5 façons d'animer des réunions virtuelles efficaces avec vos équipes distantes

May
11, 2020

5 min de lecture

Les opinions exprimées par les entrepreneurs sont les leurs.

Les gens étant contraints de rester à la maison pour leur sécurité mais devant continuer à travailler, les réunions virtuelles sont devenues la principale forme de communication entre les dirigeants et leurs employés. Bien sûr, même avant la pandémie, la plupart des entreprises organisent désormais des réunions virtuelles afin d'éviter d'être gêné par la géographie, en particulier dans un marché mondial en croissance. Cependant, les réunions virtuelles posent également des problèmes. Le manque d'équipement approprié tel qu'une bonne connexion à Internet peut entraîner des retards et des problèmes de communication entre les parties. Rester concentré est également une préoccupation. C’est la responsabilité du leader de s’assurer que chaque membre de l’équipe dispose de tout ce dont il a besoin pour assurer l’efficacité de ses réunions virtuelles.

1. Assurez-vous que tout le monde a sa caméra allumée (n'utilisez pas seulement l'audio)

Les vidéoconférences sont beaucoup plus efficaces que les audioconférences. Une étude récente de Gigaom a révélé que «87% des travailleurs à distance se sentent plus connectés grâce à l'utilisation de la vidéoconférence». Cela garantit que chaque personne de votre réunion virtuelle est concentrée et engagée. Sans vidéos, les participants peuvent effectuer plusieurs tâches ou sortir de la réunion. Parce qu'ils sont «devant la caméra», les gens ont tendance à rester alertes et concentrés. Vous obtiendrez plus de productivité lorsque vous pourrez tous vous surveiller mutuellement. Rendre obligatoire le port de leur appareil photo.

2. Connectez-vous avec votre entourage avec empathie, égaliseur et véritable préoccupation

Les réunions virtuelles peuvent souvent sembler froides et détachées. Pour éviter cela, vous devez faire preuve d'empathie pour votre peuple. Il est normal de leur témoigner une réelle inquiétude. De cette façon, vous pouvez vous connecter avec eux. Reconnaissez tout le monde dans la salle virtuelle, non seulement lors d'un appel au début de la réunion, mais aussi pendant la réunion elle-même. Laissez tout le monde parler afin qu'il puisse également partager ses idées (nous en reparlerons plus tard). Lorsque vous leur permettez de partager leurs idées, cela montre que vous appréciez leur contribution.

Assurez-vous également que l'irrespect n'est pas toléré lors de votre réunion. S'il semble que quelqu'un ne soit pas respecté, intervenez et arbitrez; souligner la nécessité du respect. De plus, si vous rencontrez d'autres personnes de fuseaux horaires différents, tenez également compte de leur fuseau horaire. Définissez une heure de réunion qui convient à tout le monde . Par exemple, s'ils ne sont nécessaires que pour un sujet spécifique, autorisez-les à rester uniquement pour cette partie de la réunion. De cette façon, vous montrez à votre peuple que vous vous souciez aussi de son bien-être.

3. Demandez-leur s’il y a quelque chose dont ils ont besoin

Assurez-vous de demander à vos employés quels sont les problèmes qu’ils pourraient rencontrer. Bien que cela puisse paraître surprenant, tout le monde n'a pas tout ce dont il a besoin pour avoir une réunion virtuelle efficace. Par exemple, s'ils n'ont pas de configuration pour ordinateur de bureau ou ordinateur portable ils seront obligés d'utiliser leur téléphone, ce qui crée plus de bruit de fond. Le bruit de fond est gênant. S'il existe un moyen pour votre entreprise de fournir de tels articles à vos employés, à condition que l'équipement ne soit utilisé pour le travail que lorsqu'ils sont à la maison, envisagez de le faire. Très probablement, ils n'ont besoin que d'un ou deux éléments pour terminer leurs configurations, comme la caméra ou un microphone et un casque dédiés. Si cela n’est pas possible et que vos employés ont la possibilité d’acheter le leur, pensez à leur donner des recommandations sur l’équipement à acheter.

4. Donner aux gens l'occasion de partager leurs pensées

Malgré la nécessité de rester sur le sujet, assurez-vous de laisser les autres partager leurs pensées. En tant que leader, c'est votre travail de faciliter la réunion afin que tout le monde reste sur le sujet, mais donnez à chaque individu deux à trois minutes pour poser des questions, soulever des préoccupations, fournir des mises à jour, etc. En tant que facilitateur, vous coordonnez les réunions, alors quand plus d'individus extravertis commencent à dominer la réunion, intervenez et dirigez les demandes de renseignements vers les individus les plus calmes. De cette façon, vous pouvez obtenir la contribution de tout le monde. Cela vous permet également de vous assurer que tout le monde participe et s'implique réellement.

5. Définissez un ordre du jour avec un plan et nommez quelqu'un comme chronométreur

Afin de rester concentré et précis, il est important que vous définissiez un ordre du jour afin de pouvoir suivre la réunion. La préparation est la clé. Avant d'organiser la réunion, assurez-vous que vous avez déjà un aperçu de ce qui sera discuté et combien de temps cela peut prendre à votre équipe pour en discuter. Fixez une limite de temps pour chaque sujet de discussion. De plus, si vous pensez que vous ne serez pas en mesure de garder une trace, nommez quelqu'un d'autre pour agir en tant que chronométreur afin que vous puissiez vous concentrer sur l'animation de la réunion.

Bien que les réunions en face à face soient toujours meilleures, les réunions virtuelles existent pour vous permettre de toucher votre peuple à travers le monde. Ces cinq conseils vous aideront à garantir une productivité et une efficacité élevées lors de vos réunions virtuelles.