postulé pour un emploi dans notre agence, mais nous nous sommes souvenus de cette histoire. Son intégrité douteuse nous a amené à rejeter sa candidature.

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