5 nouvelles façons de maximiser la communication et la collaboration avec Google Workspace

Novembre
4, 2020

6 min de lecture

Les opinions exprimées par les contributeurs de Entrepreneur sont les leurs.

Avec la bonne solution, les gens peuvent plus facilement collaborer, consacrer du temps à ce qui est important et favoriser les relations humaines, où qu'ils se trouvent. Par conséquent, dans le cadre de l'intégration de l'espace de travail, Google Workspace a optimisé ses outils pour améliorer la communication et la productivité de ses utilisateurs.

Voici un guide sur la façon d'en tirer le meilleur parti. [19659006] Accordez l'accès aux fichiers Drive directement depuis Gmail

Il sera désormais plus facile de gérer l'accès aux fichiers hébergés dans Drive à l'aide d'e-mails dynamiques une fonctionnalité qui vous permettra de répondre aux demandes d'accès sans quitter Gmail .

Les e-mails dynamiques, qui sont envoyés automatiquement lors de l'exécution d'actions au sein de l'écosystème Workspace telles que les demandes d'accès, permettront également de répondre aux invitations à des événements ou aux commentaires faits sur un document, entre autres possibilités.

Par exemple, lorsque quelqu'un demande d'accéder à un fichier dans Drive, le propriétaire recevra un e-mail contenant cette demande. Les utilisateurs de Gmail pourront gérer et décider d'accorder l'accès pour afficher, modifier ou commenter le document directement à partir de cet e-mail, sans quitter le message.

^{Image: Google}

Pour désactiver ou réactiver les e-mails dynamiques vous devez suivre les étapes suivantes: ouvrez Gmail et allez dans le coin supérieur droit, où vous trouverez l'option Paramètres . Cliquez ensuite sur Afficher tous les paramètres, une section dans laquelle vous pouvez apporter des modifications dans la section Courrier dynamique.

Choisissez Meet ou un module complémentaire comme plate-forme de visioconférence lors de la création d'une réunion dans le calendrier [19659007] Les utilisateurs auront plus de contrôle qu'auparavant sur le service de visioconférence qu'ils souhaitent utiliser. Désormais, ils peuvent choisir entre Google Meet et d'autres modules complémentaires pour en faire la plate-forme sur laquelle une réunion numérique se tiendra facilement et rapidement dans Google Agenda.

L'option sera présentée à l'utilisateur lors de la création d'un nouvel événement dans Calendrier. Parmi les options qui apparaissent à l'écran lorsque vous cliquez sur Créer, vous constaterez qu'à côté du bouton pour ajouter une vidéoconférence Google Meet, il y a une flèche pour afficher un menu. C'est ici que vous pouvez choisir entre Google Meet et les modules complémentaires de tiers .

^{Image: Google}

Cette fonctionnalité sera active par défaut à partir du 16 novembre. Pour rechercher et installer les modules complémentaires accédez à Google Workspace Marketplace.

Prévisualisez un fichier lié sans quitter Docs, Feuilles ou diapositives

L'un des objectifs de Workspace est de vous permettre de faire plus de choses où que vous soyez, sans passer d'une application à une autre ou, comme dans ce cas, d'un fichier à un autre. Dans les semaines à venir, les utilisateurs pourront prévisualiser les fichiers liés dans Docs, Sheets et Slides sans avoir à ouvrir un nouvel onglet, ce qui signifie passer moins de temps à se déplacer entre les applications et plus de temps à travailler.

La prévisualisation des fichiers, par exemple, va permettent aux utilisateurs de parcourir les différentes diapositives d'une présentation ou d'afficher chaque feuille contenue dans un document Docs. À partir de l'aperçu, il sera également possible de le partager par d'autres moyens tels que courrier électronique, copier le lien ou rediriger vers le document.

Mentionner un utilisateur directement dans un document Google

Jusqu'à présent, il n'est possible de mentionner une autre personne dans un document Google que par le biais d'un commentaire, mais très bientôt, il sera possible de le faire dans le corps du même.

De plus, en plaçant le curseur sur la mention, il sera possible d'obtenir des informations sur l'utilisateur étiqueté et de voir des actions telles que l'ajout de la personne aux contacts ou la contact avec elle sans quitter le document.

Pour marquer un autre utilisateur dans le document, il vous suffit de taper un arobase. Cette action activera un menu déroulant dans lequel l'utilisateur pourra rechercher la personne qu'il souhaite citer.

Le lancement de cette nouvelle capacité se fera progressivement à partir du 29 octobre. [19659006] Questions-réponses et enquêtes de Google Meet

Cette nouvelle fonctionnalité vise à augmenter la participation des membres de l'équipe, des étudiants à une classe ou de l'audience d'une conférence sur Google Meet.

Pour commencer à utiliser ces fonctionnalités, vous devez participer à un appel Google Meet. Le modérateur pourra accéder à ces outils en cliquant sur le bouton Activités situé dans la partie supérieure droite de la fenêtre. L'utilisateur doit cliquer sur Questions puis sur Activer les questions et réponses. Une fois que le modérateur a saisi sa question, les participants recevront une notification et pourront y répondre par chat ou oralement.

Pour créer une enquête, l'utilisateur doit suivre les mêmes instructions, mais cette fois, sélectionnez Enquête, puis Démarrer l'enquête. Avant que l'utilisateur puisse le partager, vous devez sélectionner les options qui seront disponibles pour les participants à l'appel. Les utilisateurs pourront voter à partir d'une section qui apparaîtra dans la boîte de discussion Meet.

Pour en savoir plus sur ces fonctions, cliquez sur la page suivante . [19659031]