Les retards sont courants dans la gestion de projet, quel que soit le secteur dans lequel vous travaillez. Mais une fois qu'un projet a pris du retard, que pouvez-vous faire en tant que chef de projet pour remettre votre projet capricieux sur les rails ?
C'est souvent plus facile à dire qu'à faire, mais il est important de ne pas paniquer. les têtes calmes prévalent toujours, comme on dit. Mais quand même, le temps presse lorsqu'un projet prend du retard, il est donc vital de ne pas tarder à passer à l'action ; sinon, votre organisation sera susceptible de subir des conséquences potentiellement très coûteuses, car ce qui peut ne pas sembler urgent maintenant peut rapidement devenir un incendie incontrôlable en un rien de temps.
Voici comment maîtriser rapidement tout retard de projet afin d'éviter des problèmes et des complications supplémentaires sur toute la ligne.
Aller à la racine du problème rapidement
L'identification précise de la source d'un retard ou de retards est une première étape essentielle. Sans connaître les causes profondes, vous pourriez finir par aggraver une mauvaise chose. Tracez la racine des problèmes pour déterminer efficacement les bonnes solutions. Il se peut qu'un projet soit retardé par des problèmes de chaîne d'approvisionnement, qui sont devenus trop familiers pour de nombreux projets tout au long de la pandémie de COVID-19.
Peut-être qu'un projet n'est pas sur la bonne voie en raison de problèmes de ressources dus à un personnel limité – encore une fois une autre préoccupation pour de nombreuses entreprises pendant la pandémie. Utiliseroutils d'analyse des causes profondes tels que les diagrammes de Pareto, les 5 pourquoi, le diagramme de dispersion, le diagramme en arête de poisson ou d'autres pour identifier la source. De nombreuses entreprises ont du mal à mettre sur la bonne voie des projets capricieux en raison d'une combinaison de ces facteurs et d'autres. La clé est que la cause profonde détient la réponse à la résolution des projets hors piste.
Informez les principales parties prenantes
Tenir les principales parties prenantes informées dès le début et tout au long du projet est l'une des étapes les plus importantes lorsque les roues tombent du wagon. Malheureusement, ce type de communication est souvent négligé, car les chefs de projet peuvent être dépassés ou espérer pouvoir résoudre les problèmes avant que les parties prenantes ne découvrent qu'il y a un problème avec le projet qu'ils sont chargés de gérer.
La transparence devrait faire partie de votreplan de gestion des parties prenantes ; il est préférable d'être franc, ponctuel et honnête. La plupart des parties prenantes préféreraient être informées immédiatement des préoccupations du projet et avoir leur mot à dire. Les projets sont un travail d'équipe et les parties prenantes peuvent devenir un élément précieux pour aider à identifier des solutions.
Appuyez-vous sur votre équipe
Les chefs de projet expérimentés savent que les projets sont un travail d'équipe ; ils comprennent que les meilleures solutions sont construites en utilisant une approche basée sur l'équipe. C'est important queles équipes travaillent ensemble pour résoudre les problèmes , pas seulement les identifier. Une fois que la racine des retards ou des problèmes du projet a été identifiée, il est préférable d'impliquer les membres de l'équipe qui sont des experts en la matière pour trouver les meilleures options pour remettre le projet en bon état.
Réévaluer le plan de projet et ajuster la portée
Vous devrez revenir au plan de projet et revoir la portée pour voir où les choses se sont mal passées et faire les demandes nécessaires et les modifications ultérieures. Cette étape est incontournable. Votre organisation et ses projets doivent avoir mis en place un processus formel de demande de changement pour demander, apporter, documenter et suivre officiellement les changements nécessaires. Si vous ne le faites pasavoir un système en place pour évaluer les changements de portée , vous risquez non seulement d'échouer à remettre le projet sur les rails ; cela pourrait aggraver les problèmes existants en en créant de nouveaux.
Réévaluez vos ressources
Avant de vous lancer dans l'attribution ou la réattribution de tâches, prenez le temps de regarder comment et quand vos ressources actuelles sont utilisées. Il se pourrait que certains soient déjà épuisés au-delà de leur capacité. Certaines ressources pourraient êtreréaffecté et mieux utilisé . Certains ne travaillent peut-être pas sur des tâches pour lesquelles ils sont qualifiés et leur valeur réelle est gaspillée.
La clé est d'examiner attentivement chaque ressource pour identifier ses compétences et sa formation, ainsi que tout autre facteur qui aurait pu changer en raison de l'origine du projet qui n'était pas sur la bonne voie. Une fois que vous avez déterminé si les ressources doivent être déplacées, réaffectez les tâches, le cas échéant. Les modifications apportées à votre environnement externe ou interne peuvent nécessiter la flexibilité nécessaire pour effectuer des ajustements rapides à la volée.
Selon l'origine des problèmes, les budgets, l'assurance qualité ou d'autres aspects d'un projet peuvent devoir être revus et ajustés.
Surveiller et documenter les changements
Le suivi et la documentation des changements peuvent sembler fastidieux, mais il est nécessaire de s'assurer que les changements remettent effectivement un projet hors de contrôle en ligne. Cedocumentation sur les changements de portée et surveiller le processus est une pratique exemplaire essentielle. De nombreux chefs de projet, équipes et sponsors de projet ont dû revoir les changements pour déterminer s'ils étaient efficaces pour résoudre les problèmes.
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