5 conseils pour gérer une équipe virtuelle

Février
18, 2021

6 min de lecture

Les opinions exprimées par les contributeurs de Entrepreneur sont les leurs.

Le concept de travail à domicile n’est pas un phénomène nouveau. Pour beaucoup, le travail et la maison étaient la même chose – des couturières aux cordonniers et des boulangers aux forgerons. Avant la révolution industrielle, c'était la norme lorsque les usines exigeaient que les gens soient sur place. Puis, au début du XXe siècle, la disponibilité de l'électricité et des transports publics a attiré les travailleurs dans les bureaux. Maintenant, la pandémie nous a fait reculer.

Cela signifie que la situation actuelle n'est donc pas «la nouvelle normalité» comme on le vante. C’est l’ancienne normale qui revient.

Même ce nouvel épisode de télétravail n’est pas si nouveau. IBM l'un des premiers utilisateurs reconnus, a installé des terminaux distants chez les employés dans les années 80. En 2009, 40% des employés d'IBM dans le monde travaillaient à domicile, soulignant une fois de plus le rôle influent de la technologie .

Même avant la propagation de la pandémie en 2020, le travail à distance se développait. La pandémie nous a forcé la main, poussant de nombreuses personnes hors de leur lieu de travail et verrouillant la porte derrière elles. Nous ne savons pas ce qui se passera ensuite, mais cette hyper-croissance du travail à domicile est susceptible d'avoir un impact à long terme.

En attendant, voici cinq conseils pour aider votre équipe virtuelle sur la voie du succès.

Entourez-vous des bonnes personnes

Regardons les choses en face, travailler dans une équipe virtuelle n'est pas pour tout le monde. Tout comme certaines personnes s'épanouissent dans un environnement de bureau, d'autres prendront une brillance au travail à distance. Il est donc important, si vous recrutez une équipe virtuelle, de constituer un groupe de personnes qui appartiennent à ce dernier camp ou qui peuvent, au minimum, s’adapter à ce style de travail différent. Les membres d'une équipe virtuelle doivent posséder des compétences exceptionnelles en communication la capacité de travailler de manière autonome et des capacités technologiques. Comme tout travail, le sens de l’humour aide aussi.

Skyler Stein, président de Gladskin, une marque de soins de la peau axée sur la biotechnologie, n’a pas rencontré toutes les personnes avec lesquelles il travaille en personne. «Nous avons lancé Gladskin sur le marché américain en janvier et, grâce au COVID, nous avons construit notre équipe sans que la plupart des membres de notre équipe puissent rencontrer de nombreux membres de notre équipe en personne. En l'absence de création de relations organiques résultant du partage du même espace de bureau chaque jour, nous avons priorisé la construction de notre culture d'équipe cette année en organisant des sessions où les individus partagent leurs types de personnalité et comment travailler au mieux avec eux-mêmes. De cette façon, tout le monde a une «aide-mémoire» sur la meilleure façon de collaborer avec tous les autres membres de l’équipe. Cela a été une partie inestimable de notre consolidation d'équipe et quelque chose que nous continuerons même après la pandémie. "

Connexes: 7 idées de consolidation d'équipe virtuelle pour garder votre équipe connectée

Choisissez judicieusement votre technologie

Il existe une pléthore d'outils de travail à distance sur le marché, de la Suite d'outils Google et Microsoft pour Slack, Zoom et Skype . Virbela propose un campus virtuel immersif complet, avec des avatars personnalisés. Smartsheet offre une gestion de flux de travail personnalisée mais collaborative . Il existe des applications pour la gestion du temps, le partage de documents, la gestion de projet, les ressources humaines, les horaires de réunion. La liste est longue.

Il est important de se rappeler que ces outils ne sont que cela – des outils pour permettre le travail. Si votre équipe virtuelle a du mal à utiliser un outil, il se peut que ce ne soit pas le bon pour vous. Une fois que vous avez trouvé l'équilibre technologique, la communication et le flux de travail de votre équipe virtuelle devraient être fluides et productifs.

Mettre en œuvre la formation

La formation ne perd pas de son importance simplement parce que votre équipe travaille à domicile. Il existe encore des processus de travail à apprendre et à faciliter, sans parler de toute cette technologie. Étant donné que l'environnement de l'équipe virtuelle élimine également les barrières géographiques de recrutement, une formation aux pratiques de travail interculturelles peut également être nécessaire.

Rappelez-vous également que les gens apprennent de différentes manières, mais la plupart apprennent mieux par l'interaction et la participation. La formation doit être plus qu'un ensemble de visuels préenregistrés avec un test à choix multiples à la fin. L'interaction et l'apprentissage en groupe dans la mesure du possible, devraient être inclus pour faciliter la maîtrise du sujet et démarrer le processus de consolidation d'équipe. «Chez Gladskin, nous avons établi des normes d'équipe claires, de sorte que tout le monde comprend ce qui est attendu. Quel type d'informations est communiqué par e-mail par rapport à Slack versus Asana, et quels types de temps de réponse sont attendus pour chaque canal? Ce sont toutes des normes que nous avons clairement définies pour nous assurer que tout le monde est sur la même longueur d'onde. Par exemple, chez Gladskin, si vous recevez un e-mail interne pendant le week-end, on s'attend à ce qu'il ne soit pas nécessaire de répondre avant lundi. »

Connexes: Comment tirer le meilleur parti des équipes virtuelles

Créer une culture d'équipe virtuelle

Les équipes virtuelles ont besoin des mêmes choses que les équipes traditionnelles pour bien performer, y compris des encouragements , reconnaissance et récompense. La société de services publics allemande E.On a lancé un programme de reconnaissance Buzz qui encourageait la reconnaissance personnalisée via des notes de remerciement numériques et physiques. Simple, mais cela a fonctionné, augmenter la motivation du personnel grâce à des personnes se sentant valorisées.

De toute évidence, une équipe qui construit la confiance, atténue les conflits, encourage la communication et augmente la collaboration a une chance accrue de réussir. Alors, comment pouvez-vous le faire? En plus de fournir des mécanismes de communication, encouragez la collaboration à travers des projets de travail. Organisez également des activités de consolidation d'équipe – de plus en plus d'options virtuelles voient le jour avec l'augmentation de la demande. Soyez prudent avec cela, cependant. Choisissez des activités qui encourageront votre équipe plutôt que de gémir. Je connais une équipe qui n'était pas trop enthousiaste à l'idée d'un cocktail de travail Zoom avant Noël, qui a été agréablement surprise lorsqu'une bouteille de vin et un panier de produits locaux sont arrivés à chacune de leurs portes le jour en question. Un peu d’effort peut aller très loin.

Cela peut aller de soi aussi, mais s’il est possible de se rencontrer en personne à l’occasion, faites-le. On sait que les réunions ou événements en face à face contribuent à l'établissement de relations.

Connexes: Astuces intelligentes pour travailler avec votre équipe virtuelle

Soyez ferme mais flexible

Travailler en une équipe virtuelle n'est pas la même chose que travailler dans un bureau, et ce ne le sera probablement jamais. L'un des principaux avantages pour les employés est la flexibilité (avec le temps de trajet nul). Il est important de le reconnaître et de maintenir un environnement de travail flexible. De la même manière, le travail doit être fait.

L'établissement des heures de base en conjonction avec la planification du travail orientée tâches peut augmenter la productivité. Les heures de base permettent aux membres de l'équipe de se contacter et d'anticiper les réponses, même dans différents fuseaux horaires, tandis que les objectifs de productivité axés sur les tâches permettent une flexibilité individuelle dans la gestion du temps.