6 règles de base de l’étiquette des affaires

L’étiquette dans le monde des affaires devrait être au premier plan des préoccupations de chacun. De temps en temps, je suis confronté à une situation où l’étiquette des affaires est inexistante. Je me demande si cela est dû à un manque de considération des parties ou à un manque de connaissances.

Si c’est le dernier cas, cet article éclairera six sujets sur l’étiquette des affaires qui sont de la plus haute importance pour moi. La maîtrise de ces principes améliore non seulement professionnalisme personnel mais favorise également des relations plus solides et un respect mutuel sur le lieu de travail.

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1. Taille des pièces jointes aux e-mails

L’une de mes grosses bêtes noires reçoit un e-mail contenant un fichier volumineux. Il existe de nombreux outils, dont beaucoup sont gratuits, qui permettent de compresser facilement un fichier. Les fichiers volumineux mettent plus de temps à s’ouvrir et de nombreux fournisseurs de messagerie ont des limites de stockage.

Si je reçois un fichier de 10 Mo ou plus et que je sais qu’il aurait pu être compressé d’au moins 50 %, j’ai tendance à penser que l’expéditeur manque de connaissances techniques ou est inconsidéré. Si vous ne savez pas comment compresser des fichiers, je vous recommande de prendre le temps de l’apprendre. C’est un processus simple et doit être effectué autant que possible.

2. Soyez attentif aux réunions

Si tu es convoquer une réunionayez toujours un agenda ! Une de mes bêtes noires assiste à une réunion sans ordre. En général, je ne suis pas un adepte des réunions, et si une réunion n’accomplit pas la tâche que je pensais qu’elle était censée accomplir, je ne suis pas un campeur heureux.

Avoir un ordre du jour clair pour les réunions nous aide à rester concentrés et à atteindre nos objectifs plus efficacement. Il est crucial pour moi que les réunions commencent et se terminent aux heures prévues, car je crois qu’il est important de respecter l’horaire de chacun.

Il est également essentiel de ne pas faire attendre les autres sans raison. Une fois, une ancienne collègue m’a dit qu’elle faisait attendre les gens pour se sentir importants. J’ai trouvé cela assez arrogant et ce n’est certainement pas une pratique que j’adopterais.

3. Mettez les appareils sous silence et ignorez votre téléphone portable

Cela semble évident, mais malheureusement, je suis souvent dans des réunions où les téléphones portables sonnent par accident. Les participants à la réunion peuvent être distraits, sur leur téléphone et ne pas y prêter attention. Non seulement cela est impoli envers l’hôte de la réunion, mais cela vous désavantage également en ce qui concerne votre participation efficace à la signification.

N’oubliez pas que vous pouvez toujours rattraper vos appels et SMS après la réunion.

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4. Allumez votre vidéo

Les visioconférences sont devenues une pratique courante, que nous utilisions ZoomTeams ou une autre plateforme. J’ai constaté que dans bon nombre de ces sessions, de nombreux participants choisissent de ne pas activer leurs caméras. Je suppose que c’est souvent parce qu’ils sont multitâches.

Pas allumer votre appareil photo est tout aussi mauvais que de ne pas mettre votre téléphone sous silence. C’est irrespectueux et évitable. En fait, j’ai participé à des réunions où je suis la seule personne à avoir mon appareil photo allumé. Je laisse toujours ma caméra allumée, mais je demande généralement aux autres parties d’allumer également la leur.

5. Répondez rapidement aux communications

Parfois, je rencontre des gens qui ont très mauvaises compétences en communication — Je ne sais vraiment pas s’ils ont de faibles compétences en communication ou s’ils sont simplement inconsidérés. Qu’il s’agisse d’un appel téléphonique, d’un SMS ou d’un e-mail, il est important de répondre rapidement.

Même si vous n’êtes pas en mesure de fournir une réponse complète, un accusé de réception est indispensable. Faites savoir à l’autre personne que vous avez reçu son message et vous lui répondrez dans les plus brefs délais. Montrer ce respect à vos collègues et clients est une étiquette commerciale qui me semble essentielle.

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6. Relisez et revérifiez votre travail

Les gens sont occupés ! Mais être occupé n’est pas une excuse pour commettre des erreurs. Surtout quand les erreurs peuvent être évitées. Le protocole que j’aime suivre consiste à lire chaque e-mail deux fois avant de l’envoyer et également à confirmer que l’e-mail est envoyé aux parties appropriées.

Si vous envoyez par e-mail à quelqu’un un fichier joint, ouvrez la pièce jointe avant de l’envoyer pour confirmer que vous avez joint le bon fichier. Essayez de ne pas vous précipiter, car c’est en vous précipitant dans votre travail que je vois souvent des erreurs être commises. Si nécessaire, créez des listes de contrôle pour les tâches détaillées. De cette façon, vous pouvez vous assurer que vous avez fait tout ce que vous deviez faire et qu’aucune étape n’est laissée incomplète.

Adopter une bonne étiquette commerciale peut vraiment améliorer votre position professionnelle. Lorsque vous faites un effort pour vous démarquer – par exemple en étant celui qui allume votre caméra lors de vidéoconférences alors que d’autres ne le font pas – vous faites preuve d’engagement et d’engagement. En faisant certaines de ces choses simples, vous ouvrez la porte à un plus grand respect et à des opportunités commerciales accrues.